Erste Schritte

Sie können sich mit Ihrer E-Mail-Adresse oder mit einem Google-, Apple- oder Kakao-Konto registrieren – oder sich sofort durch Scannen eines QR-Codes anmelden. Sie erhalten eine kostenlose 30-tägige Testphase des Business-Plans, ohne Verpflichtung und ohne Zahlung.

Nach der Registrierung richten Sie als Erstes ein Team ein.

Stellen Sie sich ein Team als gemeinsamen Arbeitsbereich vor, in dem Sie und Ihre Kollegen den Bestand verwalten, Artikel nachverfolgen und Benutzerzugriffe an einem Ort steuern.

• Einfach halten: Die meisten Unternehmen benötigen nur ein Team.
• Übersichtlich bleiben: Wenn Sie Abteilungen oder Standorte strikt trennen müssen, können Sie weitere Teams erstellen.
• Den richtigen Namen wählen: Wir empfehlen, mit dem Namen Ihres Unternehmens zu beginnen. Sie können ein Team später umbenennen.

Neu bei diesen Begriffen? In unserem Begriffsglossar finden Sie Definitionen der wichtigsten Konzepte in BoxHero.

Artikel sind die grundlegenden Bestandseinheiten, die Sie in BoxHero verwalten.

1. Um einen Artikel hinzuzufügen, öffnen Sie die Artikelliste und klicken Sie auf Artikel hinzufügen.
2. Geben Sie anschließend die Artikelinformationen ein und klicken Sie zum Schluss auf Speichern.

• SKU^* – Eine Stock Keeping Unit ist die eindeutige Kennung des Artikels. BoxHero erzeugt sie automatisch, oder Sie geben eine eigene ein. Zwei Artikel können nicht dieselbe SKU haben.
• Name^* – Der Hauptname, mit dem der Artikel identifiziert wird.
• Barcode – Fügen Sie einen Barcode hinzu, damit Sie Artikel per Scan sofort finden.
  • Vorhandener Barcode: Geben Sie ihn manuell ein oder scannen Sie ihn (USB-Scanner oder Kamera des Mobilgeräts).
  • Kein Barcode? Klicken Sie auf Generieren, um eine zufällige 13-stellige Nummer zu erzeugen, die mit „20“ beginnt. Nach dem Speichern des Artikels können Sie sie auf Etiketten drucken.
  • Gemeinsame Barcodes: Bei Bedarf können Sie denselben Barcode mehreren Artikeln zuweisen. Beim Scannen werden alle passenden Artikel angezeigt, sodass Sie den richtigen auswählen können, bevor Sie ihn ansehen oder eine Transaktion erfassen.
• Foto – Laden Sie ein Bild zur schnellen Identifizierung hoch (max. 3 MB). In der mobilen App können Sie auch mit der Kamera Ihres Smartphones ein Foto aufnehmen.

• Attribute – Fügen Sie beliebige eigene Angaben hinzu, um Ihren Bestand zu kategorisieren und zu filtern (z. B. Marke, Hersteller, Farbe, Größe, Mindesthaltbarkeitsdatum).

• Einkaufspreis & Verkaufspreis (Optional) – Legen Sie einen Standard-Einkaufspreis und -Verkaufspreis für Ihre Artikel fest. Diese Werte werden in Ihren Bestell- und Verkaufsaufträgen automatisch ausgefüllt.
  • Einkaufspreis und Verkaufspreis dienen nur als Referenz.
  • Sie berechnen keine Gewinnmargen und erfassen keine historischen Preisschwankungen.

• Menge (Optional) – Sie können einen Artikel mit einem Bestand von null speichern und später Bestand hinzufügen.
  • Mehrere Lagerorte? Weisen Sie jedem Standort eine Menge zu.

Suchen Sie Artikel in der Artikelliste oder nutzen Sie die Funktion Gruppieren nach, um sie in ordnerartige Kategorien zu gliedern. Sie können Artikel außerdem nach Name (A–Z oder Z–A) oder nach Menge Sortieren (⇅).

Wählen Sie einen Artikel aus, um seine Details samt aktuellem Bestand und Transaktionsverlauf anzusehen. Tippen Sie in der mobilen App neben der Suchleiste auf die Schaltfläche Scannen und scannen Sie einen Barcode mit der Kamera, um die Details eines Artikels sofort zu öffnen.

In der Datenverwaltung können Sie:

• Ihre Artikel in einer Tabelle anzeigen
• Artikel nach jeder beliebigen Spalte sortieren
• Mehrere Artikel auswählen, um sie gleichzeitig zu bearbeiten oder zu löschen

Nachdem Sie Artikel hinzugefügt haben, aktualisieren Sie die Mengen mit Bestandstransaktionen. Jede Transaktion aktualisiert den verfügbaren Bestand und wird im Transaktionsverlauf Ihres Teams gespeichert.

• Wareneingang: Erhöht den verfügbaren Bestand (z. B. beim Empfang neuer Ware).
• Warenausgang: Verringert den verfügbaren Bestand (z. B. beim Versand oder Verkauf von Artikeln).
• Umlagerung: Überträgt Artikel zwischen Standorten.
• Anpassung: Korrigiert oder ändert Bestände bei Verlust, Beschädigung oder Zählabweichungen.

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Wareneingang.
2. Wählen Sie einen Standort.
3. (Optional) Wählen Sie einen Partner – den Lieferanten, von dem Sie Ware erhalten.
4. Wählen Sie den Artikel und geben Sie die Menge ein.
5. (Optional) Fügen Sie eine Referenz, Notiz oder einen Anhang hinzu (z. B. eine Lieferantenrechnung oder Packliste).

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Warenausgang.
2. Wählen Sie einen Standort.
3. (Optional) Wählen Sie einen Partner – den Kunden, an den Sie liefern.
4. Wählen Sie den Artikel und geben Sie die Menge ein.
5. (Optional) Fügen Sie eine Referenz, Notiz oder einen Anhang hinzu (z. B. einen Packzettel oder Lieferschein).

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Umlagerung.
2. Wählen Sie den Ausgangsstandort (Von) und den Zielstandort (Zu).
3. Wählen Sie die zu verschiebenden Artikel und Mengen.
4. (Optional) Fügen Sie eine Referenz, Notiz oder einen Anhang hinzu.

Umlagerung ist verfügbar, sobald Ihr Team zwei oder mehr Standorte hat.

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Anpassung.
2. Wählen Sie einen Standort.
3. Wählen Sie den Artikel und geben Sie die neue Menge ein.
4. (Optional) Fügen Sie einen Grund, eine Referenz oder einen Anhang hinzu (z. B. Verlust, Beschädigung oder Zählabweichung).

• Im Menü Transaktionen können Sie jeden Bestandsvorgang prüfen und die Details finden, die Sie für Abstimmungen oder Prüfungen benötigen.
• Legen Sie einen Datumsbereich fest, nutzen Sie + Filter hinzufügen oder Excel exportieren, um Ihre Bestandsdaten herunterzuladen.

Weitere Aktionen:

• Eine Zusammenfassung drucken
• Als PDF herunterladen
• Etiketten drucken
• In Excel exportieren
• Eine Transaktion bearbeiten oder löschen
• Eine frühere Version wiederherstellen

Öffnen Sie Einstellungen > Mitglieder, um Teammitglieder einzuladen oder zu entfernen.
Laden Sie alle ein, die bei der Bestandsverwaltung helfen, damit Sie die Funktionen gemeinsam testen können.

Verwalten Sie Ihren Bestand unterwegs mit der mobilen BoxHero-App – melden Sie sich mit Ihrem Konto an, um auf Ihr Team zuzugreifen, Barcodes zu scannen und Bestandstransaktionen direkt auf dem Smartphone zu erfassen.

• Android: Bei Google Play herunterladen
• iOS: Im App Store laden

Wenn Sie BoxHero nach der Testphase weiter nutzen möchten, öffnen Sie Einstellungen > Abrechnung, um Ihr Abonnement zu starten. Weitere Informationen zu Zahlungen und Abrechnung finden Sie hier.

Zu Ihren Daten: Alle Daten, die Sie während der Testphase eingeben, bleiben nach dem Ende der Testphase in Ihrem Konto erhalten. Wenn Sie das Team abonnieren, das Sie zum Testen verwendet haben, können Sie es ohne Unterbrechung weiter nutzen.

Wenn Sie neu beginnen möchten: Sie können Ihr Testteam auf eine der folgenden Arten zurücksetzen:

• Löschen Sie alle Artikel im Team und wenden Sie sich an den Support, um Ihren Transaktionsverlauf zurückzusetzen.
• Oder erstellen Sie ein neues Team und beginnen Sie mit einer sauberen Einrichtung.

Brauchen Sie Hilfe? Sehen Sie sich unsere kurzen Video-Tutorials für Web und Mobilgeräte an.