Cómo Usar los Códigos QR en Tu Negocio
Hoy en día los vemos por todas partes: pequeños cuadros negros y blancos dispuestos en forma de cuadrícula. Pueden transformarse en diversos diseños y se utilizan en múltiples contextos empresariales como manufactura, logística, distribución y marketing, así como en la vida personal. Hablamos de los códigos QR (Quick Response Codes), un tipo de código de barras bidimensional. ¿Cómo ayudan los códigos QR a las empresas a gestionar la información de forma más eficiente?
Códigos QR: Pequeños pero Poderosos para Almacenar Información
Los códigos QR se caracterizan por poder almacenar más información en un espacio más reducido que los códigos de barras tradicionales. Su estructura en cuadrícula permite contener datos tanto en sentido horizontal como vertical. Por eso se les conoce como códigos de barras bidimensionales. Con una densidad de información hasta 100 veces mayor que un código de barras típico (unidimensional), los códigos QR pueden almacenar datos que los códigos de barras tradicionales no pueden, como imágenes, videos, enlaces y archivos.
Además, los códigos QR tienen una gran ventaja: pueden leerse incluso si están parcialmente dañados, gracias a que su información se replica en varias celdas, lo que garantiza su seguridad. Estas características estructurales convierten a los códigos QR en una herramienta fiable para la gestión de información, tanto en el día a día como en entornos empresariales. ¡Veamos más de cerca cómo se utilizan en los negocios!
Gestión de Activos
Gestionar todos los activos que utilizan tus empleados puede ser complicado. Portátiles, monitores, ratones, escritorios, sillas… cuantos más empleados, más activos que controlar. Si estás teniendo dificultades para gestionar tus activos, ¡los códigos QR pueden ayudarte a mejorar la productividad!
Empieza colocando un código QR en cada activo de tu empresa. Los códigos QR pueden almacenar información básica como tipo, número, marca y color del activo, así como detalles como ubicación, usuario y responsable asignado. Los responsables de inventario pueden saber fácilmente dónde está un activo y quién lo está utilizando simplemente escaneando el código QR. Este seguimiento facilita la prevención de robos y pérdidas.
También puedes crear un libro de registro de activos recopilando en un solo lugar todos los códigos QR impresos para la gestión de activos. Si necesitas saber dónde se compró un activo o en qué estado se encuentra, puedes escanear rápidamente el código QR que tengas almacenado. Puedes leer la información en el código QR en cualquier momento y lugar desde tu smartphone, facilitando enormemente la gestión.
Gestión de Procesos
Muchas empresas manufactureras utilizan códigos QR para gestionar procesos y mejorar la eficiencia de la producción. Cuando el proceso es complejo o hay muchos empleados involucrados, puede resultar difícil comunicar rápidamente el estado de la producción. Colocar códigos QR en cada etapa permite informar de manera ágil sobre el avance del proceso, evitando la necesidad de comunicaciones adicionales cuando hay cambios de turno o personal.
Dependiendo de la fase del proceso, se pueden colocar códigos QR en el producto con información de entrada, instrucciones de trabajo, indicación de producción terminada o información de salida, para que cualquier empleado, incluso quienes trabajan en distintas etapas, pueda escanear el código QR y saber en qué parte del proceso se encuentra el producto.
Algunas empresas utilizan códigos QR para proporcionar instrucciones específicas de trabajo o consejos de seguridad, registrar el historial de mantenimiento de maquinaria utilizada en producción o incluso almacenar resultados de pruebas de calidad en productos terminados, facilitando la identificación de procesos responsables en caso de defectos.
Gestión de Inventario
Un código QR puede contener información variada sobre un producto, como número de serie, fecha de fabricación, fecha de recepción, marca, cantidad, etc., lo que facilita enormemente la gestión de inventario. El personal de inventario escanea el código QR al recibir el producto y lo vuelve a escanear cuando se vende. Con solo escanear un código QR, se actualiza automáticamente el sistema con la información más reciente. Un pequeño código QR permite acceder a gran cantidad de datos, incluso cuando el producto está completamente empaquetado y no es visible su contenido.
La posibilidad de comprobar la cantidad y el estado del inventario mediante códigos QR también resulta muy útil durante los conteos de inventario para mantener registros precisos. Los conteos físicos, en los que se cuenta manualmente cada artículo para verificar que el inventario físico coincida con el inventario registrado en el sistema, pueden ser procesos largos y complejos que requieren varios empleados. Por muy meticuloso que seas, siempre existe riesgo de errores al contar a mano, y si se hace con prisa, puede ser necesario empezar de nuevo.
¿Qué pasaría si pudieras realizar un conteo rápido con solo escanear un código QR? Soluciones de gestión de inventario como BoxHero ofrecen funciones de conteo que te permiten contar la cantidad de productos simplemente apuntando la cámara de tu smartphone al código QR. Esto reduce drásticamente el tiempo necesario para el conteo y mejora la precisión. Además, puedes conectar un escáner Bluetooth a tu smartphone para que la gestión sea aún más cómoda.
El Poder de los Códigos QR para Impulsar la Productividad Empresarial
La capacidad de los códigos QR para almacenar y acceder rápidamente a grandes cantidades de información puede aumentar significativamente la productividad en distintas áreas empresariales. En el ámbito de la gestión de inventario, el seguimiento eficiente mediante códigos QR se está consolidando como una herramienta clave para reforzar la competitividad empresarial. Comienza a gestionar tu inventario de forma inteligente con BoxHero, que ofrece funciones prácticas de gestión mediante códigos QR.
