Achats et ventes
La fonctionnalité Achats et ventes rationalise l’ensemble du processus d’inventaire, de l’achat et de la réception à la vente et à l’expédition. Vous pouvez gérer vos commandes, suivre les stocks et analyser vos ventes.
Points clés
Gestion des commandes : Créer et gérer les bons de commande et les commandes clients.
Suivi du statut : Suivez l’avancement des commandes grâce à des statuts clairs.
Facturation : Envoyez les factures aux partenaires par e-mail ou exportez-les en PDF pour impression.
Articles groupés : Simplifiez les articles regroupés en créant des lots.
Tarification personnalisée : Définissez des prix personnalisés pour des commandes spécifiques et appliquez des taxes/remises.
Gestion des retours : Gérez les retours et les remboursements pour des commandes spécifiques.
Rapports de ventes : Analysez vos données de ventes grâce à des rapports détaillés.
Achats et ventes sont différents de Transactions de stock (Entrée, sortie, ajustement, déplacement de stock). Les deux fonctionnalités aident à gérer les quantités en inventaire, mais elles servent des objectifs différents.
Utilisez Achats et ventes quand vous avez besoin d’enregistrements d’achat ou de vente, de tarifs ou de factures.
Utilisez Transactions pour des mises à jour internes rapides qui ne nécessitent aucun document.
Achats
Allez à Achats et ventes > Achats pour créer et gérer les bons de commande.
Statut du bon de commande
Brouillon : La commande a été enregistrée, mais n’a pas encore été envoyée au fournisseur.
Commandé : La commande a été passée auprès du fournisseur.
Partiellement reçu : Certains articles sont arrivés, mais d’autres sont encore en attente.
Reçu : Tous les articles de la commande ont été reçus.
Lorsque vous créez un BC, il est immédiatement reflété dans votre Rapports de ventes (sauf pour les brouillons).
L’inventaire est mis à jour uniquement après la création du bon de commande et la Entrée de stock est terminée.
Brouillon ou Commandé → Aucun changement d’inventaire
Partiellement reçu ou Reçu → Inventaire mis à jour
Remarque : Les numéros de commande sont générés de manière séquentielle (par ex. PO-000107, PO-000108, …)
Ventes
Allez à Achats et ventes > Ventes pour créer et gérer les commandes clients.
Statut de la commande client
Brouillon : La commande a été enregistrée, mais n’a pas été confirmée.
Confirmé : La commande est confirmée, mais les articles n’ont pas encore été expédiés.
Partiellement expédié : Certains articles ont été expédiés ; d’autres sont encore en attente.
Expédié : Tous les articles ont été expédiés et livrés au client.
Astuce : Utilisez Rapports de ventes de BoxHero pour :
Suivre les indicateurs clés comme le prix de vente, la quantité et le bénéfice
Analyser les performances des ventes sur une période sélectionnée
Identifier les tendances et les opportunités de tarification
Retours
Vous pouvez simplifier les retours clients en les reliant directement à vos commandes clients d’origine.
Statut du retour
Demandé : La demande de retour a été initiée, mais les articles ne sont pas encore arrivés sur le site.
Partiellement reçu : Certains articles de la commande client d’origine sont arrivés, tandis que d’autres sont encore en attente.
Reçu : Tous les articles du retour ont été physiquement reçus et réintégrés à l’inventaire.
Option 1 : Créer un retour par numéro de commande
Utilisez cette méthode si vous avez le reçu ou la facture du client à portée de main.
Accédez à
Achats et ventes>Retoursdans la barre de navigation latérale.Cliquez sur + Créer un retour.
Entrez le numéro de commande client dans le champ de recherche. Le système affichera automatiquement les détails de l’article d’origine.
Sélectionnez les articles retournés et enregistrez la commande.
Option 2 : Créer un retour depuis la liste des ventes
Utilisez cette méthode si vous devez d’abord rechercher la transaction d’origine.
Allez à
Achats et ventes>Venteset localisez la commande spécifique que le client souhaite retourner.Cliquez sur la commande pour ouvrir la vue Détails .
Cliquez sur le + Créer un retour bouton sous la section «Articles retournés».
(Facultatif) Saisissez les détails du retour dans le champ mémo pour un meilleur suivi et une meilleure communication avec votre équipe.
Pour un guide détaillé sur la fonctionnalité Retours , consultez notre blog :
Paramètres des commandes
Vous pouvez envoyer vos commandes par e-mail, les imprimer ou les enregistrer au format PDF.
Ajoutez ou modifiez les informations des fournisseurs et des clients dans
Centre de données>Partenaires.Mettez à jour les informations de votre entreprise dans
Paramètres>Équipe.
A. Mise en page d’impression
Personnalisez les informations qui apparaissent sur vos bons de commande et vos factures de vente. Vous pouvez définir différents modèles de mise en page pour chaque type de document.
Aller à : Paramètres > Commandes > Mise en page d’impression
Paramètres de mise en page
Logo de l’entreprise — Ajoutez l’image de votre marque en haut à droite du document.
Libellés du document — Modifiez les termes affichés sur le document.
Titre du document (Bon de commande, facture, bon de préparation, bon de livraison)
Fournisseur (Vendeur, Vendeur, De)
Destinataire (Client, Facturer à, Expédier à, Acheteur)
Options d’affichage — Choisissez les champs à inclure sur le document.
Options disponibles : Photos des articles, SKU, code-barres, tarification, mémo
Attributs de l’article : Sélectionnez les attributs d’article à afficher dans la section des détails de l’article du document.
B. Champs personnalisés
Si vous avez besoin de champs supplémentaires, comme l’adresse e-mail d’une personne de contact ou les coordonnées bancaires, vous pouvez ajouter des champs personnalisés lors de la création d’un bon de commande ou d’une commande client.
Si vous utilisez fréquemment les mêmes champs, enregistrez-les comme modèle.
Aller à : Paramètres > Achats et ventes > Champs personnalisés pour ajouter un nouveau champ personnalisé, et tous les champs enregistrés ainsi que leurs valeurs apparaîtront automatiquement chaque fois que vous créerez une nouvelle commande.
Les paramètres des champs personnalisés s’appliquent au niveau de l’équipe, donc tous les membres de l’équipe verront les mêmes champs. Assurez-vous de définir les valeurs par défaut uniquement pour les informations qui doivent être partagées à l’échelle de l’équipe.
C. Taxes
Vous pouvez appliquer des taxes à vos commandes et choisir la manière dont elles sont calculées :
Incluses : La taxe est déjà incluse dans le prix de l’article.
Excluses : La taxe s’ajoute au prix de l’article.
Si vous appliquez régulièrement le même taux de taxe à vos commandes, vous pouvez le définir comme par défaut.
D. Remises
Vous pouvez également appliquer des remises à vos commandes :
Remise en pourcentage (par ex. -10 %)
Remise fixe (par ex. -5 $)
Remarque : Lorsque les deux taxes et remises sont appliquées, les remises sont calculées en premier, puis les taxes.
Listes de prix
Les listes de prix vous permettent d’enregistrer différents prix pour des clients spécifiques, des promotions ou des accords spéciaux. En plus de votre coût et de votre prix de vente par défaut, vous pouvez créer des grilles tarifaires supplémentaires et les appliquer lors de la création d’un bon de commande ou d’une commande client.
Vous pouvez créer une liste de prix sous Centre de données > Listes de prix.
Les listes de prix peuvent être configurées séparément pour les achats et les ventes. Ajoutez les prix des articles manuellement ou importez-les tous en une seule fois à l’aide d’un fichier Excel.
Remarque : Les articles non inclus dans la liste de prix sélectionnée afficheront un prix unitaire de 0 lorsque la liste sera appliquée à une nouvelle commande.
Lorsque vous créez une commande, cliquez sur le champ Prix unitaire pour choisir une liste de prix. Si vous passez à une autre liste de prix pendant la modification, les prix unitaires seront mis à jour en fonction de celle que vous avez sélectionnée.
Si vous souhaitez voir le coût ou le prix de vente par défaut d’un article lors de la création d’une commande, vous pouvez ajuster vos paramètres d’affichage.
Allez à Paramètres > Équipe, et sous Paramètres d’affichage, choisissez Coût, Prix, Tous les attributs. Cela affiche les prix enregistrés de l’article ainsi que tous ses attributs.
Foire aux questions (FAQ)
J’ai mis à jour une commande, mais la quantité de l’article n’a pas changé.
Jsi la commande contient déjà des enregistrements de Entrée de stock ou Sortie de stock la mise à jour de la commande elle-même ne modifiera pas les niveaux de stock. Pour mettre à jour les quantités d’articles, vous devez également modifier les Entrée de stock ou Sortie de stock transactions associées.
Quelle est la différence entre Achats et ventes et Transactions de stock ?
Flux de travail
Créez d’abord une commande (B.C. ou C.C.), puis traitez-la à l’expédition ou à l’arrivée.
Mettez immédiatement à jour les niveaux de stock en sélectionnant un article et en saisissant la quantité.
Méthode
Liez les changements d’inventaire à des commandes spécifiques pour un meilleur suivi.
Utilisez Entrée de stock pour les arrivées et Stock de sortie pour les expéditions.
Objectif
Gestion des commandes avec mises à jour d’inventaire en temps réel.
Ajustements manuels des stocks et niveaux de quantité simples.
Comment sélectionner un emplacement dans une commande ?
Vous ne choisissez pas d’emplacement lors de la création de la commande. Les emplacements sont sélectionnés lorsque les articles sont reçus ou expédiés via des transactions de stock (c.-à-d. Entrée de stock et Sortie de stock).
Si je mets à jour le coût ou le prix de vente d’un article, cela modifiera-t-il les montants des commandes existantes ?
Non, la mise à jour des prix des articles ne non modifie aucune commande déjà créée. Les commandes existantes conservent leurs prix d’origine.
Comment supprimer les options de taxe ou de remise ?
Vous pouvez gérer les options de taxe et de remise dans Paramètres > Commandes.
Pourquoi les articles retournés n’apparaissent-ils pas dans mon rapport de ventes ?
Les retours sont reflétés dans vos Rapports > Ventes en fonction de la date de retour. Assurez-vous que la date de retour se situe dans la plage de dates que vous consultez.
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