# Einkäufe & Verkäufe

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-50d1ad845ea1cb707bb30571f9a4170a72468711%2F%E1%84%80%E1%85%AE%E1%84%86%E1%85%A2%E1%84%86%E1%85%B5%E1%86%BE%E1%84%91%E1%85%A1%E1%86%AB%E1%84%86%E1%85%A2.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

## Wichtige Highlights

* **Auftragsverwaltung:** Bestellungen und Verkaufsaufträge erstellen und verwalten.
* **Statusverfolgung:** Den Auftragsfortschritt mit klaren Statuskennzeichnungen überwachen.
* **Rechnungsstellung**: Rechnungen per E-Mail an Partner senden oder als PDF zum Drucken exportieren.
* **Bündelartikel:** Gruppierte Artikel vereinfachen, indem Bündel erstellt werden.
* **Benutzerdefinierte Preise**: Benutzerdefinierte Preise für bestimmte Aufträge festlegen und Steuern/Rabatte anwenden.
* **Retourenverwaltung:** Retouren und Rückerstattungen für bestimmte Aufträge verwalten.
* **Verkaufsberichte**: Analysieren Sie Ihre Verkaufsdaten mit detaillierten Berichten.

{% hint style="warning" %} <mark style="color:blau;">Einkäufe & Verkäufe</mark> sind anders als <mark style="color:blau;">Lagertransaktionen</mark> (Bestand einbuchen, ausbuchen, anpassen, verschieben). Beide Funktionen helfen dabei, Lagerbestände zu verwalten, dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken.

* Verwenden Sie **Einkäufe & Verkäufe** wenn Sie Einkaufs- oder Verkaufsaufzeichnungen, Preise oder Rechnungen benötigen.
* Verwenden Sie **Transaktionen** für schnelle interne Aktualisierungen, die keine Dokumente erfordern.
  {% endhint %}

***

## Einkäufe

Gehen Sie zu <mark style="color:blau;">**`Einkäufe & Verkäufe`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Einkäufe`**</mark> um Bestellungen zu erstellen und zu verwalten.

{% embed url="<https://customer-0jrbilsa8yt3k758.cloudflarestream.com/a4f50b31fd0a4695abdbd0194037ca52/iframe?autoplay=true&controls=false&letterboxColor=transparent&loop=true&muted=true&poster=https://customer-0jrbilsa8yt3k758.cloudflarestream.com/a4f50b31fd0a4695abdbd0194037ca52/thumbnails/thumbnail.jpg?height=1080&preload=true>" %}

### Status der Bestellung

* **Entwurf**: Der Auftrag wurde gespeichert, aber noch nicht an den Lieferanten gesendet.
* **Bestellt:** Die Bestellung wurde beim Lieferanten aufgegeben.
* **Teilweise erhalten:** Einige Artikel sind angekommen, andere stehen noch aus.
* **Erhalten:** Alle Artikel in der Bestellung wurden erhalten.

{% hint style="info" %}
Wenn Sie eine Bestellung erstellen, wird sie sofort in Ihrem <mark style="color:blau;">**`Verkaufsberichte`**</mark> (außer bei Entwürfen) angezeigt.
{% endhint %}

Der Bestand wird aktualisiert *nur* nachdem die Bestellung erstellt wurde **und** der *Bestand einbuchen* Prozess abgeschlossen ist.

* **Entwurf** oder **Bestellt** → Keine Bestandsänderung
* **Teilweise erhalten** oder **Erhalten** → Bestand aktualisiert

{% hint style="success" %}
**Hinweis**: Auftragsnummern werden fortlaufend vergeben (z. B. PO-000107, PO-000108, …)
{% endhint %}

***

## **Verkäufe**

Gehen Sie zu <mark style="color:blau;">**`Einkäufe & Verkäufe`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Verkäufe`**</mark> um Verkaufsaufträge zu erstellen und zu verwalten.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-d6bfaf222efb8b8135ced4040a4fbd8e54b10e07%2Fsales-order-web.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Status des Verkaufsauftrags

* **Entwurf**: Der Auftrag wurde gespeichert, aber nicht bestätigt.
* **Bestätigt:** Der Auftrag ist bestätigt, aber die Artikel wurden noch nicht versendet.
* **Teilweise versendet:** Einige Artikel wurden versendet; andere stehen noch aus.
* **Versendet:** Alle Artikel wurden versendet und an den Kunden geliefert.

{% hint style="success" %}
**Profi-Tipp:** Verwenden Sie die [Verkaufsberichte](https://www.boxhero.io/docs/documentation/de/weitere-funktionen/sales-reports) von BoxHero, um:

* Wichtige Kennzahlen wie Verkaufspreis, Menge und Gewinn verfolgen
* Die Verkaufsleistung über einen ausgewählten Zeitraum analysieren
* Trends und Preischancen identifizieren
  {% endhint %}

***

## Retouren

Sie können Kundenretouren optimieren, indem Sie sie direkt mit den ursprünglichen Verkaufsaufträgen verknüpfen.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-01d1c7d8edafd4f5441dfdfff395969bcc21ace0%2Fframeit_2026-03-11T14-41-39.jpg?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Status der Retoure

* **Angefordert**: Die Retourenanfrage wurde initiiert, aber die Artikel sind noch nicht am Standort eingetroffen.
* **Teilweise erhalten:** Einige Artikel aus dem ursprünglichen Verkaufsauftrag sind eingetroffen, während andere noch ausstehen.
* **Erhalten:** Alle Artikel der Retoure wurden physisch erhalten und wieder dem Bestand hinzugefügt.

#### Option 1: Eine Retoure anhand der Auftragsnummer erstellen

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie den Beleg oder die Rechnung des Kunden griffbereit haben.

1. Navigieren Sie zu <mark style="color:blau;">**`Einkäufe & Verkäufe`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Retouren`**</mark> in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf **+ Retoure erstellen**.
3. Geben Sie die **Verkaufsauftragsnummer** im Suchfeld ein. Das System ruft automatisch die ursprünglichen Artikeldetails ab.
4. Wählen Sie die zurückgesandten Artikel aus und speichern Sie den Auftrag.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-8b0e8b75c47f88970ed60f6df0708e6c5dc311ab%2Fframeit_2026-03-11T14-41-44.jpg?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Option 2: Eine Retoure aus der Verkaufsliste erstellen

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie zunächst nach der ursprünglichen Transaktion suchen müssen.

1. Gehen Sie zu <mark style="color:blau;">**`Einkäufe & Verkäufe`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Verkäufe`**</mark> und suchen Sie den spezifischen Auftrag, den der Kunde zurückgeben möchte.
2. Klicken Sie auf den Auftrag, um die **Detailansicht** zu öffnen.
3. Klicken Sie auf die **+ Retoure erstellen** Schaltfläche unter dem Abschnitt "*Zurückgesandte Artikel*".

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-823b75c04be79e7917e3e6173f3a136af221d232%2Fframeit_2026-03-11T14-26-23.jpg?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

*(Optional)* Geben Sie die Retourendetails im Notizfeld ein, um die Nachverfolgung und die Kommunikation mit Ihrem Team zu verbessern.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-e68886b629563d2cf1dd670ae7d41771588dc341%2Fframeit_2026-03-11T14-29-15.jpg?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Für eine ausführliche Anleitung zur <mark style="color:blau;">**`Retouren`**</mark> Funktion sehen Sie sich unseren Blog an:

{% embed url="<https://www.boxhero.io/en/blog/update-returns-and-refunds>" %}

***

## Auftragseinstellungen

Sie können Ihre Aufträge per E-Mail senden, ausdrucken oder als PDFs speichern.

* Fügen Sie Lieferanten- und Kundeninformationen hinzu oder bearbeiten Sie sie in <mark style="color:blau;">**`Datenzentrum`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Partner`**</mark>.
* Aktualisieren Sie Ihre Unternehmensinformationen in <mark style="color:blau;">**`Einstellungen`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Team`**</mark>.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-57fc0403e16ae915e561238e542e4d311b4c04a5%2F00%20copy%20121.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### A. Drucklayout

Passen Sie an, welche Informationen auf Ihren Bestellungen und Verkaufsrechnungen angezeigt werden. Sie können für jeden Dokumenttyp unterschiedliche Layoutvorlagen festlegen.

Gehen Sie zu: <mark style="color:blau;">**`Einstellungen`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Aufträge`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Drucklayout`**</mark>&#x20;

{% embed url="<https://www.boxhero.io/en/blog/custom-print-layouts>" %}

#### **Layouteinstellungen**

* **Firmenlogo —** Fügen Sie Ihr Markenbild oben rechts im Dokument hinzu.
* **Dokumentenbezeichnungen —** Ändern Sie die auf dem Dokument angezeigten Begriffe.
  * Dokumenttitel *(Bestellung, Rechnung, Lieferschein, Liefernote)*
  * Lieferant *(Anbieter, Verkäufer, Von)*
  * Empfänger *(Kunde, Rechnung an, Versand an, Käufer)*
* **Anzeigeoptionen —** Wählen Sie aus, welche Felder auf dem Dokument enthalten sein sollen.
  * Verfügbare Optionen: *Artikelbilder, SKU, Barcode, Preisgestaltung, Notiz*
* **Artikelattribute**: Wählen Sie aus, welche Artikelattribute im Detailbereich des Dokuments angezeigt werden sollen.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-375ea41b4010cdee6b90afa63d7ab38e49ce9246%2Fframeit_2026-02-12T14-30-16.jpg?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### B. Benutzerdefinierte Felder

Wenn Sie zusätzliche Felder wie die E-Mail-Adresse einer Kontaktperson oder Bankverbindungsdaten benötigen, können Sie [**benutzerdefinierte Felder**](https://www.boxhero.io/en/blog/custom-fields-for-purchases-sales) beim Erstellen einer Bestellung oder eines Verkaufsauftrags hinzufügen.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-6701ab0fe9fe3526bfd06f7a55207f3ec3cb734c%2FSales%20Order_Custom%20Fields%20Section.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Wenn Sie dieselben Felder häufig verwenden, speichern Sie sie als **Vorlage**.

Gehen Sie zu: <mark style="color:blau;">**`Einstellungen`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Einkäufe & Verkäufe`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Benutzerdefinierte Felder`**</mark> um ein neues benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen, und alle gespeicherten Felder sowie deren Werte werden automatisch angezeigt, wenn Sie einen neuen Auftrag erstellen.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-7bdcbaa5787030a99572856888f9dcbc7ce86451%2FOrders_Custom%20Fields%20(1).png?alt=media" alt=""><figcaption><p>In diesem Beispiel <strong>Name</strong>: "<em>Bill Jones</em>" und <strong>Bank</strong> <strong>Konto</strong>: "<em>Chase Bank / 98-7654</em>3" wurden als benutzerdefinierte Feldwerte gespeichert.</p></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Die Einstellungen für benutzerdefinierte Felder gelten auf **Teamebene**, sodass alle Teammitglieder dieselben Felder sehen. Achten Sie darauf, Standardwerte nur für Informationen festzulegen, die teamweit geteilt werden sollen.
{% endhint %}

### C. Steuern

Sie können Ihren Aufträgen Steuern hinzufügen und auswählen, wie sie berechnet werden:

* **Inklusive:** Die Steuer ist bereits im Artikelpreis enthalten.
* **Exklusive:** Die Steuer wird zusätzlich zum Artikelpreis berechnet.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-5e05d533ac037727566e2bd79c8cf5365f33cd62%2Fboxhero-tax-default-tax.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Wenn Sie regelmäßig denselben Steuersatz auf Ihre Aufträge anwenden, können Sie ihn als **Standard**.
{% endhint %}

### D. Rabatte

Sie können Ihren Aufträgen auch Rabatte hinzufügen:

* **Prozentualer Rabatt** (z. B. 10 % Rabatt)
* **Fester Rabatt** (z. B. 5 $ Rabatt)

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-9deb549905be950f79cb794f27dc23e5ef29ae7a%2Fdiscount.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
**Hinweis**: Wenn *sowohl* Steuern als auch Rabatte angewendet werden, **werden Rabatte zuerst berechnet**, danach die Steuern.
{% endhint %}

***

## Preislisten

[Preislisten](https://www.boxhero.io/en/blog/price-lists) ermöglichen es Ihnen, unterschiedliche Preise für bestimmte Kunden, Aktionen oder Sondervereinbarungen zu speichern. Neben Ihrem Standard-Einstands- und Verkaufspreis können Sie zusätzliche Preissets erstellen und diese anwenden, wenn Sie eine Bestellung oder einen Verkaufsauftrag erstellen.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-73b62f5a5352ebce2d2d593f4067456810442c12%2Fprice-lists-sales.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sie können eine Preisliste unter <mark style="color:blau;">**`Datenzentrum`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Preislisten`**</mark>.

Preislisten können getrennt für Einkaufs- und Verkaufstypen eingerichtet werden. Fügen Sie Artikelpreise manuell hinzu oder laden Sie sie auf einmal mit einer Excel-Datei hoch.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-2f8dcd4756bccac1bc05a12090df596bbef22c93%2Fadd-price-list.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
**Hinweis:** Artikel *löscht nicht* in der ausgewählten Preisliste enthalten sind, werden bei Anwendung der Liste auf einen neuen Auftrag mit einem Stückpreis von 0 angezeigt.
{% endhint %}

Wenn Sie einen Auftrag erstellen, klicken Sie auf das Feld <mark style="color:blau;">**`Stückpreis`**</mark> um eine Preisliste auszuwählen. Wenn Sie beim Bearbeiten zu einer anderen Preisliste wechseln, werden die Stückpreise entsprechend der ausgewählten Liste aktualisiert.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-7a8b6ea36ca598a50704bc274dfa834394ff6ce2%2Fselect-price-list.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Wenn Sie beim Erstellen eines Auftrags den Standard-Einstands- oder Verkaufspreis eines Artikels sehen möchten, können Sie Ihre Anzeigeeinstellungen anpassen.

Gehen Sie zu <mark style="color:blau;">**`Einstellungen`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Team`**</mark>, und unter <mark style="color:blau;">**`Anzeigeeinstellungen`**</mark>, wählen Sie **Kosten, Preis, alle Attribute**. Dadurch werden die registrierten Preise des Artikels zusammen mit allen Attributen angezeigt.
{% endhint %}

***

## Häufig gestellte Fragen (FAQ)

### Ich habe einen Auftrag aktualisiert, aber die Artikelmenge hat sich nicht geändert.

**Ich**f der Auftrag bereits **Bestand einbuchen** oder **Bestand ausbuchen** Datensätze enthält, ändert die Aktualisierung des Auftrags selbst die Lagerbestände nicht. Um Artikelmengen zu aktualisieren, müssen Sie auch die zugehörigen <mark style="color:blau;">**`Bestand einbuchen`**</mark> oder <mark style="color:blau;">**`Bestand ausbuchen`**</mark> Transaktionen bearbeiten.

### Was ist der Unterschied zwischen Einkäufen & Verkäufen und Lagertransaktionen?

<table><thead><tr><th width="164.328125"></th><th>Einkäufe &#x26; Verkäufe</th><th>Lagertransaktionen</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Arbeitsablauf</strong></td><td>Erstellen Sie zuerst einen Auftrag (<strong>B.A.</strong> oder <strong>V.A.</strong>), und bearbeiten Sie ihn dann beim Versand oder Eingang.</td><td>Aktualisieren Sie die Lagerbestände sofort, indem Sie einen Artikel auswählen und die Menge eingeben.</td></tr><tr><td><strong>Methode</strong></td><td>Verknüpfen Sie Lageränderungen mit bestimmten Aufträgen, um die Nachverfolgung zu verbessern.</td><td>Verwenden Sie <strong>Bestand einbuchen</strong> für <em>Eingänge</em> und <strong>Bestand</strong> <strong>Aus</strong> für <em>Versendungen</em>.</td></tr><tr><td><strong>Zweck</strong></td><td>Auftragsverwaltung mit Lageraktualisierungen in Echtzeit.</td><td>Manuelle Lageranpassungen und einfache Mengenerfassung.</td></tr></tbody></table>

### Wie wähle ich einen Standort in einem Auftrag aus?

Sie wählen beim Erstellen des Auftrags keinen Standort aus. Standorte werden ausgewählt, wenn die Artikel *erhalten* oder *versendet* werden, über Lagertransaktionen (d. h. **Bestand einbuchen** und **Bestand ausbuchen**).

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-d7bffb17754f1a6b9caaba1c6c36a5ce4922f0d2%2Fselect%20shipping%20location%20in%20sales%20order.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Wenn ich die Kosten oder den Verkaufspreis eines Artikels aktualisiere, ändert das die Beträge in bestehenden Aufträgen?

Nein, die Aktualisierung der Artikelpreise *löscht nicht* ändert keine bereits erstellten Aufträge. Bestehende Aufträge behalten ihre ursprünglichen Preise.

### Wie lösche ich Steuer- oder Rabattoptionen?

Sie können Steuer- und Rabattoptionen unter verwalten <mark style="color:blau;">**`Einstellungen`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Aufträge`**</mark>.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-f3ff58b53da05ea223073d504494cce32c0634df%2Fboxhero%20settings%20orders%20discounts.png?alt=media" alt="BoxHero Order Settings > Taxes &#x26; Discounts"><figcaption></figcaption></figure>

### Warum werden zurückgesandte Artikel nicht in meinem Verkaufsbericht angezeigt?

Retouren werden in Ihren <mark style="color:blau;">**`Berichten`**</mark> > <mark style="color:blau;">**`Verkäufe`**</mark> auf Grundlage des *Retourendatums*. Stellen Sie sicher, dass das Retourendatum in den von Ihnen angezeigten Zeitraum fällt.

<figure><img src="https://3195545272-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlRf1QqJGoevCQqGbfI80%2Fuploads%2Fgit-blob-1479cb26a62e7ee5b1bdd911ba6cbdd4dd7e4556%2Fboxhero-sales%20report-date%20range.png?alt=media" alt="BoxHero Sales Report with Date Range Highlighted"><figcaption></figcaption></figure>