Commandes

Réponses aux questions fréquentes sur les bons de commande, les bons de vente, les retours et la personnalisation des factures dans la fonctionnalité Achats et ventes de BoxHero.

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Quelle est la différence entre une commande d'achat et une commande de vente ?

Une commande d'achat (PO) enregistre les articles que vous achetez auprès d'un fournisseur. Une commande de vente (SO) enregistre les articles que vous vendez à un client.

Les deux sont gérés sous la Achats et ventes fonctionnalité, mais elles correspondent à des transactions de stock différentes : une commande d'achat entraîne une Entrée de stock lorsque les articles sont reçus, tandis qu'une commande de vente entraîne une Sortie de stock lorsque les articles sont expédiés.

Que signifient les différents statuts de commande ?

Les statuts de commande se mettent à jour automatiquement en fonction de la quantité de la commande reçue ou expédiée.

Commandes d'achat :

• Brouillon — Créée mais pas encore envoyée au fournisseur.

• Commandée — Passée et en attente de livraison.

• Partiellement reçue — Certains articles sont arrivés ; d'autres sont encore en attente.

• Reçue — Tous les articles ont été reçus.

Commandes de vente :

• Brouillon — Créée mais pas encore confirmée avec le client.

• Confirmée — Confirmée par le client, mais aucun article n'a encore été expédié.

• Partiellement expédiée — Certains articles ont été expédiés ; d'autres sont en attente.

• Expédiée — Tous les articles ont été expédiés.

Les niveaux de stock seulement changent uniquement lorsque les articles sont reçus (PO) ou expédiés (SO). Brouillon et Commandée/Confirmée statuts n'affectent pas le stock.

Quelle est la différence entre « Recevoir/expédier partiellement » et « Tout recevoir/Tout expédier » ?

Lorsque vous ouvrez une commande d'achat ou de vente, vous verrez deux boutons :

• Tout recevoir / Tout expédier — Marque l'ensemble de la commande comme Reçue ou Expédiée en une seule étape et enregistre tous les articles en entrée ou en sortie d'un coup.

• Recevoir/expédier partiellement — Ouvre un nouvel écran de transaction où vous sélectionnez l'emplacement, saisissez la quantité reçue ou expédiée, puis appuyez sur Valider. La commande passe à Partiellement reçue ou Partiellement expédiée, et vous pouvez répéter l'opération jusqu'à ce que tout soit pris en compte.

Que fait « Entrer/Sortir les articles du stock immédiatement » ?

Cette case à cocher apparaît en bas de l'écran de création de commande. Si vous la cochez avant d'enregistrer la commande, BoxHero crée la commande et et enregistre les articles en entrée ou en sortie en une seule étape — la commande est créée avec un Reçue ou Expédiée statut immédiatement. Laissez-la décochée si vous créez la commande à l'avance et enregistrerez la réception ou l'expédition plus tard.

Comment sélectionner un emplacement dans une commande ?

Vous ne choisissez pas d'emplacement lors de la création de la commande elle-même. Les emplacements sont sélectionnés plus tard, lorsque les articles sont reçus ou expédiés via des transactions de stock (Entrée de stock pour les commandes d'achat, Sortie de stock pour les commandes de vente).

Puis-je joindre des fichiers ou des notes à une commande ?

Oui. Chaque commande comprend un Mémo champ où vous pouvez ajouter des notes internes, des conditions de paiement, des instructions d'emballage spéciales ou des remarques du fournisseur. Les mémos prennent également en charge les pièces jointes et les hashtags.

Puis-je exporter les détails de ma commande ?

Oui. Ouvrez n'importe quelle commande et cliquez sur le ... menu en haut à droite. De là, vous pouvez :

• Exporter vers Excel — Télécharger les données de la commande pour les rapports ou la comptabilité.

• Imprimer en PDF — Générer une copie propre du bon de commande ou de la facture de vente.

• Envoyer un e-mail — Envoyer le bon de commande ou la facture de vente directement à votre fournisseur ou client sans quitter BoxHero.

Comment ajouter, modifier ou supprimer des options de taxe et de remise ?

Gérez les options de taxe et de remise dans Paramètres > Commandes. De là, vous pouvez créer de nouvelles options, modifier celles existantes ou supprimer celles que vous n'utilisez plus. Vous pouvez également appliquer le même taux (par ex. 10 %) à tous les articles d'une commande en une seule fois à l'aide de l' Appliquer à tous action.

Si je mets à jour le prix d’un article, les commandes existantes seront-elles affectées ?

Non. La mise à jour des prix des articles ne modifie pas les commandes déjà créées. Les commandes existantes conservent les prix d’origine de leur création.

J’ai mis à jour une commande, mais la quantité d’article n’a pas changé. Pourquoi ?

Si une commande possède déjà Entrée de stock ou Sortie de stock des enregistrements de transaction associés, la modification de la commande elle-même ne mettra pas à jour les niveaux de stock. Vous devrez également modifier la transaction associée pour ajuster les quantités.

Comment traiter un article retourné ?

Pour les retours de vente, ouvrez la commande de vente d’origine et cliquez sur + Ajouter un retour. Sélectionnez l’article retourné, saisissez la quantité, choisissez l’emplacement où l’article sera remis en stock, puis appuyez sur Entrée de stock pour finaliser le retour.

Vous pouvez consulter tous les retours enregistrés dans l’onglet Retours ou trouver l’entrée Articles retournés dans la commande de vente associée.

Puis-je enregistrer une commande dans une devise différente de celle de mon équipe ?

Oui. Chaque commande est enregistrée dans sa propre devise, tandis que les rapports convertissent tout dans la devise d'affichage en utilisant le taux de change à la date du rapport. Assurez-vous que les nouvelles commandes sont créées dans la bonne devise afin que les montants affichés ne soient pas convertis de manière inattendue.

Pourquoi les articles retournés n’apparaissent-ils pas dans mon rapport des ventes ?

Les retours apparaissent dans Rapports > Ventes en fonction de la date de retour, et non de la date de vente d’origine. Assurez-vous que la date de retour se situe dans la plage de dates que vous consultez.

Puis-je personnaliser mes bons de commande et ma facture de vente ?

Oui. Vous pouvez personnaliser la mise en page et le contenu de vos bons de commande et factures de vente en ajoutant ou en supprimant des champs. Accédez à Paramètres > Commandes et mettez à jour votre Mise en page d'impression et Champs personnalisés.

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