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Primeros pasos

Aprende cómo empezar a usar BoxHero para un seguimiento eficaz del inventario. Nuestra guía paso a paso cubre la creación de equipos, la adición de artículos, la gestión de transacciones, la invitación de miembros al equipo y más.

Registrarse

Obtendrás una prueba gratuita de 30 días del Plan Business, sin compromiso ni pago requeridos.

BoxHero Sign In Screen with Social Logins and QR Code

Nota: Si no inicias una suscripción, tu cuenta pasará automáticamente al plan gratuito Plan Personal cuando termine la prueba. Las funciones premium dejarán de estar disponibles.

Crear un equipo

Una vez que te hayas registrado, tu primer paso es configurar un equipo.

Piensa en un equipo como un espacio de trabajo compartido donde tú y tus colegas pueden gestionar el inventario, hacer seguimiento de los artículos y controlar el acceso de los usuarios en un solo lugar.

BoxHero New User Getting Started Screen

Buenas prácticas

  • Mantenlo simple: La mayoría de las empresas solo necesitan un equipo.

  • Mantente organizado: Si necesitas separar estrictamente departamentos o ubicaciones, puedes crear equipos adicionales.

  • Ponle el nombre correcto: Recomendamos empezar con el nombre de tu empresa. Puedes cambiar el nombre de un equipo más adelante.

¿Necesitas ayuda con estos términos? Consulta nuestra guía de terminología para obtener definiciones claras y explicaciones de los conceptos clave de BoxHero.

Añadir artículos

Los artículos son las unidades básicas de inventario que administras en BoxHero.

  1. Para añadir un artículo, ve a Lista de artículos y haz clic en el botón Añadir artículo .

  2. Luego, completa los detalles del artículo y haz clic en Enviar al final.

Información básica

  • Foto del artículo — Sube una imagen para identificarlo rápidamente (máx.: 3 MB).

  • SKU* — Un identificador único del artículo. BoxHero genera uno automáticamente, o puedes introducir un «Stock Keeping Unit» personalizado. Debe ser único, por lo que no se permiten duplicados.

  • Nombre del artículo* — El nombre principal usado para identificar el artículo o producto.

  • Código de barras — Añadir un código de barras permite buscarlo al instante mediante un escaneo.

    • Código de barras existente: Escríbelo manualmente o usa un escáner (USB o cámara móvil).

    • ¿Sin código de barras? Seleccionar Generar para crear un número aleatorio de 13 dígitos. Puedes imprimirlo en etiquetas después de guardar el artículo.

Atributos

  • Atributos — Añade cualquier detalle personalizado que necesites para ayudar a categorizar y filtrar tu inventario. (Ejemplos: marca, fabricante, color o tamaño)

Precios

  • Costo y precio (Opcional) — Establece un costo unitario y un precio de venta predeterminados para tus artículos. Estos valores se completarán automáticamente en tus órdenes de compra y venta.

    • El costo unitario y el precio de venta son solo de referencia.

    • No no calculan márgenes de beneficio ni rastrean fluctuaciones históricas de precios.

Cantidad inicial

  • Cantidad (Opcional) — Puedes guardar un artículo con saldo cero y añadir stock más tarde.

    • Si tienes varios sitios de almacenamiento, puedes asignar cantidades específicas a cada ubicación.

Ahorra tiempo: Puedes importar un archivo de Excel y subir una hoja de cálculo para añadir artículos en masa.

Ver artículos

Busca artículos en la Lista de artículos, o organízalos en categorías tipo carpeta usando la Agrupar por función. Ordena los artículos por cantidad (de mayor a menor) o en orden alfabético.

En el Centro de datos, puedes:

  • Ver tus artículos en una tabla

  • Ordenar artículos por cualquier columna

  • Seleccionar varios artículos para editarlos o eliminarlos a la vez

Transacciones de inventario

Después de añadir artículos, actualiza las cantidades con los Entrada de stock, Salida de stock, Ajustar stocky Mover stock menús. Cada transacción actualiza las cantidades disponibles y se registra en el historial del artículo.

  • Entrada de stockAñadir inventario.

  • Salida de stockReducir inventario.

  • Ajustar stockCorregir o modificar los niveles de stock (pérdida, daño, diferencia de conteo).

  • Mover stockTransferir artículos entre ubicaciones.

Entrada de stock y salida de stock

  1. En la barra lateral izquierda, ve a Entrada de stock o Salida de stock.

  2. Selecciona una ubicación.

  3. (Opcional) Selecciona un socio — un proveedor para Entrada de stock, o un cliente para Salida de stock.

  4. Elige el artículo e introduce la cantidad.

  5. (Opcional) Añade una referencia, nota o archivo adjunto (factura, lista de empaque, foto).

La "ubicación" opción solo aparece si estás usando más de una ubicación. Los equipos nuevos comienzan con una prueba gratuita de 30 días del Plan Business, que incluye compatibilidad con varias ubicaciones.

Rápido atajos: Usa Importar desde Excel o Escanear código de barras del artículo para añadir varios artículos o cantidades a la vez.

Ajustar stock

  1. En la barra lateral izquierda, ve a Ajustar stock.

  2. Selecciona una ubicación.

  3. Selecciona el artículo e introduce la nueva cantidad.

  4. (Opcional) Añade una razón o referencia (p. ej., pérdida, daño, diferencia de conteo) y adjunta cualquier documento o foto de respaldo.

Mover stock

  1. En la barra lateral izquierda, ve a Mover stock.

  2. Selecciona el origen ubicación (Desde) y el destino ubicación (Hacia).

  3. Elige los artículos y las cantidades a mover.

  4. (Opcional) Añade una referencia o nota si es necesario.

La Mover stock función solo está disponible cuando tienes 2 o más ubicaciones configuradas en tu equipo.

Ver historial de transacciones

  • Usa el Transacciones menú para revisar cada acción de inventario y encontrar los detalles que necesitas para conciliaciones o auditorías.

  • Establece un rango de fechas, + Añadir filtro, o Exportar a Excel para descargar tus registros de inventario.

Más acciones:

  • Imprimir un resumen

  • Descargar un PDF de la transacción

  • Imprimir etiquetas para los artículos de esa transacción

  • Exportar esa única transacción a Excel

  • Editar o eliminar la transacción

Las transacciones de stock se sincronizan en todos los dispositivos en tiempo real.

Invitar a miembros del equipo

Ve a Configuración > Miembros para invitar o eliminar miembros del equipo. Invita a cualquiera que ayude a gestionar tu inventario para que puedan probar las funciones juntos.

Obtén la app móvil

Usa la app móvil de BoxHero para gestionar el inventario sobre la marcha: inicia sesión con tu cuenta para acceder a tu equipo, escanear códigos de barras y registrar transacciones de stock desde tu teléfono.

Suscribirse

Si decides continuar después de la prueba gratuita, ve a Configuración > Facturación para iniciar tu suscripción.

Puedes encontrar más detalles sobre pagos y facturación aquí.

Acerca de tus datos: Cualquier dato que introduzcas durante la prueba gratuita permanece en tu cuenta después de que termine la prueba. Si te suscribes al equipo que usaste para probar, podrás seguir usándolo sin interrupciones.

Si quieres empezar desde cero: Puedes restablecer tu equipo de prueba de una de las siguientes maneras:

  • Elimina todos los artículos del equipo y contacta con Soporte para restablecer tu historial de transacciones.

  • O crea un nuevo equipo y comienza con una configuración limpia.

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