4 Aplicaciones Ligeras de Inventario para Equipos Pequeños
Según los expertos del sector, las pequeñas empresas pierden entre un 10 % y un 30 % de sus beneficios anuales debido a errores de inventario. Sin embargo, la mayoría de los equipos de entre cinco y quince personas se encuentran atrapados en un punto intermedio imposible: las hojas de cálculo se vuelven inmanejables, pero el software empresarial resulta excesivo.
La buena noticia es que las herramientas de inventario modernas están diseñadas específicamente para equipos pequeños. Las plataformas actuales están pensadas para los verdaderos desafíos de las pequeñas empresas: son rápidas de implementar, fáciles de usar y asequibles para negocios donde cada dólar cuenta.
En este artículo analizamos 4 soluciones de gestión de inventario creadas para equipos que buscan herramientas fiables y de nivel profesional sin la complejidad (ni el costo) de los sistemas empresariales.
¿Qué hace que una herramienta de inventario sea “ligera”?
Las plataformas de inventario ligeras priorizan la velocidad y la facilidad de uso. La mayoría de los equipos pueden estar completamente operativos en un día, y los nuevos miembros pueden comenzar a gestionar inventario después de un breve tutorial o tras explorar la interfaz durante 20 o 30 minutos.
Estas herramientas se centran en las funciones básicas del inventario: recepción de existencias, seguimiento de cantidades, cumplimiento de pedidos y conteos físicos. Deliberadamente omiten funciones avanzadas como algoritmos de previsión de la demanda o integración con robótica de almacén, que rara vez son necesarias para equipos pequeños.
Este equilibrio entre simplicidad y capacidad es lo que define a un verdadero sistema de inventario ligero.
Sortly: Gestión Visual de Inventario
Sortly es una aplicación de inventario que utiliza las fotos como principal método para identificar y rastrear los artículos.
Esta identificación visual funciona especialmente bien para empresas que gestionan activos físicos diversos: compañías de alquiler de equipos, tiendas minoristas con líneas de productos variadas o negocios de servicios que controlan herramientas en diferentes ubicaciones.
Además, la plataforma permite campos personalizados en planes superiores, para registrar información específica del negocio. Por ejemplo, una empresa de catering puede anotar detalles sobre alérgenos, mientras que una clínica médica puede rastrear fechas de caducidad.
La app móvil de Sortly incluye generación y escaneo de códigos QR y de barras, y permite imprimir etiquetas personalizadas directamente desde la plataforma.
- El precio comienza en 49 USD/mes (Plan Advanced, 1–2 usuarios) y llega hasta 299 USD/mes (Plan Premium, 8 usuarios y funciones avanzadas). El Plan Ultra cuesta 149 USD/mes.
- Sortly ofrece una tarifa promocional con descuento para el primer año y una prueba gratuita de 14 días con acceso completo.
Una limitación importante: no incluye facturación ni órdenes de compra integradas, por lo que los equipos que necesiten esas funciones deberán mantener sistemas separados o usar integraciones con QuickBooks.
• Seguimiento visual con fotos, códigos QR y de barras
• Campos personalizados para información específica del negocio
• App móvil con actualizaciones sin conexión y SSO para seguridad
BoxHero: Simple y Basado en la Nube para Equipos Pequeños
BoxHero adopta un enfoque diferente, organizando todo alrededor de los conceptos de “artículos” y “ubicaciones”, sin imponer terminología compleja de almacén.
Su mayor fortaleza es la simplicidad.
Los usuarios pueden agregar artículos mediante escaneo de código de barras, ingreso manual o importación masiva desde CSV/Excel. Cada artículo puede tener múltiples atributos —categoría, marca, tamaño, color, fecha de caducidad— sin necesidad de estructuras complicadas.
El verdadero diferenciador es la colaboración en tiempo real. En lugar de sistemas de permisos complejos, BoxHero usa roles claros para los miembros del equipo. Cuando alguien actualiza o mueve inventario, todos ven el cambio al instante, evitando confusiones y errores.
La app móvil también merece mención especial.
Fue diseñada desde cero para uso móvil, permitiendo realizar conteos completos, ajustar niveles y procesar transacciones desde el teléfono —ideal cuando se trabaja dentro del almacén o en diferentes ubicaciones.
Precios y planes:
- BoxHero ofrece un
plan gratuitopara hasta 100 artículos, ideal para microempresas. Los planes de pagocomienzan en 18 USD/mes por equipo (Plan Business), que incluye 3 miembros, 1,000 artículos y 3 ubicaciones.- Se pueden añadir miembros o ubicaciones adicionales mediante complementos a precios muy accesibles.
• Colaboración en tiempo real entre dispositivos y usuarios
• Precios accesibles y opciones flexibles de ampliación
• Prueba gratuita de 30 días sin tarjeta de crédito
Zoho Inventory: Solución con Amplias Integraciones
Zoho Inventory forma parte del ecosistema Zoho, lo que la convierte en una opción natural para equipos que ya usan Zoho CRM, Zoho Books u otros productos de la suite.
El sistema gestiona muy bien las ventas multicanal, sincronizando inventario entre tiendas físicas, sitios web y marketplaces como Amazon o eBay. Cuando se realiza una venta, Zoho actualiza automáticamente las existencias en todos los canales para evitar sobreventas.
Las funciones de gestión de almacenes incluyen organización por zonas, seguimiento por lotes y números de serie, y órdenes de transferencia entre ubicaciones.
- Zoho ofrece un plan gratuito para hasta 50 pedidos mensuales con un solo usuario.
- Los planes de pago comienzan en 39 USD/mes (Plan Standard) para dos usuarios e incluyen campos personalizados y reportes.
- El Plan Enterprise, recomendado para equipos grandes, parte de 299 USD/mes aproximadamente.
Zoho brilla cuando se utiliza junto con sus otras aplicaciones: Zoho CRM, Zoho Books y Zoho Desk. Sin embargo, si tu empresa usa herramientas externas como QuickBooks o Salesforce, el valor de integración es limitado.
• Integración profunda con Zoho CRM, Books y Desk
• Gestión multicanal en tiendas, e-commerce y marketplaces
• Control de almacenes con seguimiento por lote y serie
inFlow Inventory: Ideal para Pedidos B2B
Por último, inFlow Inventory se ha ganado una gran reputación entre minoristas y distribuidores pequeños por su equilibrio entre potencia y facilidad de uso.
Su especialidad es la gestión de pedidos, permitiendo filtrar órdenes por estado, imprimir etiquetas de envío (más de 50 transportistas) y aceptar pagos en línea (solo EE. UU. y Canadá). Además, calcula los costos de compra y el beneficio por pedido.
Al igual que BoxHero y Zoho, permite el seguimiento en múltiples ubicaciones y el escaneo de códigos de barras y QR.
Una característica destacada es Showroom, un catálogo en línea para ventas B2B que muestra existencias, precios e imágenes de productos. Los clientes pueden realizar pedidos y consultar su historial directamente, incluso con soporte para múltiples monedas e idiomas.
- No cuenta con plan gratuito, pero ofrece una prueba de 14 días.
- El Plan Entrepreneur cuesta 161 USD/mes (2 usuarios, 1 ubicación).
- El Plan Small Business cuesta 436 USD/mes y el Mid-Size Plan 874 USD/mes, ambos con ubicaciones ilimitadas.
- El Plan Enterprise ofrece precios personalizados y base de datos dedicada.
• Gestión avanzada de pedidos con envíos integrados
• Seguimiento multiubicación con escaneo de códigos de barras y QR
• Catálogo Showroom para ventas B2B con múltiples monedas
Cómo Elegir la Herramienta Adecuada para Tu Equipo
Entonces, ¿cuál es la app de inventario ideal para ti?
Empieza con una evaluación honesta de cómo trabaja tu equipo: volumen de transacciones, nivel técnico y necesidad de integraciones.
Los equipos con menos operaciones semanales suelen beneficiarse de sistemas visuales y rápidos como Sortly o BoxHero.
Las empresas con flujos más complejos pueden encontrar mejor valor a largo plazo en Zoho Inventory o inFlow, gracias a su automatización y gestión avanzada de pedidos.
Recuerda: la herramienta adecuada te da las funciones que realmente necesitas, sin abrumarte con las que no. 📦
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