No es una exageración decir que la gestión de almacenes de productos es el núcleo de un modelo de negocio eficiente. Aunque pueda parecer obvio, gestionar correctamente el inventario es esencial para el funcionamiento fluido de una empresa. Hospitales, centros comerciales y gimnasios son solo algunos ejemplos de negocios que se benefician directamente de una gestión de inventario eficaz.

Existen diversas soluciones para gestionar inventarios, pero muchas personas siguen experimentando dificultades y confusión en el proceso.

Gestión de inventario manual

A simple vista, la gestión manual de inventario puede parecer anticuada. Sin embargo, algunas empresas siguen optando por verificar las características de cada producto, contar y registrar manualmente las cantidades, principalmente debido a presupuestos limitados y a la molestia que representa otra sesión de capacitación en sistemas de inventario.

Gestión de inventario con Excel

Las hojas de cálculo de Excel son ampliamente utilizadas para la gestión de inventarios, y existen muchas plantillas disponibles en línea. También hay varios servicios que permiten importar archivos de Excel con datos de inventario y visualizar la información. Sin embargo, estos servicios suelen estar limitados a usuarios que ya están familiarizados con Excel o que tienen conocimientos avanzados en programas informáticos.

¿Qué características clave debe tener una solución de gestión de inventario?

Cualquier solución de gestión de inventario debe ser fácil de usar. No es sencillo encontrar una herramienta universal que se adapte a todos los entornos laborales o características de negocio, pero al menos debería cumplir con los siguientes requisitos:

Facilidad de uso

La entrada sencilla de datos, como movimientos de entrada y salida de inventario y especificaciones de productos, reduce el tiempo invertido, el esfuerzo y la frecuencia de errores.

Acceso a datos en tiempo real desde cualquier lugar

No importa cuánto tiempo, esfuerzo o dinero se invierta en la gestión de inventario si no se puede acceder fácilmente a los datos. Necesitas una plataforma que garantice acceso a datos de inventario en vivo y que permita registrar órdenes de almacén sin importar la ubicación o el horario.

Transparencia en la gestión de inventario

¿Qué pasaría si alguien modifica los datos del inventario, sea intencionadamente o por error? ¿Seguirías confiando en la solución? La transparencia es clave para mantener la fiabilidad del sistema.

BoxHero permite una gestión de inventario sencilla y transparente

Una vez que registras las especificaciones de los productos e ingresas los movimientos de entrada y salida, BoxHero se encarga del resto. Como propietario del negocio, puedes dedicar el tiempo que ahorras a hacer crecer tu empresa o a tareas realmente importantes.

1. Sistema simplificado para gestionar entradas y salidas de inventario

Utiliza la función de entrada/salida de inventario simplificada de BoxHero. Tras registrar tus productos con sus propiedades e imágenes, podrás gestionarlos sin errores y consultar fácilmente el estado en tiempo real de todo el inventario.

¿Tienes demasiados productos para manejar? La función de escaneo de códigos de barras te permite encontrar el producto exacto con un solo clic. Además, con la app móvil de BoxHero no necesitas un escáner adicional, ya que puedes usar la cámara del dispositivo. ¿Tu producto no tiene código de barras? BoxHero genera uno automáticamente con solo un clic.

2. Aumenta la eficiencia del trabajo en equipo

BoxHero permite la colaboración en la gestión de inventario en tiempo real. Puedes establecer diferentes niveles de acceso para cada miembro del equipo y así mejorar la eficiencia operativa. Tú y tu equipo pueden gestionar el inventario desde cualquier lugar y en cualquier momento. Lo mejor de todo es que sus funciones intuitivas lo hacen fácil de usar para todos, sin necesidad de largas capacitaciones.

3. Menos errores, mayor precisión

Si registras correctamente los datos de entrada/salida de productos, BoxHero organiza automáticamente todo el historial de movimientos. Puedes verificar pedidos pendientes y analizar rápidamente los cambios en los niveles de inventario para evitar faltantes imprevistos que afecten tus ganancias.

Además, cada vez que ocurre una transacción, se actualiza automáticamente el historial transparente en la app de BoxHero. Esta automatización elimina errores humanos y facilita la corrección de discrepancias. Puedes filtrar el historial por usuario o tipo de transacción. Los datos originales de cada movimiento se respaldan automáticamente en el sistema, permitiendo su recuperación cuando sea necesario.

4. Importa fácilmente tus archivos de Excel a BoxHero

BoxHero permite registrar múltiples movimientos de inventario mediante la importación/exportación de archivos Excel. Por ejemplo, si administras una tienda en línea, puedes descargar el historial de pedidos y envíos en Excel y transferirlo a BoxHero de una sola vez.

5. Usa BoxHero en cualquier momento y lugar

BoxHero está disponible en versión móvil y de escritorio, lo que permite una gestión fluida tanto en la oficina como en terreno. Cuando estás fuera, puedes escanear productos con la cámara del móvil para consultar datos en tiempo real. En la oficina, puedes revisar los niveles de stock y hacer inventarios al mismo tiempo. Toda la información ingresada en campo se sincroniza en tiempo real con los demás miembros del equipo, por lo que no es necesario validar los datos nuevamente al preparar reportes de inventario o análisis de negocio.