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circle-playPrimeros pasos

Aprende cómo comenzar con BoxHero para un seguimiento de inventario eficaz. Nuestra guía paso a paso cubre la creación de equipos, la adición de artículos, la gestión de transacciones, la invitación de miembros del equipo y mucho más.

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Registrarse

Puedes registrarte con tu correo electrónico o usar una cuenta de Google, Apple o Kakao, o iniciar sesión al instante escaneando un código QR. Obtendrás una prueba gratuita de 30 días del Plan Business, sin compromiso ni pago requerido.

BoxHero Sign In Screen with Social Logins and QR Code
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Nota: Si no inicias una suscripción, tu cuenta pasará automáticamente al plan gratuito Plan Personal cuando termine la prueba. Las funciones premium dejarán de estar disponibles.

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Crear un equipo

Una vez que te hayas registrado, tu primer paso es configurar un "equipo". Piensa en un equipo como un espacio de trabajo compartido donde tú y tus colegas pueden gestionar inventario, hacer seguimiento de artículos y controlar el acceso de usuarios en un solo lugar.

BoxHero New User Getting Started Screen

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Mejores prácticas

  • Manténlo simple: La mayoría de las empresas solo necesitan un equipo.

  • Mantente organizado: Si necesitas separar estrictamente departamentos o ubicaciones, puedes crear equipos adicionales.

  • Ponle el nombre correcto: Recomendamos empezar con el nombre de tu empresa. No te preocupes: puedes cambiar el nombre de un equipo en cualquier momento.

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¿Necesitas ayuda con estos términos? Consulta nuestra guía de terminologíaarrow-up-right para obtener definiciones y explicaciones claras de los conceptos clave en BoxHero.

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Añadir artículos

Los artículos son las unidades básicas de inventario que gestionas en BoxHero.

  1. Para añadir un artículo, ve a Lista de artículos y haz clic en el botón Añadir artículo .

  2. Luego, completa los detalles del artículo y haz clic en Enviar al final.

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Información básica

  • Foto del artículo: Sube una imagen para identificarlo rápidamente (máx.: 3 MB).

  • SKUarrow-up-right (Obligatorio): Un identificador único para el artículo. BoxHero genera uno automáticamente, o puedes introducir un SKU personalizado. Debe ser único, por lo que no se permiten duplicados.

  • Nombre del artículo (Obligatorio): El nombre principal que se usa para identificar el artículo o producto.

  • Código de barras: Añadir un código de barras permite una búsqueda instantánea mediante escaneo.

    • Código de barras existente: Escríbelo manualmente o usa un escáner (USB o cámara móvil).

    • ¿No tienes código de barras? Selecciona Generar para crear un número aleatorio de 13 dígitos. Puedes imprimirlo en etiquetas después de guardar el artículo.

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Atributos

  • Atributos: Añade los detalles personalizados que necesites para ayudar a categorizar y filtrar tu inventario. (Ejemplos: marca, fabricante, color y talla)

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Precios

  • Costo y precio (Opcional): Establece un costo unitario y un precio de venta predeterminados para tus artículos. Estos valores se completarán automáticamente en pedidos de compra y venta.

    • Estos campos son solo de referencia. No calculan márgenes de beneficio ni hacen seguimiento de las fluctuaciones históricas de precios.

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Cantidad inicial

  • Cantidad (Opcional): Puedes guardar un artículo con saldo cero y añadir existencias más adelante.

    • Si almacenas inventario en varias ubicaciones, puedes añadir ubicaciones y establecer la cantidad para cada una. Si tienes varios sitios de almacenamiento, puedes asignar cantidades específicas a cada ubicación.

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Ahorra tiempo: Puedes subir un archivo de Excel para añadir artículos en lote.

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Ver artículos

Puedes buscar artículos en Lista de artículos o organizarlos en categorías estilo carpeta.

En el Centro de datos, puedes:

  • Ver tus artículos en una tabla

  • Ordenar los artículos por cualquier columna

  • Seleccionar varios artículos para editar o eliminar de una vez

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Transacciones de inventario

Después de añadir artículos, actualiza las cantidades con los menús Entrada de stock, Salida de stock, Ajustar stock, y Mover stock . Cada transacción actualiza las cantidades disponibles y queda registrada en el historial del artículo.

  • Entrada de stock: Añadir inventario.

  • Salida de stock: Reducir inventario.

  • Ajustar stock: Corregir o modificar los niveles de stock (pérdida, daño, diferencia de conteo).

  • Mover stock: Transferir artículos entre ubicaciones.

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Entrada de stock y salida de stock

  1. En la barra lateral izquierda, ve a Entrada de stock o Salida de stock.

  2. Selecciona una ubicación.

  3. (Opcional) Selecciona un socio, como un proveedor o un cliente.

  4. Elige el artículo e introduce la cantidad.

  5. (Opcional) Añade una referencia, nota o archivo adjunto (factura, lista de empaque, foto).

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La opción "ubicación" solo aparece si estás usando más de una ubicación. Los equipos nuevos comienzan con una prueba gratuita de 30 días del Plan Business, que incluye soporte multiubicación.

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Atajos rápidos: Usa Importar desde Excel o Escanear código de barras del artículo para añadir varios artículos o cantidades a la vez.

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Ajustar stock

  1. En la barra lateral izquierda, ve a Ajustar stock.

  2. Selecciona una ubicación.

  3. Selecciona el artículo e introduce la nueva cantidad.

  4. (Opcional) Añade un motivo o referencia (p. ej., pérdida, daño, diferencia de conteo) y adjunta cualquier documento de respaldo o foto.

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Mover stock

  1. En la barra lateral izquierda, ve a Mover stock.

  2. Selecciona la ubicación de origen (Desde) y la ubicación de destino (Hasta).

  3. Elige los artículos y las cantidades a mover.

  4. (Opcional) Añade una referencia o nota si es necesario.

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La Mover stock función solo está disponible cuando tienes 2 o más ubicacionesarrow-up-right configuradas.

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Ver historial de transacciones

  • Usa el menú de Transacciones para revisar cada acción de inventario y encontrar los detalles que necesitas para conciliación o auditorías.

  • Puedes establecer un rango de fechas, hacer clic en + Añadir filtroo usar el botón Exportar a Excel para descargar tus registros de inventario.

Más acciones:

  • Imprimir un resumen

  • Descargar un PDF de la transacción

  • Imprimir etiquetas para los artículos de esa transacción

  • Exportar esa única transacción a Excel

  • Editar o eliminar la transacción

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Invitar a miembros del equipo

Ve a Configuración > Miembros para invitar o eliminar miembros del equipo. Invita a cualquiera que ayude a gestionar tu inventario para que puedan probar las funciones juntos.

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Durante la prueba gratuita, no hay límites en el uso de tu equipoarrow-up-right (artículos, miembros o ubicaciones).

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Consigue la app móvil

¡Usa la app móvil de BoxHero para gestionar el inventario sobre la marcha! Inicia sesión con tu cuenta para acceder a tu equipo, escanear códigos de barras y registrar transacciones desde tu teléfono.

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Suscribirse

Después de haber probado las funciones durante la prueba gratuita y decidir continuar, ve a Configuración > Facturación para comenzar tu suscripción.

Puedes encontrar más detalles sobre pagos y facturación aquí.

Acerca de tus datos: Cualquier dato que ingreses durante la prueba gratuita se mantiene en tu cuenta después de que termine la prueba. Si te suscribes al equipo que usaste para probar, puedes seguir usándolo sin interrupciones.

Si quieres empezar de cero: Puedes restablecer tu equipo de prueba de una de las siguientes maneras:

  • Elimina todos los artículos del equipo y contacta con Soporte para restablecer tu historial de transacciones.

  • O crea un nuevo equipo y comienza con una configuración limpia.

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