Guía de compra de software de seguimiento de activos: Qué tener en cuenta
Llevar el control de los activos empresariales de forma manual—ya sea con papel y bolígrafo o con hojas de Excel—deja demasiado margen para errores. Es fácil contar mal, omitir algo o registrar una cifra incorrecta. Con el tiempo, estos pequeños errores pueden acumularse y causar problemas mayores que afectan las operaciones diarias.
Por eso cada vez más empresas recurren al software de seguimiento de activos. Este registra automáticamente la ubicación y la cantidad de herramientas, equipos e inventario. Ya sea mediante escaneo de códigos de barras o tecnología RFID, el software adecuado puede reducir errores y ahorrar tiempo al controlar tus activos importantes.
En esta guía, analizaremos las características clave que debes considerar al elegir el mejor software de seguimiento de activos para tu empresa.
¿Qué es el software de seguimiento de activos?
El software de seguimiento de activos se refiere a las herramientas que te ayudan a monitorear activos físicos en distintas ubicaciones. Según el tipo de negocio, se pueden usar diferentes tecnologías de seguimiento:
- Escaneo de códigos de barras: Uno de los métodos más comunes para el seguimiento de activos. Lo vemos en acción en los supermercados: cada escaneo actualiza el inventario en tiempo real.
- RFID (Identificación por radiofrecuencia): Usa etiquetas pequeñas que se pueden leer a distancia. Es útil para rastrear grandes volúmenes de artículos rápidamente, incluso sin contacto visual directo.
- Seguimiento por GPS: Comúnmente utilizado para activos de alto valor, como autos de alquiler o equipos de oficina que se prestan.
- Códigos QR: Similares a los códigos de barras, pero pueden contener más información. Se usan para hacer un seguimiento más detallado de los artículos.
Según Market Research, se espera que la industria del software de seguimiento de activos duplique su valor en los próximos ocho años, lo que refleja lo importante que se está volviendo este tipo de tecnología en todos los sectores.
Sectores que dependen del software de seguimiento de activos
El seguimiento de activos se utiliza en más lugares de lo que imaginas. Lo ves cada vez que alguien escanea un código de barras. Las etiquetas de seguridad en tiendas para evitar robos son un tipo de tecnología RFID. Empresas de diversos sectores utilizan software de seguimiento de activos para controlar equipos importantes.
Salud
Verás software de seguimiento, incluida tecnología RFID, cada vez que visites un centro de salud. Los localizadores GPS son comunes en equipos especializados, ya que los hospitales deben saber siempre dónde se encuentra un equipo en caso de emergencia. Las enfermeras escanean pulseras de pacientes antes de administrar medicamentos, lo cual reduce errores y mantiene los registros actualizados. Estos sistemas también ayudan a prevenir la pérdida o robo de medicinas y suministros.
Empresas de alquiler
Los servicios de alquiler, como autos, maquinaria de construcción o productos electrónicos, suelen usar GPS para proteger sus activos valiosos. Por ejemplo, las empresas de alquiler de autos rastrean vehículos en tiempo real para prevenir robos. Los negocios de alquiler de equipos hacen lo mismo con artículos costosos como excavadoras, generadores o laptops prestadas a clientes.
Cadena de suministro
El software de seguimiento juega un papel clave en la cadena de suministro. Los fabricantes usan GPS o RFID para monitorear materias primas entre proveedores y almacenes. Los servicios de entrega usan estas herramientas para mostrar a los clientes la ubicación exacta de sus pedidos—como cuando recibes notificaciones de que tu paquete está por llegar. Todo eso es posible gracias al seguimiento de activos.
Beneficios del software de seguimiento de activos
El software de seguimiento de activos ofrece beneficios claros y prácticos para empresas de todos los tamaños. Existen soluciones personalizadas para pequeñas empresas, así como opciones robustas para grandes corporaciones que manejan envíos en volumen.
Evitar desabastecimientos
Uno de los beneficios más importantes es la capacidad de evitar quedarse sin stock. Al saber siempre qué tienes disponible, es menos probable decepcionar a tus clientes, tanto en tienda como en línea. Los clientes fieles quieren poder comprar sus productos favoritos sin contratiempos. Los compradores online no quieren recibir un correo diciendo que recibirán un reembolso en lugar de su pedido. El seguimiento en tiempo real evita estas situaciones.
Durante temporadas de alta demanda o promociones, contar con una visión precisa del inventario te ayuda a satisfacer la demanda y no perder ventas. Si anuncias una promoción y luego no tienes suficiente stock, no solo pierdes ingresos—también arriesgas perder clientes a largo plazo. Las Alertas de Bajo Stock te pueden avisar antes de que te quedes sin productos clave.
Precisión del inventario
Estas herramientas también reducen los errores que suelen ocurrir con conteos de inventario manuales. Cada vez que se mueve, vende o repone un artículo, el sistema se actualiza automáticamente, por lo que siempre sabes qué hay disponible.
Esto resulta especialmente útil antes de una gran venta o temporada alta. Saber qué tienes en el almacén te brinda cifras confiables con las que tomar decisiones, sin pérdidas ni frustración para tus clientes.
Ahorro de costos
Aunque el software de seguimiento tiene un costo inicial, suele pagarse solo con el tiempo al ayudarte a evitar desperdicios y gastos innecesarios. Un inventario preciso permite detectar robos o pérdidas (shrinkage) a tiempo y tomar medidas correctivas. También ayuda a evitar sobrepedidos o dejar que productos perecederos caduquen en los estantes.
Transparencia
Por último, una visión clara de tu cadena de suministro te permite responder rápidamente a las preguntas de los clientes y establecer expectativas realistas sobre entregas o reposiciones—algo que los compradores de hoy realmente valoran.
Características clave que debe tener un software de seguimiento de activos
1. Seguimiento en tiempo real
El seguimiento en tiempo real te mantiene informado sobre la ubicación de tus artículos y cuánto stock tienes en cada momento. Herramientas como escáneres de códigos de barras, etiquetas RFID o códigos QR pueden ofrecer datos en vivo para detectar rápidamente problemas como faltantes de inventario.
También te ayuda a identificar patrones a lo largo del tiempo. Por ejemplo, si ciertos productos se venden más durante ciertas temporadas o eventos, puedes planificar con antelación. Estos análisis te ayudan a decidir qué productos promocionar o cuáles reservar. Analizar datos en tiempo real es una excelente forma de maximizar beneficios
BoxHero
2. Herramientas de informes
Asegúrate de que el software que elijas facilite el análisis del inventario. Esto te permite generar resúmenes, identificar tendencias y comprender lo que los datos realmente significan. Algunos programas incluyen funciones de informes personalizables, lo cual es especialmente útil para pronosticar la demanda, reabastecer a tiempo y reducir los pedidos excesivos.
Como dijo el experto en gestión Peter Drucker: “No se puede mejorar lo que no se mide”.
3. Facilidad de uso
El software debe ajustarse al nivel técnico de tu equipo. No querrás acabar con una herramienta demasiado complicada: podrían ocurrir errores, lo que afectaría la fiabilidad de los datos de inventario.
Asegúrate de que sea intuitivo y accesible para diferentes miembros del equipo. Si es posible, solicita una demostración del producto para probarlo antes de tomar una decisión.
4. Accesibilidad
Muchas herramientas modernas ofrecen acceso móvil y basado en la nube, para que puedas consultar tu inventario estés donde estés. Las funciones móviles permiten ver la información desde tu teléfono o tablet cuando estás fuera de la oficina.
La flexibilidad en la nube también permite que tú y tu equipo trabajen desde distintas ubicaciones y se mantengan sincronizados en todo momento.
5. Opciones de compra
La mayoría del software de seguimiento se ofrece como compra única o por suscripción.
- Las compras únicas pueden resultar más económicas a largo plazo, pero solo si el software se ajusta bien a tus necesidades. Verifica si el soporte al cliente sigue disponible tras la compra (así evitarás arrepentirte más adelante).
- Las suscripciones suelen tener un costo inicial más bajo y ofrecen mayor flexibilidad. Esta opción es ideal para quienes desean probar el software antes de comprometerse. Algunos programas no ofrecen planes de suscripción, pero aun así pueden permitirte probar una demo para evaluarlo previamente.
Cómo elegir el mejor software de seguimiento de activos
Rhonda Abrams de USA Today lo dijo muy bien:
“El inventario es simplemente dinero en otra forma.”
Esa es una buena forma de verlo. Así como no dejarías pilas de dinero sin contabilizar, tampoco deberías hacerlo con tu inventario. Elegir el sistema de seguimiento adecuado ayuda a proteger esa inversión.
Cada empresa es diferente, por eso tu sistema de seguimiento debe adaptarse a tus necesidades específicas. Antes de comparar herramientas, considera estos aspectos básicos:
- ¿Cuál es tu presupuesto?
- ¿Qué experiencia técnica tienen tú y tu equipo?
- ¿Necesitas acceso desde múltiples dispositivos o ubicaciones?
Escaneo de códigos de barras vs. RFID: ¿Cuál es la diferencia?
Ambas tecnologías son ampliamente utilizadas, pero funcionan de manera diferente. Y la mejor opción depende del funcionamiento de tu negocio.
▶︎ Escaneo de códigos de barras
Los sistemas de código de barras son la opción preferida para muchas pequeñas empresas. Son asequibles, fáciles de implementar y sencillos de usar por los empleados. Además, la mayoría de los sistemas pueden integrarse con las herramientas de inventario que ya utilizas.
Sin embargo, también hay algunas desventajas:
• Los recuentos de inventario pueden llevar tiempo, especialmente si hay muchos artículos pequeños.
• Los códigos de barras pueden desgastarse o volverse ilegibles con el tiempo (por uso constante o condiciones ambientales).
▶︎ Seguimiento por RFID
La tecnología RFID (Identificación por radiofrecuencia) permite rastrear inventario masivo sin necesidad de contacto visual directo. La etiqueta RFID no necesita estar justo frente al escáner: incluso a distancia, se pueden escanear varios artículos al mismo tiempo. Esto agiliza los conteos en estanterías altas o áreas de difícil acceso. Además, las etiquetas suelen ser más duraderas que los códigos de barras.
No obstante, también hay inconvenientes frente al escaneo de códigos de barras:
• Aunque las etiquetas son más resistentes, pueden verse afectadas por factores ambientales (como la humedad) o ciertos materiales.
• Es una herramienta potente, pero puede resultar excesiva para una pequeña empresa.
Código de barras vs. RFID: Elige la tecnología adecuada
Tómate el tiempo para evaluar lo que necesita tu negocio antes de adquirir un software de seguimiento de activos.
Las pequeñas empresas con inventario limitado suelen beneficiarse del escaneo de códigos de barras. Esto incluye tiendas minoristas que buscan una solución económica con necesidades básicas de seguimiento.
RFID es una opción interesante si manejas grandes volúmenes de inventario. También es conveniente para quienes tienen existencias en lugares de difícil acceso, como almacenes altos con estantes hasta el techo. RFID es ideal para quienes tienen un mayor presupuesto y mayor cantidad de artículos.
BoxHero
La solución adecuada para el seguimiento de activos marca la diferencia
El software de seguimiento de activos correcto te ayuda a mantener el control. La visibilidad en tiempo real garantiza que siempre sepas lo que tienes en stock y lo que necesitas pedir. Las herramientas de informes y el análisis de datos te permiten detectar tendencias y hacer pronósticos precisos.
Busca funciones que se adapten al tamaño y operación de tu empresa, y asegúrate de que el sistema sea fácil de usar, accesible para tu equipo y lo suficientemente flexible como para crecer con tu negocio.
Lo más importante: dedica tiempo a evaluar tus necesidades antes de elegir una solución.
¿Escaneo de código de barras para una tienda minorista? ¿Seguimiento RFID para un almacén con alto volumen?
El seguimiento de activos no es algo estándar para todos, y el mejor software es aquel que simplifica tu día, en lugar de añadirte más tareas.
¿Quieres ver cómo BoxHero puede ayudar a tu negocio?
Contáctanos para una demo gratuita y te mostraremos cómo nuestro sistema permite a los equipos rastrear inventario valioso en tiempo real.
