12 KPIs Esenciales de la Cadena de Suministro que Debes Medir

¿Estás constantemente lidiando con niveles de inventario, plazos de entrega ajustados o el aumento de los costos y las interrupciones en la cadena de suministro? No estás solo: el 57 % de las empresas encuestadas por Statista reportan desafíos similares.
Gestionar tu cadena de suministro de manera eficiente no es opcional. Pero ¿cómo evaluar su desempeño? Los indicadores clave de rendimiento (KPIs) proporcionan los insights que necesitas. Estos sólidos métricos actúan como una boleta de calificaciones de tu cadena de suministro, dándote una visión clara de lo que funciona bien y lo que necesita mejoras.
En este artículo, discutiremos 12 KPIs esenciales de la cadena de suministro que te permitirán tomar decisiones informadas, basadas en datos, y optimizar tus operaciones.

¿Qué son los KPIs y por qué son importantes en la gestión de la cadena de suministro?

Los KPIs o indicadores clave de rendimiento son valores medibles que rastrean el desempeño de una empresa, proporcionando información esencial para la toma de decisiones. Piénsalos como un panel de control en tiempo real para tu cadena de suministro, mostrando qué tan bien funcionan sus diferentes componentes y dónde se necesitan ajustes.

Así es como los KPIs pueden servir a tu negocio:
Identificar fortalezas: Descubre lo que tu cadena de suministro hace bien y capitaliza estas áreas para maximizar la eficiencia.
Destacar debilidades: Identifica áreas problemáticas, brechas e ineficiencias. Desarrolla estrategias para mejorarlas.
Impulsar la mejora: Usa insights basados en datos para optimizar procesos, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente.

“Desde mi perspectiva, elegir métricas y KPIs relevantes y equilibrados es fundamental para una comprensión matizada del desempeño de nuestra cadena de suministro. Por ejemplo, en nuestras operaciones, priorizamos un cuadro de mando equilibrado que incluye entrega a tiempo, costo por unidad, tasas de defectos de calidad y flexibilidad de la cadena de suministro. Este enfoque asegura que no nos enfoquemos excesivamente en la reducción de costos a expensas de la calidad o los tiempos de entrega.”

—Stephanie Cannon, SVP, Operations Excellence and Collaborative Innovation

12 KPIs Esenciales de la Cadena de Suministro

Echemos un vistazo a 12 KPIs de la cadena de suministro uno por uno:

1. Perfect Order Rate
2. Order Fill Rate
3. Freight Bill Accuracy
4. Freight Cost Per Unit
5. Inventory Turnover
6. Inventory to Sales Ratio
7. Days Sales Outstanding (DSO)
8. Days Inventory Outstanding (DIO)
9. Backorder Rate
10. Customer Order Cycle Time
11. Return Rate (Rate of Returns)
12. Cash-to-cash Cycle Time

1. Perfect Order Rate

La tasa de pedido perfecto evalúa el porcentaje de pedidos completados sin errores: a tiempo, completos y sin daños ni errores de documentación. Esto significa:
A tiempo: El pedido debe entregarse dentro del plazo acordado con el cliente.
Completo: El pedido debe incluir todos los artículos solicitados por el cliente.
Sin daños: Los artículos deben llegar en buen estado, sin daños.
Documentación adecuada: El pedido debe incluir la documentación correcta, como facturas, albaranes y cualquier otro documento necesario para asegurar el cumplimiento y facilitar el procesamiento.

Se calcula usando la fórmula:

Ejemplo: Si tu empresa completa correctamente 900 de 950 pedidos, la tasa de pedido perfecto es:
(900 / 950) × 100 = 94,74 %
Una tasa alta significa clientes satisfechos, menos devoluciones y menores costos operativos. Las empresas de alto rendimiento apuntan a una tasa de pedido perfecto del 95 % o superior.

Cómo mejorar:
Para mejorar tu tasa de pedido perfecto, optimiza los procesos de cumplimiento, realiza rigurosos controles de calidad y asegúrate de una gestión precisa del inventario. Mejorar la comunicación entre los equipos de ventas, inventario y cumplimiento, y aprovechar la tecnología para la automatización y el seguimiento en tiempo real, también puede aumentar significativamente la eficiencia y reducir errores.

Consejo de experto:
Apunta a la perfección, pero equilibra esto con la rentabilidad para garantizar la sostenibilidad. Una tasa de pedido perfecto del 100 % puede no ser factible ni económicamente viable para todos los negocios. La clave es encontrar el punto óptimo que maximice la satisfacción del cliente mientras optimizas los costos operativos.

2. Order Fill Rate

La tasa de cumplimiento de pedidos es el porcentaje de pedidos de clientes que puedes completar completamente con el inventario disponible, sin pedidos pendientes o ventas perdidas. Es un indicador esencial de qué tan bien tu inventario satisface la demanda del cliente.

Ejemplo: Si una empresa recibe 100 pedidos y completa 95 con el inventario disponible, su tasa de cumplimiento sería:
(95 / 100) × 100 = 95 %
Una tasa alta reduce la frustración del cliente mientras espera artículos en pedido pendiente y mejora la percepción general del servicio.

Mantener una alta tasa requiere una gestión cuidadosa del inventario. Sin embargo, con el costo de alquiler de almacenes aumentando un 11,8 % en los 12 meses hasta junio de 2023, es crítico equilibrar los niveles de inventario con los costos de almacenamiento.

Cómo mejorar:

• Usa mejores herramientas de previsión para alinear los niveles de inventario con la demanda anticipada.
• Implementa sistemas sólidos de gestión de inventario para rastrear niveles de stock y automatizar procesos de reabastecimiento.
• Desarrolla relaciones sólidas con proveedores para asegurar el reabastecimiento oportuno y manejar interrupciones en la cadena de suministro.

3. Freight Bill Accuracy

En el mundo de la gestión de la cadena de suministro, cada centavo cuenta. La precisión en facturación de transporte mide con qué frecuencia tus facturas de transporte coinciden con los términos acordados con tus transportistas, asegurando que no estés pagando de más por los servicios de envío. Además, garantiza que las facturas estén libres de errores, como discrepancias en peso, clasificación y cargos.

Así es como se calcula:

Un informe de enVista revela que solo una de cada 10 facturas de transporte está libre de errores, lo que destaca problemas generalizados que pueden generar costos innecesarios y disputas de pago.

Cómo mejorar:

• Implementa sistemas automatizados de auditoría. Usa software que compare automáticamente las facturas con las tarifas contratadas y detecte discrepancias.
• Revisa periódicamente los contratos con los transportistas. Asegúrate de que todo el personal involucrado en los envíos conozca las tarifas y términos actuales.
• Capacita al personal en documentación correcta. La documentación precisa en el punto de envío puede prevenir discrepancias posteriores.
• Usa análisis de datos. Identifica tendencias en las facturas de transporte para descubrir problemas recurrentes o posibles áreas de negociación con los transportistas.

4. Freight Cost Per Unit

El costo de transporte por unidad mide el costo promedio de transporte para enviar una unidad de producto. Este KPI te ayuda a comprender la eficiencia de tus operaciones de envío y su impacto en el costo total del producto.

Ejemplo: Si una empresa gasta $10 000 en transporte para enviar 5 000 unidades, el costo por unidad sería:
$10 000 / 5 000 = $2 por unidad.

Reducir eficientemente los costos de transporte por unidad puede mejorar significativamente la rentabilidad.

Cómo mejorar:

• Rediseña el embalaje para reducir peso y tamaño sin comprometer la seguridad del producto.
• Combina múltiples pedidos en un solo envío siempre que sea posible para beneficiarte de economías de escala.
• Negocia mejores tarifas con los transportistas. Usa el volumen de tus envíos como palanca para obtener mejores precios.
• Implementa la optimización de rutas. Usa software para planificar las rutas de entrega más eficientes.
• Considera centros de distribución regionales si tu empresa tiene una amplia distribución geográfica.

5. Inventory Turnover

La rotación de inventario mide cuántas veces el inventario de una empresa se vende y se reemplaza durante un período específico, normalmente un año. Indica qué tan eficientemente una empresa gestiona su stock.

Alternativamente:

Ejemplo: Si una empresa tiene un inventario promedio de $100 000 y un costo anual de bienes vendidos de $500 000, la rotación sería:
$500 000 / $100 000 = 5 veces al año.

Esto significa que el inventario se vende y repone completamente cinco veces al año. Una alta rotación indica ventas fuertes y una gestión eficiente del inventario. Por el contrario, una rotación baja puede sugerir exceso de stock o baja demanda, lo que inmoviliza recursos valiosos y puede aumentar los costos de almacenamiento.

Cómo mejorar:

• Implementa inventario justo a tiempo (JIT). Ordena stock solo cuando sea necesario para reducir costos de almacenamiento.
• Usa previsiones de demanda basadas en datos históricos y tendencias del mercado para predecir mejor la demanda futura.
• Enfócate en artículos de alta rotación y considera eliminar productos de baja rotación.
• Realiza análisis ABC. Clasifica los artículos según su valor y rotación para centrarte en los más importantes.
• Considera el dropshipping. Para algunos productos, que los proveedores envíen directamente a los clientes puede reducir los costos de almacenamiento.

Read more: How to Calculate Inventory Turnover

6. Inventory to Sales Ratio

La relación inventario/ventas mide la cantidad de inventario que una empresa mantiene en comparación con las ventas realizadas. Este ratio ayuda a evaluar si los niveles de inventario son apropiados en relación con el volumen de ventas.

Ejemplo: Si una empresa tiene un inventario promedio de $500 000 y ventas mensuales promedio de $1 000 000, la relación sería:
$500 000 / $1 000 000 = 0,5 o 50 %.

Un ratio más bajo generalmente indica una gestión eficiente del inventario, mientras que un ratio alto puede sugerir sobrestock.

Cómo mejorar:
Todas las recomendaciones para mejorar la rotación de inventario también ayudan a mejorar este indicador, como implementar previsiones de demanda, inventario JIT, optimizar puntos de reorden y realizar auditorías periódicas.

7. Days Sales Outstanding (DSO)

Los días de cobro (DSO) miden el número promedio de días que tarda una empresa en cobrar el pago después de una venta. Es un indicador clave de la eficiencia en cuentas por cobrar y la salud financiera general.

Ejemplo: Si una empresa tiene $500 000 en cuentas por cobrar y $1 500 000 en ventas a crédito durante un período de 90 días, el DSO sería:
($500 000 / $1 500 000) × 90 = 30 días.DSO is crucial for understanding a company's cash flow and working capital management. A lower DSO indicates that a company is collecting payments quickly, which is generally better for cash flow. 

Un DSO bajo indica que la empresa cobra rápidamente, lo cual mejora el flujo de caja.

Cómo mejorar:

• Envía facturas rápidamente y asegúrate de que sean claras y precisas.
• Facilita el pago ofreciendo múltiples métodos y descuentos por pronto pago.
• Establece procesos sistemáticos y recordatorios para el seguimiento de pagos atrasados.

8. Days Inventory Outstanding (DIO)

Los días de inventario en mano (DIO) miden el número promedio de días que una empresa mantiene su inventario antes de venderlo. Este KPI indica qué tan eficientemente se gestionan los niveles de inventario.

Ejemplo: Si una empresa tiene un inventario promedio de $500 000 y un costo de bienes vendidos de $2 000 000 en un período de 365 días, el DIO sería:
($500 000 / $2 000 000) × 365 = 91,25 días.

Un DIO bajo es preferible, ya que indica que la empresa rota su inventario rápidamente, lo que sugiere una gestión eficiente y mejor flujo de caja.

Cómo mejorar:
Implementa JIT, optimiza la mezcla de productos, considera el dropshipping o el cross-docking y realiza auditorías periódicas.

9. Backorder Rate

La tasa de pedidos pendientes mide el porcentaje de pedidos que no pueden cumplirse cuando el cliente los realiza debido a la falta de inventario. Indica con qué frecuencia una empresa no puede satisfacer la demanda inmediata de los clientes.

Ejemplo: Si una empresa recibe 1 000 pedidos en un mes y 50 de ellos no pueden cumplirse de inmediato por falta de stock, la tasa sería:
(50 / 1 000) × 100 = 5 %.

Una tasa alta puede generar insatisfacción del cliente, ventas perdidas e incluso pérdida de clientes. La buena noticia es que la tecnología está facilitando el seguimiento de los niveles de inventario.

Cómo mejorar:

• Mantén un inventario de seguridad para artículos populares que cubra picos inesperados de demanda.
• Configura notificaciones automáticas de reorden cuando el stock llegue a un nivel específico para evitar quiebres.
• Implementa sistemas como BoxHero que brinden información actualizada del inventario en todos los canales de venta.
• Si los pedidos pendientes son inevitables, informa al cliente sobre la disponibilidad esperada para gestionar sus expectativas.

10. Customer Order Cycle Time

El tiempo de ciclo de pedido del cliente es el tiempo total desde que un cliente realiza un pedido hasta que recibe el producto. Este KPI mide la eficiencia y capacidad de respuesta del proceso de cumplimiento.

Este indicador abarca todo el proceso de cumplimiento, incluyendo procesamiento, preparación, embalaje y envío.

Ejemplo: Si un cliente realiza un pedido el 1 de mayo y lo recibe el 5 de mayo, el tiempo de ciclo sería:
5 de mayo - 1 de mayo = 4 días.

Una encuesta mostró que más del 50 % de los clientes demandan tiempos de respuesta más rápidos. Esto refleja que las expectativas de entrega rápida son altas, por lo que el tiempo de ciclo debe ser lo más corto posible para asegurar la satisfacción del cliente y fomentar la recompra.

Cómo mejorar:

• Automatiza los procesos de ingreso y verificación de pedidos para reducir el tiempo de procesamiento.
• Usa técnicas como el picking por lotes o por zonas para aumentar la eficiencia.
• Utiliza software que determine el centro de distribución más eficiente para cada pedido y la mejor ruta de entrega.
• Trabaja con transportistas para mejorar la velocidad de envío y considera usar múltiples proveedores para diferentes regiones.

11. Return Rate (Tasa de Devoluciones)

La tasa de devoluciones mide el porcentaje de productos vendidos que son devueltos por los clientes. Indica la satisfacción del cliente con los productos y la precisión de las descripciones.

Ejemplo: Si una empresa vende 1 000 unidades en un mes y recibe 50 devoluciones, la tasa sería:
(50 / 1 000) × 100 = 5 %.

Las tasas altas pueden afectar seriamente la rentabilidad debido al aumento de costos de manipulación, gastos de reabastecimiento y posible pérdida de lealtad del cliente.

Cómo mejorar:

• Proporciona información precisa y detallada del producto para establecer expectativas correctas.
• Usa imágenes y videos de alta calidad para que los clientes comprendan mejor el producto antes de comprar.
• Revisa periódicamente las razones de las devoluciones para identificar y abordar problemas recurrentes.
• Asegúrate de que los productos estén bien protegidos durante el envío para evitar devoluciones por daños.
• Ofrecer una política de devoluciones sencilla y justa puede reducir las devoluciones al generar confianza.
• Brinda asistencia a los clientes antes y después de la compra para reducir la probabilidad de devoluciones.

12. Cash-to-Cash Cycle Time (Ciclo de Conversión de Efectivo)

El ciclo de conversión de efectivo, también conocido como ciclo de conversión de caja, mide el tiempo que tarda una empresa en convertir sus inversiones en inventario y otros recursos en flujos de efectivo provenientes de las ventas. Abarca todo el proceso desde la compra de inventario hasta el cobro de los pagos de los clientes.

Ejemplo: Si una empresa tiene:

• DIO = 60 días
• DSO = 30 días
• DPO = 45 días
  El ciclo sería: 60 + 30 - 45 = 45 días.

Este KPI es crucial para comprender la eficiencia operativa y la gestión del flujo de caja. Un ciclo más corto indica que la empresa recupera más rápido el efectivo invertido en inventario y cuentas por cobrar, lo que mejora la liquidez y reduce la necesidad de financiamiento externo.

Cómo mejorar:

• Implementa prácticas de inventario justo a tiempo (JIT) para reducir el DIO.
• Mejora los procesos de cuentas por cobrar para disminuir el DSO usando automatizaciones.
• Negocia mejores condiciones de pago con proveedores para extender el DPO.
• Reduce el tiempo entre recibir un pedido y enviarlo.
• Incentiva a los clientes a pagar antes ofreciendo descuentos por pronto pago.

La Conclusión sobre los KPIs de la Cadena de Suministro

“Necesitamos aplicar tanto ciencia como arte para comprender nuestro verdadero desempeño en la cadena de suministro. Los KPIs, como ciencia, nos dicen sobre nuestro desempeño. Sin embargo, deben interpretarse en todo el sistema y no solo dentro de la cadena de suministro.”

Ipek Armagan, Estratega Financiera y Consultora

Para mantenerte competitivo y gestionar la complejidad de tu cadena de suministro, es esencial usar métricas efectivas. Al rastrear y optimizar los KPIs, puedes identificar fortalezas y áreas de mejora, mejorando la eficiencia y la satisfacción del cliente.

Si buscas aprovechar al máximo estas métricas, considera probar BoxHero. Puede ayudarte a gestionar mejor tu inventario y optimizar los procesos de pedidos, lo que te permitirá rastrear y mejorar el desempeño de tu cadena de suministro.