Cómo prevenir la falta de stock con el seguimiento del punto de reorden y la previsión de demanda
Cualquier negocio puede sufrir una falta de stock por diversas razones.
Así es: una empresa unipersonal, una tienda familiar o una mediana empresa pueden enfrentarse a este problema. Estas situaciones son altamente disruptivas y pueden hacer que una empresa pierda ventas, además de frustrar y perder clientes. Para que todo funcione sin problemas, muchas empresas confían en herramientas como el seguimiento del punto de reorden y la previsión de inventario.
No hace falta decir que estos métodos son más efectivos cuando el dueño del negocio sabe lo que está haciendo. Si no tienes claro en qué te estás metiendo, siempre existirá la posibilidad de quedarte sin stock.
El seguimiento del punto de reorden y la previsión ayudan a las empresas a estar preparadas para satisfacer la demanda del cliente sin sobreabastecerse ni gastar de más. En esta guía exploraremos:
- Las causas más comunes de la falta de stock,
- La importancia del seguimiento del punto de reorden, y
- Cómo las técnicas de previsión pueden ayudarte a anticiparte a los problemas de inventario.
¿Qué es una falta de stock?
Una falta de stock ocurre cuando una empresa se queda sin inventario de un producto específico. Puede deberse a diversas razones: aumentos inesperados en la demanda durante épocas estacionales o por popularidad, retrasos del proveedor debido a fenómenos climáticos o escasez en el mercado, inestabilidad económica (como una recesión) o simplemente un mal seguimiento del inventario.
Sin duda, es una de las situaciones más disruptivas que puede vivir un negocio. Detiene las operaciones, causa pérdida de ingresos y daña la confianza del cliente. Como propietario, debes ser proactivo al monitorear tus existencias y seguir las previsiones del mercado para anticiparte a posibles escaseces.
Las consecuencias de la falta de stock
Quedarse sin stock no solo afecta los ingresos: también puede dañar las relaciones con los clientes y la eficiencia operativa. Veamos las consecuencias con más detalle:
- Pérdida de ventas e ingresos: Los clientes buscarán en otro lugar si no pueden conseguir lo que necesitan contigo. Esto significa ventas perdidas y la posibilidad de que no regresen.
- Disminución de la fidelidad del cliente: Las faltas frecuentes afectan la reputación de la empresa y disminuyen la confianza de los clientes.
- Interrupciones operativas: En lugar de centrarse en las tareas diarias, tu equipo tendrá que lidiar con pedidos urgentes y brechas de suministro. Esto consume tiempo y recursos.
- Mayores costes de envío: Cuando no tienes stock, a menudo debes pagar extra para recibir productos más rápido y reponer existencias rápidamente. Estos costes pueden afectar tu presupuesto y provocar incumplimientos en las metas de ventas.
Para evitar estos problemas, es fundamental adoptar estrategias de gestión de inventario proactivas como el seguimiento del punto de reorden y la previsión. Cada dueño de negocio debería usar estas herramientas para mantenerse al tanto del stock de su empresa.
¿Qué es el seguimiento del punto de reorden?
Benjamin Franklin dijo una vez: “Si no planificas, estás planificando fracasar”.
No podría ser más acertado en el mundo empresarial. Anticiparse a los problemas ayuda a evitarlos, y el seguimiento del punto de reorden es una herramienta clave para ello. Esta función permite reordenar stock antes de que se agote.
Por ejemplo, si tu punto de reorden es de 500 unidades,
en cuanto el stock baje de esa cifra, deberías hacer un nuevo pedido.
Pero el punto de reorden no es igual para todas las empresas: depende de qué tan rápido vendes tus productos, cuánto tarda un nuevo pedido en llegar, y cuánta mercancía extra tienes como respaldo. Por eso existe una fórmula.
Cómo calcular el punto de reorden
La fórmula considera la demanda media, el tiempo de entrega y el stock de seguridad, por lo que los valores pueden variar durante el año:
Desglosemos la fórmula:
- Consumo Diario Promedio: Número de unidades vendidas o utilizadas al día.
- Tiempo de Entrega (Lead Time): Días que tarda un pedido en llegar desde que se realiza. Suele ser constante, pero puede verse afectado por factores externos como el clima.
- Stock de Seguridad: Inventario extra que se mantiene para cubrir picos inesperados de demanda o retrasos del proveedor. Es tu “Plan B”.
Ejemplo práctico:
(20 × 4) + 80 = 160 unidades
Así que cuando tu inventario llegue a 160 unidades, es momento de hacer un nuevo pedido para evitar una falta de stock.
Beneficios del seguimiento del punto de reorden
Utilizar esta estrategia proporciona tres beneficios principales:
▶︎ Evitar faltas de stock: Ya lo mencionamos, pero vale repetirlo. Este es el mayor beneficio. No quieres quedarte sin productos y hacer que tus clientes esperen (o peor, que se vayan con la competencia).
▶︎ Mantener un inventario ajustado: Tener demasiado stock implica mayores costes de almacenamiento y riesgo de inventario muerto. Además, bloquea capital y espacio que podrías necesitar.
▶︎ Mejorar la precisión de los pedidos: Con un punto de reorden claro, puedes pedir la cantidad justa en el momento adecuado. Esto te permite prever con más precisión cuándo hacer un nuevo pedido y asegurar la continuidad del suministro.
El papel de la previsión de inventario en la prevención de faltas
Si alguna vez hiciste un nuevo pedido y descubriste que fue insuficiente o que llegó tarde, sabes lo fácil que es que las cosas salgan mal. La previsión te ayuda a anticipar la demanda futura y estar un paso adelante.
¿Qué es la previsión de inventario?
Es el proceso de estimar las necesidades futuras de inventario analizando datos de ventas pasadas, tendencias del mercado y patrones de demanda estacional.
Te da una visión más clara de lo que puedes esperar, para que puedas planificar con más eficacia y evitar faltantes de última hora.
Métodos comunes de previsión
Existen varias técnicas que ayudan a gestionar el stock, identificar patrones y predecir la demanda:
- Promedios móviles: Calcula la media de unidades vendidas en un período definido para detectar tendencias y suavizar fluctuaciones.
- Suavizamiento exponencial: Similar al promedio móvil, pero da mayor peso a las ventas recientes. Útil si el comportamiento del cliente está cambiando.
- Demand Sensing: Usa datos en tiempo real de ventas, pedidos y tendencias del mercado para ajustar el inventario de inmediato.
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Previsión basada en Machine Learning
Algunas empresas llevan la previsión un paso más allá usando aprendizaje automático. Los modelos de inteligencia artificial (IA) analizan grandes volúmenes de datos y predicen la demanda del mercado con mayor precisión en función de:
- Tendencias de ventas pasadas
- Demandas estacionales
- Factores externos como el clima o la economía
Cómo crear una estrategia para prevenir faltas de stock
El seguimiento del punto de reorden te dice cuándo reponer.
La previsión te dice cuánto pedir.
Juntas, ambas estrategias te ayudan a evitar quedarte sin stock y mantener suficiente inventario disponible. Aquí tienes seis formas de combinarlas eficazmente.
1. Monitorea tu inventario en tiempo real
Software como BoxHero permite hacer seguimiento automático del stock.
Por ejemplo, con su app móvil puedes controlar tu inventario desde cualquier lugar y recibir alertas cuando un producto alcanza su punto de reorden.
2. Actualiza tus puntos de reorden regularmente
Los puntos de reorden deben ajustarse según cambie la demanda, el plazo de entrega o las condiciones del mercado. Revisa estos puntos periódicamente para mantener la precisión.
3. Incorpora stock de seguridad
El stock de seguridad es tu respaldo ante picos de demanda o retrasos.
Puedes calcularlo según la variabilidad de la demanda y la fiabilidad del proveedor.
4. Utiliza modelos de previsión
Las previsiones te informan mejor para tomar decisiones de compra y evitar pedidos excesivos o insuficientes. Revisa tus previsiones al menos una vez al mes o trimestre.
5. Trabaja con proveedores confiables
Tener relaciones sólidas con tus proveedores garantiza entregas a tiempo y reduce el riesgo de faltas por problemas en la cadena de suministro.
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6. Analiza las tendencias de faltas de stock
Revisa eventos pasados de escasez para identificar patrones. ¿Fueron causados por productos específicos, temporadas o ciertos proveedores? Usa esa información para ajustar tu estrategia de compra y evitar errores repetidos.
Cómo elegir las herramientas adecuadas de gestión de inventario
Una buena gestión del inventario comienza con las herramientas adecuadas.
Si quieres evitar faltantes y que tu negocio funcione sin sobresaltos, el software que elijas es clave. Busca lo siguiente:
- Alertas automáticas de reorden: Ya mencionadas, te avisan cuando un producto alcanza su punto de reorden.
- Previsión y analítica: Elige software que te permita detectar tendencias, cambios estacionales y prever la demanda.
- Gestión de proveedores: Herramientas que controlan tiempos de entrega y pedidos anteriores te dan claridad sobre la fiabilidad del proveedor.
- Seguimiento por ubicaciones: Si gestionas múltiples almacenes o puntos de venta, esta función te permite sincronizarlo todo, ahorrar tiempo y evitar sobrepedidos.
Evita que la falta de stock afecte tu negocio
Quedarse sin stock sale caro—pero es evitable. Con los procesos y herramientas adecuadas, tu negocio puede anticiparse a la demanda y evitar estas costosas interrupciones.
Puedes confiar en BoxHero para gestionar tus productos, establecer puntos de reorden y controlar todo tu inventario desde un solo lugar. Es fácil de usar, y puedes probarlo gratis por 30 días—¡sin compromiso!
Pruébalo hoy o escríbenos a support@boxhero.io si tienes alguna pregunta.
