Premiers pas

Découvrez comment bien démarrer avec BoxHero pour un suivi efficace des stocks. Notre guide étape par étape couvre la création d’équipes, l’ajout d’articles, la gestion des transactions, l’invitation de membres d’équipe, et bien plus encore.

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S’inscrire

Vous pouvez vous inscrire avec votre e-mail ou utiliser un compte Google, Apple ou Kakao — ou vous connecter instantanément en scannant un code QR. Vous obtiendrez un essai gratuit de 30 jours du Plan Business, sans engagement ni paiement requis.

Remarque: Si vous ne démarrez pas d’abonnement, votre compte passera automatiquement au Plan Personnel gratuit à la fin de l’essai. Les fonctionnalités premium ne seront plus disponibles.

Créer une équipe

Une fois inscrit, votre première étape consiste à créer une « équipe ». Considérez une Équipe comme un espace de travail partagé où vous et vos collègues pouvez gérer les stocks, suivre les articles et contrôler l’accès des utilisateurs au même endroit.

Bonnes pratiques

• Restez simple: La plupart des entreprises n’ont besoin que d’une seule équipe.

• Restez organisé: Si vous devez séparer strictement des services ou des sites, vous pouvez créer des équipes supplémentaires.

• Donnez-lui le bon nom: Nous vous recommandons de commencer par le nom de votre entreprise. Ne vous inquiétez pas : vous pouvez renommer une équipe à tout moment.

Besoin d’aide avec ces termes ? Consultez notre guide de terminologie pour des définitions claires et des explications des concepts clés de BoxHero.

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Ajouter des articles

Les articles sont les unités de base des stocks que vous gérez dans BoxHero.

1. Pour ajouter un article, allez à Liste des articles et cliquez sur le bouton Ajouter un article .

2. Ensuite, renseignez les détails de l’article et cliquez sur Soumettre à la fin.

Informations de base

• Photo de l’article: Téléversez une image pour une identification rapide (max. : 3 Mo).

• SKU (Obligatoire): Un identifiant unique pour l’article. BoxHero en génère un automatiquement, ou vous pouvez saisir une unité de gestion des stocks personnalisée. Il doit être unique, donc les doublons ne sont pas autorisés.

• Nom de l’article (Obligatoire): Le nom principal utilisé pour identifier l’article ou le produit.

• Code-barres: L’ajout d’un code-barres permet une recherche instantanée par scan.

  • Code-barres existant: Saisissez-le manuellement ou utilisez un lecteur (USB ou caméra mobile).

  • Pas de code-barres ? Sélectionner Générer pour créer un numéro aléatoire à 13 chiffres. Vous pouvez l’imprimer sur des étiquettes après avoir enregistré l’article.

Attributs

• Attributs: Ajoutez tous les détails personnalisés dont vous avez besoin pour aider à catégoriser et filtrer votre inventaire. (Exemples : marque, fabricant, couleur et taille)

Tarification

• Coût et prix (Facultatif): Définissez un coût unitaire et un prix de vente par défaut pour vos articles. Ces valeurs seront renseignées automatiquement dans les bons d’achat et de vente.

  • Ces champs sont fournis à titre indicatif uniquement. Ils ne ne calculent pas les marges bénéficiaires ni ne suivent les fluctuations historiques des prix.

Quantité initiale

• Quantité (Facultatif) : Vous pouvez enregistrer un article avec un solde nul et ajouter du stock plus tard.

  • Si vous stockez vos articles sur plusieurs sites, vous pouvez ajouter des emplacements et définir la quantité pour chacun. Si vous avez plusieurs sites de stockage, vous pouvez attribuer des quantités spécifiques à chaque emplacement.

Gagnez du temps: Vous pouvez téléverser un fichier Excel pour ajouter des articles en masse.

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Voir les articles

Vous pouvez rechercher des articles dans la Liste des articles ou les organiser en catégories de type dossier.

Dans le Centre de données, vous pouvez :

• Voir vos articles dans un tableau

• Trier les articles par n’importe quelle colonne

• Sélectionner plusieurs articles pour les modifier ou les supprimer en une seule fois

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Transactions de stock

Après avoir ajouté des articles, mettez à jour les quantités avec les menus Entrée en stock, Sortie de stock, Ajuster le stocket Déplacer le stock . Chaque transaction met à jour les quantités en stock et est enregistrée dans l’historique de l’article.

• Entrée en stock: Ajouter du stock.

• Sortie de stock: Réduire le stock.

• Ajuster le stock: Corriger ou modifier les niveaux de stock (perte, dommage, écart de comptage).

• Déplacer le stock: Transférer des articles entre les emplacements.

Entrée et sortie de stock

1. Dans la barre latérale gauche, allez à Entrée en stock ou Sortie de stock.

2. Sélectionnez un emplacement.

3. (Facultatif) Sélectionnez un partenaire, tel qu’un fournisseur ou un client.

4. Choisissez l’article et saisissez la quantité.

5. (Facultatif) Ajoutez une référence, une note ou une pièce jointe (facture, bon de livraison, photo).

L’option « emplacement » n’apparaît que si vous utilisez plus d’un emplacement. Les nouvelles équipes commencent avec un essai gratuit de 30 jours du Plan Business, qui inclut la prise en charge de plusieurs emplacements.

Entrée en stock

Sortie de stock

Raccourcis rapides: Utilisez Importer depuis Excel ou Scanner le code-barres de l’article pour ajouter plusieurs articles ou quantités à la fois.

Ajuster le stock

1. Dans la barre latérale gauche, allez à Ajuster le stock.

2. Sélectionnez un emplacement.

3. Sélectionnez l’article et saisissez la nouvelle quantité.

4. (Facultatif) Ajoutez une raison ou une référence (par ex. : perte, dommage, écart de comptage) et joignez tout document ou photo justificatif.

Déplacer le stock

1. Dans la barre latérale gauche, allez à Déplacer le stock.

2. Sélectionnez l’emplacement source (De) et l’emplacement de destination (Vers).

3. Choisissez les articles et les quantités à déplacer.

4. (Facultatif) Ajoutez une référence ou une note si nécessaire.

La Déplacer le stock fonction emplacements est disponible uniquement lorsque vous avez 2

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Voir l’historique des transactions

• Utilisez le menu Transactions pour consulter chaque action d’inventaire et trouver les détails dont vous avez besoin pour les rapprochements ou les audits.

• Vous pouvez définir une plage de dates, cliquer sur + Ajouter un filtre, ou utiliser le bouton Exporter vers Excel pour télécharger vos enregistrements d’inventaire.

Autres actions:

• Imprimer un résumé

• Télécharger un PDF de la transaction

• Imprimer des étiquettes pour les articles de cette transaction

• Exporter cette transaction unique vers Excel

• Modifier ou supprimer la transaction

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Inviter des membres de l’équipe

Allez à Paramètres > Membres pour inviter ou supprimer des membres de l’équipe. Invitez toute personne qui vous aidera à gérer votre inventaire afin que vous puissiez tester les fonctionnalités ensemble.

Pendant l’essai gratuit, il n’y a aucune limite à l’utilisation de votre équipe (articles, membres ou emplacements).

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Obtenez l’application mobile

Utilisez l’application mobile BoxHero pour gérer vos stocks en déplacement ! Connectez-vous avec votre compte pour accéder à votre équipe, scanner des codes-barres et enregistrer des transactions depuis votre téléphone.

• Android: Lien

• iOS: Lien

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S’abonner

Après avoir essayé les fonctionnalités pendant l’essai gratuit et décidé de continuer, allez dans Paramètres > Facturation pour démarrer votre abonnement.

Vous pouvez trouver plus de détails sur les paiements et la facturation ici.

À propos de vos données : Toutes les données que vous saisissez pendant l’essai gratuit restent dans votre compte après la fin de l’essai. Si vous vous abonnez à l’équipe que vous avez utilisée pour les tests, vous pouvez continuer à l’utiliser sans interruption.

Si vous voulez repartir de zéro : Vous pouvez réinitialiser votre équipe de test de l’une des manières suivantes :

• Supprimez tous les articles de l’équipe et contactez l’assistance pour réinitialiser votre historique des transactions.

• Ou créez une nouvelle équipe et commencez avec une configuration propre.