Pesanan

Jawaban atas pertanyaan umum tentang purchase order, sales order, pengembalian, dan kustomisasi faktur dalam fitur Pembelian & Penjualan BoxHero.

---

Apa perbedaan antara pesanan pembelian dan pesanan penjualan?

Sebuah pesanan pembelian (PO) mencatat item yang Anda beli dari pemasok. Sebuah pesanan penjualan (SO) mencatat item yang Anda jual kepada pelanggan.

Keduanya dikelola di bawah Pembelian & Penjualan fitur, tetapi keduanya dipetakan ke transaksi inventaris yang berbeda: PO menghasilkan Masuk Stok ketika item diterima, sedangkan SO menghasilkan Keluar Stok ketika item dikirim.

Apa arti status pesanan yang berbeda?

Status pesanan diperbarui secara otomatis berdasarkan seberapa banyak pesanan yang telah diterima atau dikirim.

Pesanan pembelian:

• Draf — Dibuat tetapi belum dikirim ke pemasok.

• Dipesan — Sudah dibuat dan menunggu pengiriman.

• Diterima Sebagian — Sebagian item telah tiba; sisanya masih tertunda.

• Diterima — Semua item telah diterima.

Pesanan penjualan:

• Draf — Dibuat tetapi belum dikonfirmasi dengan pelanggan.

• Terkonfirmasi — Dikonfirmasi oleh pelanggan, tetapi belum ada item yang dikirim.

• Dikirim Sebagian — Sebagian item telah dikirim; sisanya masih tertunda.

• Dikirim — Semua item telah dikirim.

Tingkat inventaris hanya berubah setelah item diterima (PO) atau dikirim (SO). Draf dan Dipesan/Terkonfirmasi status tidak memengaruhi stok.

Apa perbedaan antara "Terima/Kirim Sebagian" dan "Terima/Kirim Semua"?

Saat Anda membuka pesanan pembelian atau pesanan penjualan, Anda akan melihat dua tombol:

• Terima Semua / Kirim Semua — Menandai seluruh pesanan sebagai Diterima atau Dikirim dalam satu langkah dan sekaligus memasukkan atau mengeluarkan semua item dari stok.

• Terima Sebagian / Kirim Sebagian — Membuka layar transaksi baru tempat Anda memilih lokasi, memasukkan jumlah yang diterima atau dikirim, lalu mengetuk Kirim. Pesanan berpindah ke Diterima Sebagian atau Dikirim Sebagian, dan Anda dapat mengulangi ini sampai semuanya tercatat.

Apa yang dilakukan "Stock In/Out items immediately"?

Kotak centang ini muncul di bagian bawah layar pembuatan pesanan. Jika Anda mencentangnya sebelum menyimpan pesanan, BoxHero membuat pesanan dan dan memasukkan atau mengeluarkan item dari stok dalam satu langkah — pesanan dibuat dengan status Diterima atau Dikirim segera. Biarkan tidak dicentang jika Anda membuat pesanan terlebih dahulu dan akan mencatat penerimaan atau pengiriman nanti.

Bagaimana cara memilih lokasi dalam pesanan?

Anda tidak memilih lokasi saat membuat pesanan itu sendiri. Lokasi dipilih nanti, saat item diterima atau dikirim melalui transaksi inventaris (Masuk Stok untuk pesanan pembelian, Keluar Stok untuk pesanan penjualan).

Bisakah saya melampirkan file atau catatan ke pesanan?

Ya. Setiap pesanan mencakup bidang Memo tempat Anda dapat menambahkan catatan internal, syarat pembayaran, instruksi pengemasan khusus, atau catatan pemasok. Memo juga mendukung lampiran file dan tagar.

Bisakah saya mengekspor detail pesanan saya?

Ya. Buka pesanan apa pun dan klik menu ... di sudut kanan atas. Dari sana Anda dapat:

• Ekspor ke Excel — Unduh data pesanan untuk pelaporan atau akuntansi.

• Cetak PDF — Hasilkan salinan bersih pesanan pembelian atau faktur penjualan.

• Kirim Email — Kirim PO atau faktur penjualan langsung ke pemasok atau pelanggan Anda tanpa meninggalkan BoxHero.

Bagaimana cara menambah, mengedit, atau menghapus opsi pajak dan diskon?

Kelola opsi pajak dan diskon di bawah Pengaturan > Pesanan. Dari sana, Anda dapat membuat opsi baru, mengedit opsi yang sudah ada, atau menghapus opsi yang tidak lagi digunakan. Anda juga dapat menerapkan tarif yang sama (mis., 10%) ke semua item dalam pesanan sekaligus menggunakan tindakan Terapkan ke Semua .

Jika saya memperbarui harga item, apakah pesanan yang sudah ada akan terpengaruh?

Tidak. Memperbarui harga item tidak mengubah pesanan yang sudah dibuat. Pesanan yang sudah ada mempertahankan harga asli saat dibuat.

Saya memperbarui pesanan, tetapi jumlah item tidak berubah. Mengapa?

Jika pesanan sudah memiliki Masuk Stok atau Keluar Stok catatan transaksi yang terkait dengannya, mengedit pesanan itu sendiri tidak akan memperbarui tingkat inventaris. Anda juga perlu mengedit transaksi terkait untuk menyesuaikan jumlah.

Bagaimana cara memproses item yang dikembalikan?

Untuk retur penjualan, buka sales order asli dan klik + Tambah Retur. Pilih item yang dikembalikan, masukkan jumlahnya, pilih lokasi tempat item akan dimasukkan kembali ke stok, lalu ketuk Masuk Stok untuk menyelesaikan retur.

Anda dapat melihat semua retur yang tercatat di bawah tab Retur , atau temukan Item yang Dikembalikan entri di dalam sales order terkait.

Bisakah saya mencatat pesanan dalam mata uang yang berbeda dari mata uang tim saya?

Ya. Setiap pesanan disimpan dalam mata uangnya sendiri, sementara laporan mengonversi semuanya ke mata uang tampilan menggunakan nilai tukar pada tanggal laporan. Pastikan pesanan baru dibuat dalam mata uang yang benar agar jumlah yang dilaporkan tidak dikonversi secara tak terduga.

Mengapa item yang dikembalikan tidak muncul di Laporan Penjualan saya?

Retur muncul di Laporan > Penjualan berdasarkan tanggal retur, bukan tanggal penjualan asli. Pastikan tanggal retur berada dalam rentang tanggal yang Anda lihat.

Bisakah saya menyesuaikan pesanan pembelian dan faktur penjualan saya?

Ya. Anda dapat mempersonalisasi tata letak dan konten pesanan pembelian dan faktur penjualan Anda dengan menambah atau menghapus bidang. Buka Pengaturan > Pesanan dan perbarui Tata Letak Cetak dan Bidang Kustom.

Pembelian & Penjualan