Cómo Recibir Nuevo Stock sin Crear un Caos: Guía Paso a Paso

Cuando llega una entrega de un proveedor a tu almacén, trastienda o recepción, rara vez ocurre en el “momento perfecto”. Tal vez estés en medio de un pedido de cliente. Quizás la mitad de tu equipo esté ausente. O puede que la persona que hizo el pedido no sea la misma que lo recibe.

Es justamente en estos momentos cuando ocurren errores de inventario—y normalmente no se detectan hasta mucho después, cuando necesitas recoger, vender o reordenar ese artículo.

Niveles de stock inexactos, registros de lote faltantes y precios incorrectos suelen remontarse a un único momento: el día en que recibiste el producto.

A partir de nuestra experiencia apoyando equipos de retail, logística, manufactura y distribución, aquí está lo que diferencia a los almacenes organizados y precisos de aquellos que siempre fallan por unas cuantas unidades.

Paso 1: No Muevas Ni una Caja Hasta Verificarla

Aunque sea tentador sacar las cajas del camino, mover stock antes de verificarlo es una de las causas más comunes de pérdida de inventario.

Antes de tocar nada:

• Compara el envío con la orden de compra original (PO). No te fíes de la memoria ni de suposiciones. Abre la orden de compra y contrasta nombres, cantidades y unidades de medida.
• Revisa si hay sustituciones. A veces los proveedores hacen cambios (p. ej. tamaño de empaque distinto o variante de marca) sin avisar.
• Inspecciona daños o señales de reempaque. Especialmente si llevas control por lotes o vencimientos, cualquier manipulación puede afectar si aceptas o rechazas la mercancía.

No registres ni actualices nada en tu sistema hasta saber con certeza lo que realmente llegó. Asegúrate de cotejar la lista de empaque del proveedor con tu orden original.

Paso 2: Usa un Método Consistente de Recepción

Muchos equipos dependen de un papel, una nota en Excel o la memoria de alguien para registrar lo recibido. Funciona… hasta que esa persona se va de vacaciones o se olvida de dar seguimiento.

"Cualquier error en esta etapa [recepción] puede tener un efecto dominó en toda la cadena de suministro, generando problemas como quiebres de stock, sobrestock y registros inexactos, lo que afecta ventas, satisfacción del cliente y reportes financieros." – FasterCapital

Con BoxHero, el proceso de recepción está integrado directamente en la pantalla de Orden de Compra:

• Selecciona los artículos ordenados e ingresa la cantidad recibida.
• Marca la casilla “Guardar esta orden de compra y marcar artículos como Recibidos.”
• Opcionalmente, añade una nota o palabra clave (ej. #pedido12345, #urgente, #dañado) para que la entrada sea más fácil de buscar.
• Adjunta un archivo si es necesario—por ejemplo, la factura del proveedor o la guía de entrega.
• Haz clic en “Guardar” para completar la recepción.

Cada movimiento de stock queda registrado en tiempo real y vinculado al historial de transacciones del artículo. Esto es ideal para equipos pequeños con responsabilidades rotativas: cualquiera puede comprobar cuándo, por qué y quién recibió algo.

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BoxHero optimiza el proceso de compra y venta relacionado con la gestión de inventario. BoxHero proporciona varias características, como la gestión de pedidos, la generación de documentos electrónicos simples, la gestión de proveedores y clientes y el análisis de ventas. Facilite la gestión de todas sus necesidades de inventario desde una sola plataforma.

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Paso 3: Actualiza el Precio de Compra (Sí, Siempre)

Un error común: el equipo recibe inventario pero no actualiza el nuevo costo unitario. Con el tiempo, esto genera márgenes inexactos y malas decisiones de precios.

Al recibir stock en BoxHero:

• Ingresa en el campo Precio Unitario.
• Registra el precio realmente pagado en la última factura.
• Opcionalmente, añade impuestos o descuentos, si aplica.

A veces los proveedores cambian precios sin previo aviso. Confirma que el precio pagado coincida con el último registrado. Esto ayuda a controlar márgenes, negociar con proveedores y tomar decisiones de reorden más adelante.

Paso 4: Añade Fechas de Expiración o Producción

Para artículos con vida útil—como alimentos, cosméticos o suministros médicos—registrar fechas clave al momento de la recepción ayuda a anticiparte en la rotación de stock.

En BoxHero puedes añadir atributos personalizados como:

• Fecha de Expiración
• Fecha de Fabricación
• Consumir Antes de

Algunos equipos también incluyen la fecha de vencimiento en el nombre del artículo o en el campo de notas (ej. Mascarilla N95 – Exp 2025-12-01) para que sea más fácil detectarla durante picking o revisiones de stock.

Del Caos al Orden: Gestión de Suministros Médicos en Hospitales

Optimiza la gestión de suministros médicos con estrategias prácticas: listas de artículos, alertas de bajo stock y códigos de barras. Mejora la atención al paciente.

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Paso 5: Confirma Siempre el Conteo Final de Stock

No basta con pulsar “Recibir” y olvidarse. Al menos una vez al día (o después de una entrega grande), abre el artículo en BoxHero y verifica:

• ¿La cantidad disponible refleja lo que realmente tienes en almacenamiento?
• ¿El historial de transacciones coincide con la recepción física?

Los errores suelen ocurrir cuando varias personas actualizan stock al mismo tiempo—o si la misma entrega se recibe dos veces por accidente. Confirma que la nueva cantidad incluya lo que acabas de recibir.

Las mejores prácticas de la industria destacan que los conteos cíclicos (revisiones diarias de subconjuntos de inventario) son clave para la precisión continua y la identificación de causas raíz.

Paso 6: Fotografía la Entrega o Factura

La pérdida de documentos es un problema universal. Si alguna vez te encuentras diciendo: “Estoy seguro de que eso llegó la semana pasada, pero no encuentro la factura”, empieza a tomar fotos.

• Fotografía la guía de entrega, la factura o la etiqueta de la caja.
• Adjunta la imagen en la sección de notas del artículo en BoxHero.

Aunque luego lo organices mejor, tendrás un registro rastreable mientras los detalles siguen frescos. ¡Un gran respaldo!

Descubre el campo de Memo de BoxHero: Hashtags y adjuntos

Aprovecha al máximo el campo de memo en BoxHero usando hashtags y adjuntando archivos relevantes para defectos, retiradas, muestras y más.

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Opcional: Usa Códigos de Barras o Escanea Recepciones

Si utilizas códigos de barras, escanea los artículos al llegar para localizarlos al instante en BoxHero. Podrás recibir stock más rápido sin búsquedas manuales.

Consejo Final: Haz de la Recepción un Hábito de Equipo

Ni el mejor sistema de inventario puede compensar hábitos inconsistentes de recepción. Solo funciona si todos los que interactúan con nuevo stock saben qué hacer, siguen los mismos pasos y actualizan el sistema de inmediato.

• Si eres un equipo de una sola persona, construye el hábito desde el inicio.
• Si eres un equipo grande, documenta el proceso y revísalo con cada nuevo integrante.

Pequeños cambios (como actualizar precio al recibir o fotografiar facturas) hacen una gran diferencia a futuro.

¿La buena noticia? BoxHero facilita mantener la consistencia, sin importar quién esté recibiendo el stock.