Cómo Navegar la Inflación de 2024 como Propietario de una Pequeña Empresa

El informe NFIB Small Business Economic Trends revela que el 22 % de los propietarios de pequeñas empresas consideran la inflación como su principal preocupación, una clara señal de su profundo impacto en las operaciones comerciales.

Afortunadamente, estrategias inteligentes de gestión de inventario, como Just-In-Time (JIT) y revisiones regulares de stock, pueden ayudar a suavizar el golpe manteniendo niveles óptimos de inventario y reduciendo costos innecesarios.

En esta guía aprenderás a usar técnicas avanzadas de inventario, fortalecer relaciones con proveedores y aprovechar la tecnología para mejorar tu flujo de caja, reducir gastos y mantenerte competitivo.

Decodificando la Inflación: ¿Qué Significa Realmente para las Pequeñas Empresas?

En términos simples, la inflación es el aumento general de los precios y la disminución del poder adquisitivo del dinero. Para los propietarios de pequeñas empresas, esto se traduce en un doble problema:

• Aumento de costos de materias primas, bienes y servicios.
• Disminución del poder adquisitivo de los clientes potenciales.

Panorama Económico 2024: Los Efectos en Cadena de la Inflación sobre las Operaciones de las Pequeñas Empresas

La inflación no solo eleva los precios: magnifica los desafíos existentes que enfrentan los pequeños empresarios día a día. Comprender estas dificultades amplificadas es clave para desarrollar estrategias que mitiguen su impacto.

El economista jefe de la NFIB, Bill Dunkelberg, dijo:

“El sector de las pequeñas empresas es responsable de más del 40 % del PIB y el empleo, una parte crucial de la economía. Pero durante 29 meses consecutivos, los propietarios han mostrado un optimismo históricamente bajo y sus perspectivas sobre el futuro son las peores en 50 años. Las pequeñas empresas necesitan alivio, ya que la inflación no ha cedido mucho en la economía real.”

A. Costos en Aumento y Dilemas de Precios

Según la NFIB, un 25 % de los propietarios han tenido que subir precios para mantenerse a flote, lo que coincide con el informe de Xero: casi la mitad de las pequeñas empresas aumentan precios para proteger su flujo de caja.

Pero aumentar precios no siempre es la solución: puede reducir la demanda, especialmente cuando los clientes tienen menor poder adquisitivo.

B. Problemas de Flujo de Caja

El flujo de caja se está ajustando. Xero señala que el 40 % de las pequeñas empresas lidian con flujo de caja irregular y el 29 % no tiene reservas. Sin liquidez, es difícil cubrir gastos imprevistos o aprovechar oportunidades.

C. Impacto en Ventas e Ingresos

La NFIB reporta que un 14 % neto de las empresas ha visto caer sus ventas nominales y las expectativas de ingresos reales bajaron a un negativo neto del 13 %. Los consumidores gastan menos, golpeando las ventas de los pequeños negocios.

D. Retos Operativos

• Gestión de inventario: Mantener stock cuesta más.
• Relaciones con proveedores: Los proveedores trasladan sus propios aumentos de costos.
• Presión salarial: La inflación suele acompañarse de exigencias salariales.

E. Bienestar Personal de los Propietarios

El impacto de la inflación va más allá de las operaciones comerciales para afectar la vida personal de los propietarios. Según Xero, un impresionante 58 % de los propietarios de pequeñas empresas dice que los problemas de flujo de caja han afectado su bienestar, generando:

• Estrés (84 %)
• Ansiedad (79 %)
• Noches sin dormir (64 %)

Y no termina ahí: el 42 % siente que está perdiendo tiempo valioso con familiares y amigos debido a estas tensiones financieras. Estos números resaltan la dura realidad de lo que significa dirigir una pequeña empresa bajo presión económica.

Por Qué la Gestión de Inventario es Más Crítica que Nunca

Ante estos desafíos multifacéticos, una gestión efectiva del inventario se convierte en una estrategia crucial para que las pequeñas empresas combatan la inflación. Un control adecuado del inventario puede ayudar a abordar muchos de los problemas que hemos discutido:

• Mitiga los problemas de flujo de caja optimizando los niveles de stock y reduciendo el capital inmovilizado.
• Permite responder con mayor agilidad a los cambios de precios y a las interrupciones en la cadena de suministro.
• Mejora la eficiencia operativa, compensando algunas de las presiones inflacionarias.

Curiosamente, a pesar de estos beneficios, el informe de Xero señala que un sorprendente 89 % de las pequeñas empresas no utilizan herramientas de previsión de flujo de caja, una oportunidad perdida para fortalecer sus estrategias financieras, incluida una mejor gestión de inventario.

Cambiando las Prácticas de Gestión de Inventario para Adaptarse a la Inflación

Como propietario de una pequeña empresa, probablemente notes que la inflación te está empujando a repensar tus enfoques tradicionales de gestión de inventario. Así es como tú y tus colegas están adaptándose:

• Prácticas de inventario más ajustadas: Mantener menos stock para reducir costos de almacenamiento y liberar capital.
• Reevaluación de proveedores: Explorar nuevas relaciones con proveedores y renegociar términos con los existentes para gestionar costos.
• Ajustes en el mix de productos: Reevaluar la oferta para enfocarse en artículos más rentables o rentables.
• Mayor adopción de tecnología: Uso de herramientas más sofisticadas para optimizar los niveles de stock y mejorar la eficiencia.
• Revisiones de precios más frecuentes: Ajustar estrategias de precios con mayor frecuencia para reflejar los cambios del mercado.
• Mayor enfoque en la rotación de inventario: Prestar más atención a la velocidad con que se mueve el stock para minimizar los costos crecientes de almacenamiento.
• Compras estratégicas al por mayor: Comprar en mayores cantidades cuando sea ventajoso para fijar precios más bajos.

Estrategias de Inventario para Combatir la Inflación

Veamos en detalle estrategias de gestión de inventario que puedes adoptar para frenar la presión inflacionaria.

A. Optimiza los Niveles de Inventario

En tiempos de inflación, optimizar los niveles de inventario es crucial para mantener la rentabilidad y el flujo de caja. Dos enfoques clave a considerar son Just-In-Time (JIT) y Economic Order Quantity (EOQ).

Just-In-Time (JIT) Inventory Management
JIT es una estrategia que implica recibir bienes solo cuando se necesitan en el proceso de producción, reduciendo los costos de almacenamiento.
Componentes clave de JIT:

• Sistema de demanda: Producción basada en pedidos reales de clientes, no en pronósticos.
• Flujo continuo: Minimizar el inventario en proceso.
• Takt time: Alinear el ritmo de producción con la tasa de demanda del cliente.

Estudio de caso: El enfoque JIT de Toyota:
El sistema JIT de Toyota, conocido como el Toyota Production System (TPS), ha sido un referente de gestión eficiente de inventario. Su principio central es tener las piezas correctas, en el momento adecuado, en la cantidad justa. Este enfoque ayuda a Toyota a mantener operaciones ágiles y reducir el impacto de los costos crecientes de inventario.

Beneficios en períodos inflacionarios:

• Reduce el capital inmovilizado en inventario.
• Minimiza los costos de almacenamiento.
• Permite una adaptación más rápida a los cambios de precios.
• Disminuye el riesgo de obsolescencia de inventario.

Economic Order Quantity (EOQ)
EOQ es una medida que determina la cantidad óptima de inventario para minimizar los costos totales. Busca el punto más rentable para pedir stock considerando la demanda, el costo de pedido y el costo de mantenimiento.

Cómo calcular EOQ:

EOQ=√(2×D×S)HEOQ = √\frac{(2 × D × S)}{H}EOQ=√H(2×D×S)​

Donde:

• D = Demanda anual.
• S = Costo fijo por pedido.
• H = Costo anual de mantenimiento por unidad.

Aplicar EOQ durante la inflación:

• Actualizar regularmente los parámetros de costo para reflejar cambios inflacionarios.
• Considerar descuentos por cantidad al calcular EOQ.
• Incluir posibles aumentos de precios al determinar cantidades de pedido.

B. Gestiona las Relaciones con los Proveedores

En un entorno inflacionario, las relaciones sólidas con los proveedores son aún más importantes.

1. Construir Relaciones Sólidas con Proveedores Existentes

Relaciones a largo plazo pueden permitir negociar mejores precios, calidad y condiciones de entrega, esenciales cuando los costos externos suben.
Además, estas relaciones pueden ofrecer más flexibilidad en términos de pedidos, como la capacidad de pedir cantidades más pequeñas con mayor frecuencia sin grandes penalizaciones de precio.

Estrategias clave:

• Comunicación abierta: Discutir regularmente las condiciones del mercado y posibles cambios de precios.
• Planificación colaborativa: Compartir pronósticos y trabajar juntos en la gestión del inventario.
• Métricas de desempeño: Establecer y monitorear KPIs para medir el rendimiento del proveedor.

2. Diversificar la Base de Proveedores

Diversificar reduce los riesgos asociados con la inflación y las interrupciones de la cadena de suministro. Beneficios:

• Mayor poder de negociación.
• Menor dependencia de una sola fuente.
• Acceso a precios competitivos.
• Mayor resiliencia en la cadena de suministro.

3. Negociar Condiciones Favorables Durante Períodos Inflacionarios

Las negociaciones proactivas pueden compensar algunos efectos de la inflación. Técnicas útiles:

• Compromisos de volumen: Comprar mayores cantidades a cambio de estabilidad de precios.
• Contratos a largo plazo: Asegurar precios negociados por períodos extendidos.
• Plazos de pago: Explorar descuentos por pagos anticipados.
• Servicios de valor añadido: Pedir servicios extra (por ejemplo, inventario gestionado por el proveedor) para compensar aumentos de precios.

C. Realiza Conteos Regulares de Inventario

En períodos de inflación, los conteos regulares de inventario se vuelven aún más importantes. Registros precisos son fundamentales para:

• Mantener niveles óptimos de stock.
• Evitar faltantes y sobreinventario.
• Elaborar reportes financieros precisos.
• Garantizar un cumplimiento eficiente de los pedidos.

Cómo realizar un conteo de inventario:

• Conteo cíclico: Contar un subconjunto de inventario de forma regular (diaria o semanal). Priorizar los artículos de alto valor o de alta rotación.
• Inventario físico completo: Contar todos los artículos al menos una vez al año. Hacerlo en períodos de baja actividad para minimizar interrupciones.
• Análisis ABC: Clasificar inventario en categorías (A, B y C) según valor y rotación para priorizar recursos.

Uso de tecnología en los conteos:
Aunque puede hacerse manualmente, es propenso a errores y consume tiempo. Los sistemas modernos agilizan y mejoran la precisión.

Funciones clave:

• Escaneo de códigos de barras o RFID.
• Actualización en tiempo real.
• Integración con sistemas POS.
• Análisis y reportes automáticos.

Cómo hacerlo con BoxHero:

1. Preparar: Organizar y etiquetar todos los artículos.
2. Acceder: Iniciar sesión en BoxHero y entrar a ‘Inventory Count’.
3. Configurar: Seleccionar productos o categorías a contar.
4. Escanear: Usar escáner de códigos de barras para rapidez y precisión.
5. Revisar discrepancias: Comparar automáticamente cantidades contadas vs. sistema.
6. Finalizar: Actualizar los niveles de inventario.
7. Analizar resultados: Usar las herramientas de BoxHero para identificar tendencias y discrepancias.

D. Usa Tecnología para la Gestión de Inventario

El software avanzado de gestión de inventario ayuda a optimizar niveles de stock, reducir costos y mejorar la toma de decisiones.

Incluye funciones como:

• Rastreo en tiempo real.
• Escaneo de códigos de barras.
• Alertas automáticas de reabastecimiento.
• Análisis de datos y reportes.
• Gestión de múltiples ubicaciones.

Cómo BoxHero Apoya a las Pequeñas Empresas Durante la Inflación

BoxHero ofrece varias funciones para minimizar el impacto de la inflación:

• Gestión de costos: Optimiza el seguimiento y análisis de inventario, evitando sobrestock o faltantes.
• Coordinación con proveedores: Con datos en tiempo real, puedes negociar mejores condiciones y reaccionar rápidamente ante interrupciones.
• Eficiencia operativa: Automatiza tareas repetitivas, liberando tiempo para decisiones estratégicas.

Además, BoxHero se adapta a las necesidades específicas de diferentes negocios (retail, manufactura, etc.) y escala junto al crecimiento de la empresa, convirtiéndose en una solución sostenible a largo plazo.

Prospera en Medio de la Inflación con una Gestión Estratégica de Inventario

En tiempos de inflación, reaccionar tarde puede afectar seriamente tus ganancias. En cambio, adoptar estrategias proactivas puede ayudarte a mantenerte competitivo y preparado.

Al optimizar niveles de inventario con técnicas como JIT y EOQ, fortalecer relaciones con proveedores y aprovechar herramientas como BoxHero, puedes reducir el impacto de la inflación y proteger tu rentabilidad.

Invertir en soluciones robustas como BoxHero puede ofrecer retornos significativos: simplifica el control del inventario y fortalece tu capacidad de adaptación ante cambios económicos.