Erste Schritte

Erfahren Sie, wie Sie mit BoxHero für eine effektive Bestandsverfolgung starten. Unser Schritt-für-Schritt-Leitfaden behandelt das Erstellen von Teams, das Hinzufügen von Artikeln, das Verwalten von Transaktionen, das Einladen von Teammitgliedern und mehr.

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Registrieren

Sie können sich mit Ihrer E-Mail registrieren oder ein Google-, Apple- oder Kakao-Konto verwenden — oder sich sofort per QR-Code-Scan anmelden. Sie erhalten eine 30-tägige kostenlose Testphase des Business-Plans, ohne Verpflichtung oder Zahlung.

Hinweis: Wenn Sie kein Abonnement abschließen, wird Ihr Konto am Ende der Testphase automatisch auf den kostenlosen Personal-Plan umgestellt. Premium-Funktionen sind dann nicht mehr verfügbar.

Ein Team erstellen

Sobald Sie sich registriert haben, besteht Ihr erster Schritt darin, ein „Team“ einzurichten. Stellen Sie sich ein Team als gemeinsamen Arbeitsbereich vor, in dem Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen den Bestand verwalten, Artikel verfolgen und den Benutzerzugriff an einem Ort steuern können.

Bewährte Vorgehensweisen

• Einfach halten: Die meisten Unternehmen benötigen nur ein Team.

• Gut organisiert bleiben: Wenn Sie Abteilungen oder Standorte streng trennen müssen, können Sie zusätzliche Teams erstellen.

• Den richtigen Namen wählen: Wir empfehlen, mit Ihrem Firmennamen zu beginnen. Keine Sorge — Sie können ein Team jederzeit umbenennen.

Brauchen Sie Hilfe mit diesen Begriffen? Sehen Sie sich unseren Begriffsleitfaden an, um klare Definitionen und Erklärungen zu den wichtigsten Konzepten in BoxHero zu erhalten.

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Artikel hinzufügen

Artikel sind die grundlegenden Bestandseinheiten, die Sie in BoxHero verwalten.

1. Um einen Artikel hinzuzufügen, gehen Sie zur Artikelliste und klicken Sie auf die Schaltfläche Artikel hinzufügen .

2. Füllen Sie dann die Artikeldetails aus und klicken Sie am Ende auf Senden .

Grundlegende Informationen

• Artikelbild: Laden Sie ein Bild zur schnellen Identifizierung hoch (Max.: 3 MB).

• SKU (erforderlich): Eine eindeutige Kennung für den Artikel. BoxHero erstellt automatisch eine, oder Sie können eine benutzerdefinierte Stock Keeping Unit eingeben. Muss eindeutig sein, doppelte Einträge sind nicht erlaubt.

• Artikelname (erforderlich): Der primäre Name zur Identifizierung des Artikels oder Produkts.

• Barcode: Durch das Hinzufügen eines Barcodes ist eine sofortige Suche per Scan möglich.

  • Vorhandener Barcode: Geben Sie ihn manuell ein oder verwenden Sie einen Scanner (USB oder Mobilkamera).

  • Kein Barcode? Auswählen Generieren um eine zufällige 13-stellige Nummer zu erstellen. Sie können diese nach dem Speichern des Artikels auf Etiketten drucken.

Attribute

• Attribute: Fügen Sie alle benutzerdefinierten Angaben hinzu, die Ihnen helfen, Ihren Bestand zu kategorisieren und zu filtern. (Beispiele: Marke, Hersteller, Farbe und Größe)

Preise

• Kosten & Preis (optional): Legen Sie einen Standard-Einstandspreis und Verkaufspreis für Ihre Artikel fest. Diese Werte werden automatisch ausgefüllt in Bestellungen und Verkaufsaufträgen.

  • Diese Felder dienen nur als Referenz. Sie berechnen keine Gewinnmargen und verfolgen keine historischen Preisschwankungen.

Anfangsbestand

• Menge (optional): Sie können einen Artikel mit einem Bestand von null speichern und später Lagerbestand hinzufügen.

  • Wenn Sie Ihren Bestand an mehreren Standorten verwalten, können Sie Standorte hinzufügen und die Menge für jeden einzelnen festlegen. Wenn Sie mehrere Lagerorte haben, können Sie jedem Standort bestimmte Mengen zuweisen.

Zeit sparen: Sie können eine Excel-Datei hochladen, um Artikel in großen Mengen hinzuzufügen.

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Artikel anzeigen

Sie können im Artikelliste nach Artikeln suchen oder sie in ordnerähnlichen Kategorien organisieren.

Im Daten-Centerkönnen Sie:

• Ihre Artikel in einer Tabelle anzeigen

• Artikel nach beliebiger Spalte sortieren

• Mehrere Artikel auswählen, um sie auf einmal zu bearbeiten oder zu löschen

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Bestandsbewegungen

Nachdem Sie Artikel hinzugefügt haben, aktualisieren Sie die Mengen mit den Menüs Bestandseingang, Bestandsausgang, Bestand anpassenund Bestand verschieben . Jede Bewegung aktualisiert die vorhandenen Mengen und wird in der Artikeldhistorie aufgezeichnet.

• Bestandseingang: Bestand hinzufügen.

• Bestandsausgang: Bestand reduzieren.

• Bestand anpassen: Lagerbestände korrigieren oder ändern (Verlust, Beschädigung, Zählabweichung).

• Bestand verschieben: Artikel zwischen Standorten übertragen.

Bestandseingang & Bestandsausgang

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Bestandseingang oder Bestandsausgang.

2. Wählen Sie einen Standort aus.

3. (optional) Wählen Sie einen Partneraus, z. B. einen Lieferanten oder Kunden.

4. Wählen Sie den Artikel aus und geben Sie die Menge ein.

5. (optional) Fügen Sie eine Referenz, Notiz oder Anlage hinzu (Rechnung, Packliste, Foto).

Die Option „Standort“ wird nur angezeigt, wenn Sie mehr als einen Standort verwenden. Neue Teams starten mit einer kostenlosen 30-tägigen Testphase des Business-Plans, der Unterstützung für mehrere Standorte.

Bestandseingang

Bestandsausgang

Schnelle Kurzbefehle: Verwenden Sie Aus Excel importieren oder Artikelbarcode scannen um mehrere Artikel oder Mengen auf einmal hinzuzufügen.

Bestand anpassen

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Bestand anpassen.

2. Wählen Sie einen Standort aus.

3. Wählen Sie den Artikel aus und geben Sie die neue Menge ein.

4. (optional) Fügen Sie einen Grund oder eine Referenz hinzu (z. B. Verlust, Beschädigung, Zähldifferenz) und hängen Sie unterstützende Dokumente oder Fotos an.

Bestand verschieben

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Bestand verschieben.

2. Wählen Sie den Quellstandort (Von) und den Zielstandort (Nach).

3. Wählen Sie die Artikel und Mengen aus, die verschoben werden sollen.

4. (optional) Fügen Sie bei Bedarf eine Referenz oder Notiz hinzu.

Die Bestand verschieben Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie 2 oder mehr Standorte eingerichtet haben.

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Transaktionsverlauf anzeigen

• Verwenden Sie das Menü Transaktionen um jede Bestandsbewegung zu überprüfen und die Details zu finden, die Sie für Abstimmungen oder Prüfungen benötigen.

• Sie können einen Datumsbereichfestlegen, auf + Filter hinzufügenklicken oder die Schaltfläche Nach Excel exportieren verwenden, um Ihre Bestandsdaten herunterzuladen.

Weitere Aktionen:

• Eine Zusammenfassung drucken

• Eine PDF der Transaktion herunterladen

• Etiketten für Artikel in dieser Transaktion drucken

• Diese einzelne Transaktion nach Excel exportieren

• Die Transaktion bearbeiten oder löschen

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Teammitglieder einladen

Gehen Sie zu Einstellungen > Mitglieder um Teammitgliedereinzuladen oder zu entfernen. Laden Sie alle ein, die bei der Verwaltung Ihres Bestands helfen, damit Sie Funktionen gemeinsam testen können.

Während der kostenlosen Testphase gibt es keine Einschränkungen für die Nutzung Ihres Teams (Artikel, Mitglieder oder Standorte).

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Die mobile App herunterladen

Verwenden Sie die mobile BoxHero-App, um den Bestand unterwegs zu verwalten! Melden Sie sich mit Ihrem Konto an, um auf Ihr Team zuzugreifen, Barcodes zu scannen und Transaktionen von Ihrem Telefon aus zu erfassen.

• Android: Link

• iOS: Link

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Abonnieren

Nachdem Sie die Funktionen während der kostenlosen Testphase ausprobiert haben und sich für eine Fortsetzung entscheiden, gehen Sie zu Einstellungen > Abrechnung um Ihr Abonnement zu starten.

Weitere Details zu Zahlungen und Abrechnung finden Sie hier.

Zu Ihren Daten: Alle Daten, die Sie während der kostenlosen Testphase eingeben, bleiben nach Ende der Testphase in Ihrem Konto erhalten. Wenn Sie das Team abonnieren, das Sie zum Testen verwendet haben, können Sie es ohne Unterbrechung weiterverwenden.

Wenn Sie ganz neu anfangen möchten: Sie können Ihr Testteam auf eine der folgenden Arten zurücksetzen:

• Löschen Sie alle Artikel im Team und kontaktieren Sie den Support um Ihren Transaktionsverlauf zurückzusetzen.

• Oder erstellen Sie ein neues Team und beginnen Sie mit einer sauberen Einrichtung.