Análisis ABC para inventario: clasifica tus artículos y define reglas de conteo
Algunos de los artículos que tienes en stock apenas necesitan una segunda mirada.
Los repones en piloto automático, y un error de conteo casi no importa. Pero un grupo más pequeño de artículos es justo lo contrario: caros, difíciles de reponer y un verdadero problema cuando el conteo está mal.
La mayoría de los almacenes aplican el mismo punto de reorden, el mismo calendario de conteo y el mismo stock de seguridad a ambos tipos, y tratarlos por igual sale más caro de lo que parece.
La solución es ajustar la atención que prestas a cada artículo a cuánto vale y a lo difícil que es reponerlo. El análisis ABC es el método estándar para dividir un catálogo por importancia y adaptar el nivel de control a cada nivel.
En esta guía veremos cómo funciona la clasificación, por qué el valor en dinero por sí solo no es la prueba completa, y cómo fijar reglas de conteo y decidir qué cuenta como un artículo A.
El problema de tratar todos los artículos por igual
Aparecen dos patrones en cuanto aplicas las mismas reglas a todo lo que tienes en stock.
- El exceso de control es la trampa fácil: contar y registrar artículos baratos y de reposición rápida con la misma frecuencia que todo lo demás. Lo que puedes reponer en un día casi nunca se queda corto, y revisarlo cada semana consume un tiempo que ese artículo nunca te devolverá.
- La falta de control es la más silenciosa, pero hace más daño. Los pocos artículos de alto valor o difíciles de reponer reciben las mismas revisiones esporádicas que todo lo demás, así que un conteo erróneo solo aparece cuando vas a buscar el artículo y no está.
Ambos se remontan a gestionar cada SKU con un único nivel de control. Las horas que dedicas a recontar artículos de bajo valor son las horas que no tienes para los que causan problemas reales cuando están descuadrados.
¿Qué es el análisis ABC?
El análisis ABC es el método que está detrás de esa solución. Clasifica cada SKU en tres clases según su importancia y luego asigna un nivel de control distinto a cada una.
H. Ford Dickie, gerente en General Electric, expuso el enfoque en un artículo de 1951 con un título sin rodeos: "ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, Not Pennies" (El análisis de inventario ABC apunta a los dólares, no a los centavos). Lo construyó sobre la distribución 80/20 de Vilfredo Pareto.
Esta es la forma aproximada de las tres clases:
Control estándar, revisión periódica.
Control flexible, pedidos en grandes cantidades, conteos poco frecuentes.
Toma esos porcentajes como un punto de partida y fija los puntos de corte para que se ajusten a tu propio catálogo.
Cómo calcular el análisis ABC
Para clasificar tu propio catálogo en esas clases, empieza por el uso anual en dinero: el costo unitario multiplicado por la demanda anual. Cinco pasos:
- Enumera cada SKU con su costo unitario y las unidades vendidas o consumidas durante los últimos 12 meses.
- Multiplica ambos para obtener el uso anual en dinero por SKU.
- Ordena la lista de mayor a menor uso en dinero.
- Añade un total acumulado del porcentaje que cada SKU aporta al uso en dinero del año.
- Traza las líneas: los SKUs hasta aproximadamente el 80 % acumulado son A, el siguiente bloque hasta cerca del 95 % son B, y el resto son C.
¿Qué cuenta como un artículo A?
Esa clasificación ordena por valor en dinero, que es el punto de partida correcto. Pero deja fuera los artículos que son baratos de comprar y dolorosos de no tener. El tiempo de entrega, lo crítico que es un artículo, la rapidez con que se echa a perder y si puedes sustituirlo por otro cambian la atención que merece cada artículo.
La prueba correcta también depende de lo que vendas. Así es como se ven los artículos A en algunos sectores:
Tus artículos A son los más vendidos y los de mayor rotación. Si te quedas sin un superventas, el comprador lo adquiere de otro, y esa venta rara vez vuelve.
La otra cara también justifica un cambio de nivel: un SKU de alto costo que apenas se vende inmoviliza dinero en stock que solo está ahí sin moverse. Bájalo a C, reduce la cantidad o pásalo a consignación, y libera dinero para los artículos que los clientes realmente quieren. Por eso proteger el flujo de caja importa tanto para los pequeños minoristas.
Tus artículos A son los suministros de alto costo, desviables y estrictamente regulados: inyectables, implantes y todo lo que esté bajo registro de sustancias controladas.
La Administración para el Control de Drogas (DEA) exige registros continuos y un conteo de las sustancias controladas cada dos años, y la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) rastrea muchos dispositivos a través de etiquetas de Identificación Única de Dispositivos, así que aquí la exactitud no es opcional.
Tus artículos A son las proteínas de alto costo y los perecederos de vida útil corta, porque tanto una escasez como una caja echada a perder te cuestan dinero de verdad. Si te quedas corto de un ingrediente clave, un plato sale del menú; si pides de más un perecedero, lo tiras antes de venderlo. Por otro lado: los productos secos y las conservas son tus artículos C, contados con un calendario flexible.
¿Con qué frecuencia deberías contar cada artículo?
Una vez que cada artículo tiene una clase, esa clase te indica con qué frecuencia contarlo. El ABC se combina de forma natural con el conteo cíclico, en el que cuentas un pequeño grupo de SKUs según un calendario rotativo en lugar de cerrar el almacén para un inventario físico completo.
- Artículos A: semanal o mensual
- Artículos B: trimestral
- Artículos C: una o dos veces al año
La conclusión
El análisis ABC se reduce a unas pocas decisiones:
- Clasifica tus SKUs por valor anual en dinero y luego sube de nivel a mano los artículos baratos sin los que no puedes quedarte.
- Cuenta tus artículos A con frecuencia y tus artículos C rara vez.
- Vuelve a hacer la clasificación cada trimestre, porque la demanda cambia con la temporada (p. ej., una prueba rápida de gripe es un artículo C en julio y un artículo A en enero).
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