Cómo usar hojas de cálculo de Excel para el seguimiento de inventario
Si administras una pequeña tienda, almacén o negocio secundario, es probable que tu inventario haya comenzado en Excel. Las hojas de cálculo son familiares, económicas y lo suficientemente flexibles como para hacer un seguimiento del stock sin necesidad de aprender un nuevo sistema.
Pero las hojas de cálculo también pueden volverse un caos rápidamente. Una fórmula incorrecta o una actualización omitida puede afectar todo tu conteo.
Esta guía te mostrará cómo configurar Excel para la gestión de inventario (con fórmulas realmente útiles), las limitaciones de las hojas de cálculo y las señales que indican que es hora de pasar a un software especializado.
¡Al final tendrás una comprensión clara de hasta dónde puede llevarte Excel y cuándo considerar el siguiente paso!
¿Por qué empezar con Excel?
Microsoft Excel lleva casi 40 años en el mercado y, a pesar del auge de las aplicaciones dedicadas, sigue siendo una de las herramientas más utilizadas para el seguimiento del inventario.
Por qué las pequeñas empresas eligen Excel:
- Es familiar: Casi todos saben usarlo a nivel básico.
- Es económico: A menudo ya está instalado, sin tarifas de suscripción adicionales.
- Es flexible: Puedes diseñar tus propias hojas según las necesidades de tu negocio.
- Es transparente: Cada cálculo y lista es visible. Cualquiera que abra el archivo puede seguir la lógica de la base de datos.
El sitio de tecnología Wired señaló que miles de millones de personas en todo el mundo aún confían en las hojas de cálculo, no solo para cálculos, sino también para tareas diarias: hacer listas, gestionar proyectos, seguir tareas y más.
Para startups pequeñas o negocios en etapas iniciales con recursos limitados, Excel suele ser el punto de partida natural. Ya viene instalado en la mayoría de los equipos, no implica costos adicionales y es lo suficientemente adaptable para ajustarse al proceso que necesites para comenzar.
Lo que Excel puede (y no puede) manejar
Las hojas de cálculo son una base sólida para organizarte, pero no están diseñadas para cubrir todas las situaciones. Aquí tienes una visión realista de sus fortalezas y límites.
Fortalezas
- Maneja bien catálogos pequeños de artículos. Unos pocos cientos de SKU pueden registrarse sin problema.
- Simple para negocios con una sola ubicación. Si tienes una tienda o almacén, es bastante sencillo configurarlo.
- Informes flexibles. Las tablas dinámicas (PivotTables) permiten analizar ventas, niveles de stock o actividad de proveedores fácilmente.
- Altamente personalizable. Con las fórmulas de Excel puedes adaptar la hoja a tu flujo de trabajo. Crea una fórmula para calcular puntos de reorden o añade una columna para fechas de caducidad o números de lote.
Limitaciones
- No está hecho para edición simultánea. Aunque Excel permite coautoría, las versiones compartidas suelen generar conflictos. Si varias personas actualizan los datos, deberás establecer reglas claras sobre quién edita y cuándo.
- Propenso a errores. Los errores en hojas de cálculo son extremadamente comunes. 😬 Investigaciones muestran que hasta un 88% de las hojas contables contienen errores humanos, desde simples typos hasta fallos lógicos, con consecuencias reales (y los mismos riesgos aplican al seguimiento de inventario).
- Problemas a gran escala. Excel maneja bien unos cientos de SKU, pero con miles de transacciones diarias empieza a ralentizarse. Los archivos grandes se vuelven pesados, difíciles de calcular y compartir.
- Controles limitados. Puedes bloquear celdas u ocultar hojas, pero no ofrece un registro real de quién cambió qué y cuándo.
- Sin escaneo de códigos de barras integrado. Puede lograrse con complementos de terceros, pero Excel no está diseñado para una gestión móvil del inventario.
Las hojas de cálculo funcionan bien como punto de partida para aprender lo básico de la gestión de inventario. Pero a medida que tu equipo crece, inevitablemente alcanzarás sus límites.
Cómo configurar Excel para la gestión de inventario
Ahora que conocemos las fortalezas y limitaciones, pasemos a crear un libro de inventario sencillo y confiable. Solo necesitas unas pocas hojas bien estructuradas.
1. Crea una tabla de artículos (Items Table)
Es la lista de referencia de todo lo que almacenas. Cada fila representa un artículo o SKU único, con sus datos clave.
Incluye campos como:
- Nombre del artículo
- SKU
- Código de barras
- Proveedor
- Costo unitario
- Precio de venta
2. Crea una tabla de ubicaciones (Locations Table)
La mayoría de los negocios tienen más de una ubicación: una tienda, un almacén, una oficina o un depósito externo. Una tabla de Locations (ubicaciones) te permite separarlas fácilmente.
Incluye al menos:
- Nombre de la ubicación
- Notas o dirección
Esto te será útil más adelante cuando quieras ver el stock por ubicación, como distinguir lo que está en el estante frente a lo que sigue en el almacén.
3. Configura un registro de movimientos (Movements Log)
Aquí se registran todos los cambios de stock: entradas, salidas, devoluciones o ajustes.
Campos recomendados:
- Fecha y hora
- Artículo (SKU)
- Cantidad (Entrada/Salida)
- Ubicación
- Referencia o notas
Cada compra, venta o ajuste debe anotarse aquí. Usa la columna de referencia para detallar el motivo o enlazar con pedidos, facturas o notas de ajuste.
4. Calcula el stock disponible (Stock on Hand)
Una vez que tengas tus tablas de artículos, ubicaciones y movimientos, puedes calcular el stock automáticamente.
- Crea una hoja aparte (o una tabla dinámica) que sume las cantidades del registro de movimientos.
- Ejemplo de fórmula:
= SUMIFS(Movements[Qty In], Movements[SKU], A2) - SUMIFS(Movements[Qty Out], Movements[SKU], A2)
Donde A2 es el SKU del artículo. Esto te da el stock actual disponible.
*** Si quieres más detalle, crea una hoja “Stock por ubicación” que combine cada artículo × ubicación. Desde ahí puedes calcular:
- En stock:
SUMIFS(Qty In) - SUMIFS(Qty Out)por SKU + Ubicación - Comprometido:
SUMIFSsobre una tabla de pedidos abiertos - Disponible:
En stock - Comprometido - Cantidad a reordenar:
MAX(0, Punto de reorden - Disponible)
Y si deseas algo más avanzado:
- Ventas diarias promedio = ventas totales últimos N días ÷ N
- Días de cobertura =
En stock ÷ Ventas diarias promedio - Demanda durante el tiempo de entrega =
Ventas diarias promedio × Plazo de entrega
5. Usa tablas dinámicas (PivotTables) para reportes
Excel también puede generar reportes rápidamente. Las tablas dinámicas te permiten analizar los datos de inventario de múltiples formas.
Algunos ejemplos:
- Stock por ubicación = cantidad de cada artículo en cada sitio
- Valor de inventario = stock total × costo unitario
- Ventas por artículo en los últimos 30 días
Cuándo Excel se convierte en un problema
Excel funciona bien en las primeras etapas, especialmente cuando:
- Tienes menos de unos pocos cientos de SKU.
- Manejas un bajo volumen de transacciones diarias.
- Trabajas solo o con una persona más que actualiza el archivo.
Pero surgen problemas cuando:
- Varias personas editan al mismo tiempo (¡conflictos de versión!).
- Se complica gestionar varios almacenes o tiendas.
- Necesitas escaneo móvil para conteos rápidos.
- Quieres alertas automáticas para evitar quiebres de stock.
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En ese punto, un software de inventario dedicado agrega controles, registros de auditoría y herramientas móviles que las hojas de cálculo simplemente no ofrecen.
BoxHero
Transición más allá de Excel
La buena noticia: tus datos de Excel no se pierden. La mayoría de las apps de inventario, incluido BoxHero, permiten importar archivos CSV directamente. Tu lista de artículos y stock inicial pueden ser el punto de partida.
Pasos para una transición fluida:
- Limpia los datos actuales: una fila por artículo, nombres de ubicación coherentes y códigos de barras (si los tienes).
- Exporta archivos CSV de tus tablas de Artículos, Ubicaciones y Movimientos.
- Impórtalos en tu nuevo sistema y realiza un conteo pequeño de prueba para confirmar precisión antes del cambio completo.
¿Qué agrega BoxHero a las hojas de Excel?
BoxHero mantiene la estructura familiar de artículos, ubicaciones y movimientos, pero añade funciones que Excel no puede cubrir por sí solo:
- Escaneo de códigos de barras y etiquetas desde el móvil, sin hardware adicional. Ideal para conteos y entradas/salidas rápidas.
- Gestión de múltiples ubicaciones sin duplicar hojas ni fórmulas complicadas.
- Importación y exportación Excel/CSV, para conservar y analizar tus datos fácilmente.
- Aplicaciones iOS y Android que actualizan los movimientos en tiempo real.
- Get it on the App Store
- Download from Google Play
Reflexión final
Excel puede ser un punto de partida perfectamente válido para la gestión de inventario, siempre que conozcas sus límites.
Con una lista limpia de artículos, un registro de movimientos y algunas fórmulas, puede cubrir lo básico bastante bien.
Sin embargo, con el tiempo, las hojas se vuelven más difíciles de mantener y más propensas a errores.
Cuando el volumen de transacciones crece y el equipo se amplía, migrar a un software de inventario dedicado como BoxHero tiene todo el sentido:
colaboración en tiempo real, escaneo móvil, alertas de bajo stock y mucho más.
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