Cómo Configurar un Sistema de Códigos QR para tu Inventario
Los códigos QR están en todas partes: desde materiales de marketing hasta empaques de productos e incluso menús de restaurantes. Estos símbolos compactos y pixelados se han convertido en parte de nuestra vida diaria. Pero ¿sabías que fueron creados originalmente para la gestión de inventarios? Inventados en la industria automotriz como una alternativa más rápida y eficiente que los códigos de barras, los códigos QR se han convertido en una herramienta revolucionaria para el seguimiento y organización del stock.
Incorporar códigos QR en tu negocio puede agilizar el proceso de inventario, reducir errores y mejorar la precisión general. En este artículo, te guiaremos sobre cómo configurar un sistema de códigos QR para rastrear y gestionar tu inventario utilizando la interfaz intuitiva de BoxHero.
Pero antes, veamos brevemente qué hace que los códigos QR sean tan efectivos para la gestión de inventarios.
Códigos QR: Una Breve Introducción
Un código de respuesta rápida (QR) es un código de barras 2D compuesto por pequeños cuadros contrastantes—generalmente en blanco y negro—dispuestos en patrones específicos. Estos cuadros almacenan gran cantidad de información útil que puedes acceder al instante escaneando el código, codificando datos como URL, texto, imágenes y mucho más.
Lee más: Códigos de barras vs. Códigos QR: ¿Cuál es la diferencia?
Códigos QR Estáticos vs. Dinámicos: ¿Cuál es Mejor?
No todos los códigos QR son iguales, especialmente en la gestión de inventarios. Existen dos tipos principales: estáticos y dinámicos.
Los códigos QR estáticos almacenan información fija que no puede editarse una vez creado el código. Son útiles para datos que no cambian, como la URL de un manual de producto o el enlace a un evento único. Además, los códigos estáticos pueden usarse sin conexión, lo que resulta práctico en almacenes o áreas con conexión WiFi limitada.
La desventaja es que no pueden actualizarse ni rastrearse, lo que los hace menos ideales para sistemas de inventario donde los datos cambian con frecuencia.
Aquí entran los códigos QR dinámicos. A diferencia de los estáticos, permiten actualizar la información incluso después de haber sido impresos. Esto facilita el seguimiento y la gestión de datos cambiantes—como niveles de stock, precios o ubicaciones—sin necesidad de generar un nuevo código.
Al almacenar información fija (como nombres de productos o SKUs) y datos dinámicos (como cantidades o precios), los códigos QR dinámicos ofrecen una solución flexible para la gestión de inventarios.
¿Por Qué Usar un Sistema de Códigos QR para Gestionar el Inventario?
▶︎ Almacena Gran Cantidad de Información
Una de las mayores ventajas de los códigos QR es que pueden contener muchísima información en un espacio reducido. Con un solo código QR puedes acceder a detalles clave como:
- SKU
- Nombre del producto/artículo
- Descripción del producto/artículo
- Cantidad
- Información del proveedor
- Costo y precio
- Ubicación
Lo que normalmente requeriría múltiples códigos de barras ahora puede empaquetarse en un único código QR, ahorrando espacio en tus estantes y simplificando el sistema de etiquetado.
▶︎ Reduce el Uso de Papel
Otra ventaja es que ayudan a reemplazar los voluminosos libros de registro y archivadores por registros digitales. Al combinar los códigos QR con un software de gestión de inventarios como BoxHero, puedes hacer seguimiento de movimientos de stock y generar reportes en tiempo real.
Esto no solo ahorra espacio físico, sino que brinda mayor seguridad a largo plazo al almacenar los datos de forma digital. Además, elimina los errores costosos del ingreso manual de datos, optimizando procesos y reduciendo costos.
▶︎ Etiquetas Flexibles
Los códigos QR ofrecen flexibilidad al etiquetar. Puedes ajustar su tamaño según el espacio disponible en el producto o estantería.
Print Barcode de BoxHero, puedes elegir entre formato Raster o Vector. Te recomendamos el formato Vector para mantener la nitidez y escaneabilidad incluso al redimensionar.
▶︎ Facilita el Seguimiento de Ubicaciones
También simplifican el seguimiento de múltiples ubicaciones de almacenamiento. Con los códigos QR, puedes actualizar fácilmente la ubicación de un artículo y rastrear movimientos en tiempo real, evitando inventarios fantasma y mejorando el servicio al cliente.
Con el Modo Ubicación de BoxHero, podrás crear nuevas ubicaciones para estanterías, tiendas y espacios físicos, obteniendo una visión clara y actualizada de tu stock en todos los puntos.
Lee más: Tres formas prácticas de utilizar el modo de ubicaciones en BoxHero
Cómo Configurar un Sistema de Códigos QR para tu Inventario (con BoxHero)
Paso 1: Planifica tu Sistema de Inventario
Antes de crear los códigos QR, define:
- La información de los artículos que quieres rastrear
- El software de gestión de inventarios (BoxHero)
- Las ubicaciones donde llevarás el control del stock
Paso 2: Genera Códigos QR para tus Productos
Los códigos de barras y los códigos QR son fundamentales para un sistema de gestión de inventarios eficiente, y la buena noticia es que puedes generarlos fácilmente directamente en BoxHero.
Al registrar un nuevo artículo en tu Lista de Artículos, introduce el número de código de barras existente en la sección Información del Artículo. Puedes escribirlo manualmente o usar un escáner de códigos de barras, e incluso la cámara de tu smartphone, para escanearlo y obtener los detalles del código. BoxHero es compatible con múltiples dispositivos, por lo que puedes hacerlo tanto en la versión para PC como en la aplicación móvil, para mayor comodidad.
BoxHero puede crearlo por ti. Haz clic en el botón verde "Generar" junto al campo de Código de Barras y BoxHero creará automáticamente un número único de código de barras de 13 dígitos, que luego se utilizará para generar el código QR correspondiente cuando estés listo para imprimir tus etiquetas.
Paso 3: Imprime tus Etiquetas con Códigos QR
Ahora que ya tienes un código QR para cada producto, es momento de imprimir esos códigos en etiquetas para facilitar el escaneo y la organización.
Detalles clave que debes decidir antes de imprimir:
- Papel de impresión: Elige el tipo de papel adecuado, como papel térmico o láminas de etiquetas. Asegúrate de que sea compatible con tu impresora y lo suficientemente resistente para tu entorno.
- Tamaño y diseño de las etiquetas: Decide el tamaño y el diseño. Ten en cuenta el espacio disponible en tus productos o estantes y elige un diseño que incluya códigos QR claros y legibles.
- Número de etiquetas por producto: Determina cuántas etiquetas necesitas por artículo, según la cantidad de ubicaciones o contenedores que vayas a etiquetar.
BoxHero cuenta con una función integrada de impresión que no solo imprime códigos de barras 1D, sino también códigos 2D (es decir, códigos QR) y etiquetas con texto para tus productos. Si ya usas BoxHero para la gestión de inventarios, podrás imprimir fácilmente tus etiquetas QR directamente desde la plataforma.
No olvides probar el generador gratuito de códigos de barras de BoxHero, que te permite crear códigos cargando tus artículos mediante Excel.
Lee más: ¡Presentamos la función mejorada de impresión de códigos de barras!
Paso 4: Coloca las Etiquetas con Códigos QR
Una vez impresas tus etiquetas QR, es hora de colocarlas en tus productos. La gran ventaja de los códigos QR es que pueden escanearse desde cualquier ángulo, lo que te da flexibilidad para ubicarlas. Solo evita colocarlas en costuras o áreas que puedan doblarse o dañarse, para que no termines con etiquetas deterioradas que necesiten ser reemplazadas.
Paso 5: Prepara a tu Equipo con el Nuevo Sistema de Gestión de Inventarios
Con tus etiquetas correctamente colocadas, ahora toca poner al día a tu equipo. Asegúrate de que todos comprendan cómo usar el nuevo sistema de códigos QR para gestionar el inventario. Una capacitación adecuada sobre cómo escanear artículos, actualizar niveles de stock y rastrear movimientos en BoxHero ayudará a que tú y tu equipo saquen el máximo provecho del sistema.
Invita a tu personal a unirse a tu cuenta de BoxHero y asigna permisos personalizados según sus roles y responsabilidades. Si cuentas con tabletas o smartphones corporativos, recomendamos instalar la app de BoxHero para que puedan ver en acción el nuevo sistema de códigos QR.
Si estás listo para simplificar y automatizar tu sistema de gestión de inventarios con códigos QR, BoxHero es la solución integral que estabas buscando.
