Đơn hàng

Câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp về đơn đặt hàng mua, đơn bán hàng, hàng trả lại, và tùy chỉnh hóa đơn trong tính năng Mua & Bán của BoxHero.

---

Sự khác biệt giữa đơn đặt mua và đơn bán hàng là gì?

Một đơn đặt mua (PO) ghi lại các mặt hàng bạn đang mua từ nhà cung cấp. Một đơn bán hàng (SO) ghi lại các mặt hàng bạn đang bán cho khách hàng.

Cả hai đều được quản lý trong Mua hàng & Bán hàng tính năng, nhưng chúng ánh xạ đến các giao dịch tồn kho khác nhau: một PO tạo ra một Nhập kho khi hàng được nhận, trong khi một SO tạo ra một Xuất kho khi hàng được giao.

Các trạng thái đơn hàng khác nhau có nghĩa là gì?

Trạng thái đơn hàng được cập nhật tự động dựa trên số lượng của đơn hàng đã được nhận hoặc đã được giao.

Đơn đặt mua:

• Bản nháp — Đã tạo nhưng chưa gửi cho nhà cung cấp.

• Đã đặt hàng — Đã đặt và đang chờ giao hàng.

• Đã nhận một phần — Một số mặt hàng đã đến; số khác vẫn đang chờ.

• Đã nhận — Tất cả mặt hàng đã được nhận.

Đơn bán hàng:

• Bản nháp — Đã tạo nhưng chưa được xác nhận với khách hàng.

• Đã xác nhận — Đã được khách hàng xác nhận, nhưng chưa có mặt hàng nào được giao.

• Đã giao một phần — Một số mặt hàng đã được giao; số khác đang chờ.

• Đã giao — Tất cả mặt hàng đã được giao.

Mức tồn kho chỉ thay đổi khi hàng được nhận (PO) hoặc được giao (SO). Bản nháp và Đã đặt hàng/Đã xác nhận trạng thái không ảnh hưởng đến tồn kho.

Sự khác biệt giữa "Nhận/Giao một phần" và "Nhận/Giao tất cả" là gì?

Khi bạn mở một đơn đặt mua hoặc đơn bán hàng, bạn sẽ thấy hai nút:

• Nhận tất cả / Giao tất cả — Đánh dấu toàn bộ đơn hàng là Đã nhận hoặc Đã giao trong một bước và nhập hoặc xuất toàn bộ các mặt hàng cùng lúc.

• Nhận một phần / Giao một phần — Mở một màn hình giao dịch mới nơi bạn chọn địa điểm, nhập số lượng đã nhận hoặc đã giao, và chạm Gửi. Đơn hàng chuyển sang Đã nhận một phần hoặc Đã giao một phần, và bạn có thể lặp lại điều này cho đến khi mọi thứ được ghi nhận.

Tùy chọn "Nhập/Xuất kho mặt hàng ngay lập tức" có tác dụng gì?

Ô chọn này xuất hiện ở cuối màn hình tạo đơn hàng. Nếu bạn chọn nó trước khi lưu đơn hàng, BoxHero sẽ tạo đơn hàng và và nhập hoặc xuất hàng hóa trong một bước duy nhất — đơn hàng được tạo với một Đã nhận hoặc Đã giao trạng thái ngay lập tức. Bỏ chọn nếu bạn đang tạo đơn hàng trước và sẽ ghi nhận việc nhận hoặc giao hàng sau.

Làm cách nào để chọn địa điểm trong một đơn hàng?

Bạn không chọn địa điểm khi tạo chính đơn hàng. Địa điểm sẽ được chọn sau, khi hàng được nhận hoặc giao thông qua các giao dịch tồn kho (Nhập kho đối với đơn đặt mua, Xuất kho đối với đơn bán hàng).

Tôi có thể đính kèm tệp hoặc ghi chú vào đơn hàng không?

Có. Mỗi đơn hàng đều có một Ghi chú trường nơi bạn có thể thêm ghi chú nội bộ, điều khoản thanh toán, hướng dẫn đóng gói đặc biệt hoặc ghi chú từ nhà cung cấp. Ghi chú cũng hỗ trợ tệp đính kèm và hashtag.

Tôi có thể xuất chi tiết đơn hàng của mình không?

Có. Mở bất kỳ đơn hàng nào và nhấp vào ... menu ở góc trên bên phải. Từ đó bạn có thể:

• Xuất ra Excel — Tải dữ liệu đơn hàng để báo cáo hoặc kế toán.

• In PDF — Tạo một bản sao sạch sẽ của đơn đặt mua hoặc hóa đơn bán hàng.

• Gửi email — Gửi PO hoặc hóa đơn bán hàng trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc khách hàng của bạn mà không cần rời khỏi BoxHero.

Làm cách nào để thêm, chỉnh sửa hoặc xóa các tùy chọn thuế và giảm giá?

Quản lý các tùy chọn thuế và giảm giá trong Cài đặt > Đơn hàng. Từ đó, bạn có thể tạo tùy chọn mới, chỉnh sửa tùy chọn hiện có hoặc xóa các tùy chọn bạn không còn dùng nữa. Bạn cũng có thể áp dụng cùng một mức (ví dụ: 10%) cho tất cả mặt hàng trong một đơn hàng cùng lúc bằng hành động Áp dụng cho tất cả .

Nếu tôi cập nhật giá của một mặt hàng, các đơn hàng hiện có có bị ảnh hưởng không?

Không. Việc cập nhật giá mặt hàng không làm thay đổi các đơn hàng đã được tạo trước đó. Các đơn hàng hiện có sẽ giữ nguyên giá gốc tại thời điểm chúng được tạo.

Tôi đã cập nhật một đơn hàng, nhưng số lượng mặt hàng không thay đổi. Tại sao?

Nếu một đơn hàng đã có Nhập kho hoặc Xuất kho các bản ghi giao dịch được liên kết với nó, việc chỉnh sửa chính đơn hàng sẽ không cập nhật mức tồn kho. Bạn cũng cần chỉnh sửa giao dịch liên quan để điều chỉnh số lượng.

Làm cách nào để xử lý một mặt hàng bị trả lại?

Đối với hàng trả lại từ bán hàng, hãy mở đơn bán hàng gốc và nhấp + Thêm trả lại. Chọn mặt hàng được trả lại, nhập số lượng, chọn địa điểm nơi mặt hàng sẽ được nhập lại kho, và chạm Nhập kho để hoàn tất việc trả lại.

Bạn có thể xem tất cả các khoản trả lại đã ghi nhận trong tab Trả lại hoặc tìm mục Mặt hàng trả lại bên trong đơn bán hàng liên quan.

Tôi có thể ghi nhận đơn hàng bằng loại tiền tệ khác với tiền tệ của nhóm không?

Có. Mỗi đơn hàng được lưu bằng tiền tệ riêng của nó, trong khi báo cáo sẽ quy đổi tất cả sang đồng tiền hiển thị của nhóm bạn bằng tỷ giá hối đoái tại ngày lập báo cáo. Hãy đảm bảo các đơn hàng mới được tạo bằng đúng loại tiền tệ để các khoản được báo cáo không bị quy đổi ngoài ý muốn.

Tại sao các mặt hàng trả lại không hiển thị trong Báo cáo Bán hàng của tôi?

Hàng trả lại xuất hiện trong Báo cáo > Bán hàng dựa trên ngày trả hàngchứ không phải ngày bán ban đầu. Hãy đảm bảo ngày trả hàng nằm trong khoảng ngày bạn đang xem.

Tôi có thể tùy chỉnh đơn đặt mua và hóa đơn bán hàng của mình không?

Có. Bạn có thể cá nhân hóa bố cục và nội dung của đơn đặt mua và hóa đơn bán hàng bằng cách thêm hoặc xóa các trường. Hãy đi tới Cài đặt > Đơn hàng và cập nhật Bố cục in và Trường tùy chỉnh.

Mua hàng và Bán hàng