Biến động tồn kho

Cách ghi nhận hàng nhập, xuất, điều chỉnh hoặc chuyển giữa các địa điểm bằng các giao dịch tồn kho của BoxHero.

---

“Điều chỉnh tồn kho” và “Nhập/Xuất kho” khác nhau như thế nào?

• Sử dụng Nhập kho và Xuất kho để ghi nhận các biến động tồn kho thực tế — nhận hàng từ nhà cung cấp, hoàn tất đơn hàng, gửi hàng hoặc thanh lý hàng.

• Sử dụng Điều chỉnh tồn kho để sửa các sai lệch không gắn với một biến động nào (ví dụ: hư hỏng, thất lạc, mất cắp hoặc điều chỉnh từ kiểm kê chu kỳ).

Tách riêng hai việc này giúp lịch sử giao dịch của bạn dễ kiểm tra hơn sau này.

Khi nào tôi nên dùng Giao dịch tồn kho so với Mua hàng & Bán hàng?

• Sử dụng Giao dịch cho các cập nhật tồn kho nội bộ nhanh, không cần lưu vết chứng từ.

• Sử dụng Mua hàng & Bán hàng khi bạn cần một đơn mua hàng, đơn bán hàng, hóa đơn hoặc hồ sơ giá gắn với biến động.

	Giao dịch	Mua hàng & Bán hàng
Quy trình	Cập nhật ngay mức tồn kho bằng cách chọn một mặt hàng và nhập số lượng.	Tạo đơn hàng (P.O. hoặc S.O.) trước, rồi xử lý đơn khi xuất hàng hoặc hàng về.
Phương thức	Sử dụng Nhập kho cho các mặt hàng đi vào kho và Hàng tồn Xuất cho các mặt hàng rời khỏi kho.	Liên kết Nhập kho với đơn mua hàng và Xuất kho với đơn bán hàng để theo dõi tốt hơn.
Mục đích	Điều chỉnh tồn kho thủ công và các mức số lượng đơn giản.	Quản lý đơn hàng với cập nhật tồn kho theo thời gian thực.

Tôi có thể ghi nhận một giao dịch cho nhiều địa điểm cùng lúc không?

Mỗi Nhập kho hoặc Xuất kho giao dịch được gắn với một địa điểm duy nhất. Để chuyển tồn kho giữa các địa điểm, hãy dùng Chuyển hàng tồn. Để nhập cùng một mặt hàng vào nhiều địa điểm, hãy tạo một giao dịch riêng cho từng địa điểm.

Tôi có thể lưu giao dịch mà không hoàn tất nó không?

Có. Nhập kho, Xuất khovà Chuyển hàng tồn hỗ trợ bản nháp. Các bản nháp đã lưu sẽ xuất hiện vào lần tiếp theo bạn mở menu, để bạn có thể quay lại hoàn tất hoặc xử lý nhiều bản nháp cùng lúc.

Tôi có thể đính kèm ảnh hoặc tệp vào một giao dịch không?

Có. Trường ghi chú trên mọi giao dịch đều hỗ trợ đính kèm tệp (ví dụ: bản sao hóa đơn, phiếu đóng gói, ảnh hư hỏng hoặc biên nhận đã ký). Bạn cũng có thể dùng thẻ hashtag trong ghi chú để gắn thẻ và lọc các giao dịch liên quan sau này.

Điều gì xảy ra nếu tôi cố xuất ra nhiều hàng hơn số lượng tôi đang có?

BoxHero sẽ cảnh báo rằng không đủ hàng để hoàn tất giao dịch. Bạn có thể hủy hoặc tiếp tục và để mặt hàng đó trở thành tồn kho âm.

Nếu số lượng kiểm kê thực tế của bạn khác với hệ thống, hãy dùng Điều chỉnh tồn kho để sửa số lượng trước, rồi ghi nhận Xuất kho.