¿Cuánta mercancía debo tener? Guía para principiantes y tiendas con historial de ventas

¿Sueles planificar tus comidas y hacer la compra con anticipación? ¿O formas parte del 52 % de los consumidores que dicen que “pedir comida para llevar es parte esencial de su estilo de vida”? 🙂

Hay una buena razón por la que muchas personas prefieren salir a comer o pedir comida a domicilio en lugar de cocinar en casa. Planificar las comidas es difícil—especialmente para familias grandes con gustos diferentes, una nevera llena de fechas de caducidad y el caos del día a día.

Esto demuestra lo complicado que puede ser planificar con antelación, y la planificación de inventario para propietarios de pequeños negocios no es diferente. Si pides demasiado, te quedas con productos sin vender y costes de almacenamiento (Y eso si tienes suerte: algunos artículos pierden valor o incluso caducan).

Si pides muy poco, corres el riesgo de quedarte sin stock justo cuando aumenta la demanda. Además, tener que pasar por todo el proceso de pedido nuevamente no es nada divertido.

Cuando intentas averiguar cuánta mercancía debes tener en stock, no hay una respuesta simple, porque no existe una única respuesta correcta.

Por eso, en lugar de darte un número mágico, compartiremos un marco flexible para ayudarte a decidir qué es lo adecuado para tu tienda. Ya sea que estés comenzando desde cero o que ya tengas algunas ventas realizadas, esta guía se adapta a tu situación.

Hemos dividido el contenido en dos secciones clave:
Parte 1: Para nuevos emprendedores sin historial de ventas
Parte 2: Para propietarios de tiendas con datos existentes

Parte 1: ¿Sin historial de ventas? Así decides cuánto inventario mantener

Empezar una tienda desde cero es emocionante, pero también arriesgado.

A diferencia de los productos o servicios digitales, vender productos físicos implica una inversión inicial. Tienes que comprar inventario antes de realizar una sola venta. Es un gran compromiso, especialmente cuando no tienes datos anteriores en los que apoyarte.

Consejo #1: Aprende de quienes ya lo han hecho

Supongamos que vendes velas artesanales. Tus necesidades de inventario serán muy distintas a las de alguien que tiene una boutique de ropa. Los productos, los precios y el comportamiento del cliente son diferentes.

¿Entonces qué puedes hacer?

La forma más rápida de obtener consejos prácticos basados en la experiencia es aprovechar el conocimiento colectivo de otros emprendedores en tu nicho.

Una de las formas más efectivas (y económicas) de hacerlo es a través de comunidades en línea.

YouTube está lleno de contenido como “Cómo lancé mi tienda en Etsy” o “Empezar una marca de camisetas desde cero”. Muchos de estos videos provienen de personas que enfrentaron exactamente las mismas preguntas que tú te haces. Encontrarás opiniones sinceras sobre lo que funcionó y lo que no.

Reddit es otro tesoro. El subreddit r/Etsy tiene más de 250,000 miembros compartiendo consejos, preguntas y ejemplos reales sobre qué niveles de inventario les funcionaron.

Por supuesto, siempre debes tomar los consejos en línea con cierto escepticismo. Lo que funcionó para alguien más puede que no aplique exactamente a tu caso, pero puede ser un punto de partida para probar y aprender. A veces, no es necesario reinventar la rueda. Ya vendas camisetas, ropa boutique, velas o joyería hecha a mano, busca personas que hayan estado en tu lugar.

Consejo #2: Usa el enfoque de “Inventario Mínimo Viable”

Comenzar una tienda se parece mucho a lanzar una startup: estás creando algo nuevo, aprendiendo lo que funciona y descubriendo dónde encaja tu producto.

Del mundo de las startups surge una idea útil llamada Producto Mínimo Viable (PMV). Es la versión más simple de un producto, lo suficientemente buena para probar tu idea y obtener retroalimentación.

Puedes aplicar esa misma lógica al inventario. Piensa en tu primer conjunto de productos como tu Inventario Mínimo Viable.

No se trata de abastecerte—se trata de probar, aprender y ajustar. Tu objetivo no es lograr un gran volumen de ventas ni construir una base de clientes fiel desde el inicio. Es descubrir lo que funciona:

Cuando empiezas en pequeño, no solo estás protegiendo tu presupuesto. Estás comprando información valiosa. Así que cuando alguien te pregunte, “¿Con cuánto inventario debería empezar?”, la respuesta más honesta es:

Con lo suficiente para probar tus ideas y ver qué es lo que la gente realmente quiere.

Parte 2: ¿Ya tienes tienda? Deja que tus datos de ventas te guíen

Una vez que tu tienda está en funcionamiento, la planificación de inventario se basa menos en suposiciones y más en estrategia. Y en hojas de cálculo.

La buena noticia es que ahora tienes un historial de ventas que te indica qué se vende bien y cuándo. Pero por otro lado, la gestión de inventario se vuelve más compleja. Ya no estás guiándote solo por la intuición o consejos en línea; necesitas seguir datos reales y tomar decisiones con base en ellos. Aquí es donde deberías empezar a amar las disciplinas STEM. 🙂

Entonces, ¿cómo asegurarte de pedir la cantidad adecuada de stock—ni demasiado, ni muy poco?

Consejo #1: Usa tus números de ventas para obtener información

Veamos una métrica poderosa: Días de Inventario Disponible (DIO).

DIO te dice el número promedio de días que tardas en vender el inventario que tienes disponible, basado en tu rendimiento pasado.

Piénsalo así: si hoy entras a tu almacén, ¿cuánto tardarías en vender todo lo que hay allí? Eso es lo que responde el DIO.

Fórmula para calcular el DIO:

Desglosemos esto:

• Elige un período de tiempo. Puede ser un año, un trimestre o un mes. Asegúrate de tener datos de ventas e inventario.
• Calcula tu inventario promedio durante ese período. Suma el valor del inventario al inicio y al final del período, y divide por dos.
• Calcula tu COGS (Costo de los Bienes Vendidos) para ese mismo período. Es el costo total de los productos que vendiste en ese tiempo.
• Multiplica por el número de días del período. Por ejemplo, 365 para un año completo.

Ejemplo con los números de Costco en 2024:

Ahora aplicamos la fórmula:

Esto significa que, en promedio, Costco mantiene aproximadamente un mes de inventario en cualquier momento.

Conocer tu DIO te da más que un número. Te ayuda a anticipar desafíos y estar preparado ante faltantes, inventario de baja rotación o cambios en la demanda.

Por ejemplo, si tu DIO es de unos 29 días, como el de Costco, eso te indica:

El DIO es solo uno de muchos KPIs usados por los responsables de inventario para planificar compras. Si quieres explorar otras métricas útiles, como la rotación o el valor de inventario, también tenemos contenido sobre eso.

Consulta nuestro resumen completo de indicadores clave en la cadena de suministro. Es un excelente siguiente paso si estás listo para dominar tus números.

Consejo #2: Considera el plazo de entrega de tus proveedores

El plazo de entrega del proveedor es el tiempo que tarda en entregarte los productos una vez realizado el pedido.

Supón que los vestidos rojos se están vendiendo como pan caliente. A los clientes les encantan, y hasta están recomendándolos. Quieres reponer el stock rápidamente para aprovechar la demanda.

Pero aquí viene el problema: ¿cuánto tiempo tardará tu proveedor en cumplir ese nuevo pedido?

Comprender este plazo te ayuda a planificar situaciones como esta. Aún mejor, tener tiempos de entrega consistentes te permite medir y automatizar parte del proceso de reposición.

Una buena práctica es establecer un punto de reorden, también conocido como stock de seguridad. Este es el nivel de inventario en el que deberías hacer un nuevo pedido para no quedarte sin producto.

Si usas BoxHero, sigue estos pasos para automatizar el control de stock y evitar faltantes:

1. Calcula el plazo de entrega del proveedor para un producto específico.
2. Multiplica tus ventas diarias estimadas por ese plazo para determinar el punto de reorden.
3. Introduce ese valor como nivel de “Stock de Seguridad” en BoxHero.
4. Activa las notificaciones para que te avisen cuando el inventario caiga por debajo del umbral.
5. Relájate. Tendrás una cosa menos de la que preocuparte y más tiempo para tareas importantes.

Consejo #3: Ten en cuenta tus limitaciones de flujo de caja

Tener suficientes fondos para cubrir operaciones diarias es clave para la salud financiera de cualquier negocio.

Cuando inviertes mucho en inventario, reduces el efectivo disponible para otras necesidades esenciales como salarios, impuestos, publicidad o servicios externos. Por eso, incluso si tus productos no caducan, invertir todo tu capital en inventario “por si acaso” rara vez es una estrategia inteligente. A menos que tengas plena confianza en la demanda, podrías quedarte con stock muerto y poca liquidez.

En lugar de eso, alinea tu planificación de inventario con tu flujo de caja.
Si tus ventas tienden a aumentar en temporadas específicas, intenta realizar compras más grandes en esos momentos de ingresos fuertes.

Para más ideas y recomendaciones prácticas sobre cómo gestionar tu capital de trabajo de forma eficiente, consulta este artículo:

Gestión del Capital de Trabajo para Pequeñas Empresas

Aprende a gestionar el capital de trabajo en pequeñas empresas con estrategias de inventario, cuentas por cobrar, flujo de caja y financiamiento.

BoxHero BlogBoxHero

Conclusión

Si has pospuesto el lanzamiento o crecimiento de tu tienda por temor a la complejidad del inventario, aquí tienes algunas ideas para avanzar:

• Si no tienes historial de ventas, busca información de otros emprendedores en tu mismo nicho. Explora comunidades en línea como YouTube o Reddit para encontrar historias reales y consejos prácticos.
• Considera tus compras iniciales como una inversión para aprender y obtener feedback real de clientes.
• Aprende a sacar valor de hojas de cálculo y métricas sencillas como DIO, plazo de entrega y punto de reorden. Estos datos son esenciales para mantener un flujo de caja saludable.
• Apóyate en la automatización con plataformas como BoxHero para simplificar el proceso.
• Empieza en pequeño, mantén una actitud curiosa, y con el enfoque correcto, podrás crecer con confianza sin que el inventario te detenga.