Domina los términos confusos de la gestión de inventario – Parte 1

Definiciones precisas de términos que todo gestor de inventario debe conocer

¿Estás empezando a gestionar inventario? ¿Te sientes perdido al enfrentarte a todos los conceptos? Tener una base sólida en la terminología básica puede facilitar mucho la comprensión del funcionamiento de un sistema de gestión de inventario. En este artículo, presentamos algunos de los términos clave para una gestión sistemática y eficiente.

El origen de la palabra "inventario" proviene del francés antiguo inventoire, que significaba "lista detallada de bienes, catálogo" (siglo XV; en francés moderno, inventaire), y también de una variación del latín tardío inventarium, "lista de lo encontrado".
Ahora que ya conocemos el origen, ¿a qué nos referimos exactamente con “inventario”? ¿Cuál es la diferencia entre stock e inventario?

A menudo, los términos stock e inventario se utilizan indistintamente, pero en realidad hacen referencia a conceptos diferentes.

Stock se refiere a los bienes o materiales que una empresa mantiene para vender o utilizar en sus operaciones. Puede incluir productos terminados, materias primas o productos en proceso de fabricación. En términos generales, el stock se limita a artículos ya adquiridos o producidos, pero que aún no se han vendido ni utilizado.

Inventario, en cambio, es un concepto más amplio que abarca todos los bienes y materiales que una empresa posee, independientemente de si ya han sido comprados, fabricados o usados. El inventario incluye el stock, pero también contempla artículos utilizados en producción o almacenados con otros fines, como piezas de repuesto o suministros de oficina.

En resumen, el stock es un subconjunto del inventario: hace referencia específica a los productos destinados a la venta o al uso operativo, mientras que el inventario engloba todos los bienes disponibles.

¿Podemos llamar “inventario” a todo lo que está en el almacén?
Es importante tener en cuenta que no todos los artículos almacenados cumplen la misma función. Según su propósito, el inventario puede clasificarse en distintos tipos: stock de seguridad, stock de reserva, inventario cíclico y stock en tránsito.
Los gestores de inventario deben conocer estas categorías y gestionarlas por separado según su función.

Stock de seguridad
El stock de seguridad o buffer stock indica la cantidad mínima de producto que se debe mantener en inventario. Este tipo de stock ayuda a afrontar situaciones inesperadas en el negocio.
Imagina un producto que normalmente vende 10 unidades al día y de pronto se disparan las ventas a 100 por día. Si solo tienes las 10 unidades previstas, no podrás cubrir la demanda repentina.
El stock de seguridad es fundamental para evitar pérdidas ante imprevistos y garantizar el cumplimiento con los clientes.

Stock de reserva
El stock de reserva se prepara anticipadamente para épocas de alta demanda. También se le conoce como stockpile, es decir, una reserva para “por si acaso”.
Piensa en empresas que fabrican vajillas decorativas para festividades como Año Nuevo, Navidad o Acción de Gracias. Estas compañías planifican la producción con antelación esperando un aumento estacional en la demanda.
El stock de reserva permite anticiparse a estos picos y también puede servir para compensar interrupciones en la producción por inspecciones o cambios en maquinaria.

Inventario cíclico
El inventario cíclico es el que se almacena en función de un ciclo definido. Se trata de ingresar productos al almacén de forma regular: cada tres días, una vez por semana o al mes.
Si bien es posible producir solo cuando sea necesario, este enfoque no siempre es eficiente.
Supervisar el inventario a diario o iniciar procesos de producción repetidamente genera altos costos.
Optimizar los ciclos de pedido y producción con inventario cíclico reduce estas ineficiencias. También se le conoce como stock por tamaño de lote, vinculado al concepto de lote de producción.

El inventario suele asociarse a productos almacenados físicamente, pero también existen artículos fuera del almacén.
Stock en tránsito se refiere a productos ya comprados pero que aún no han llegado al destino. También se le conoce como inventario en movimiento o pipeline inventory.
Por ejemplo, una empresa que importa productos del extranjero puede necesitar más tiempo de aprovisionamiento.
En ese caso, el stock en tránsito es inevitablemente mayor y debe ser gestionado con cuidado dentro del sistema de inventario.

Además, para prepararse ante picos estacionales, el inventario estacional permite adquirir o producir productos durante la temporada baja.
Existe también el stock especulativo, que se acumula no por demanda sino como prevención ante huelgas o aumentos en precios de materias primas.
Por otro lado, el stock sumergido hace referencia al inventario que permanece demasiado tiempo almacenado y se pierde por robo, deterioro o caducidad.
Si trabajas con productos costosos o perecederos, es crucial minimizar este tipo de pérdidas.

¿Qué son los costos de almacenamiento y los costos por falta de stock?

Gestionar inventario tiene un impacto directo en los costos del negocio.
Comprender los diferentes tipos de costos permite identificar oportunidades de ahorro.

Si tu empresa se dedica a la reventa, incurrirás en costos de compra. Esto incluye no solo el precio del producto, sino también el transporte, la mano de obra, la descarga y aranceles.

Si produces tus propios productos, tendrás costos de preparación, como:

• Sustitución de equipos de producción
• Tiempo muerto de maquinaria
• Costes laborales del personal técnico

Además, tanto empresas fabricantes como distribuidoras enfrentan costos de almacenamiento, es decir, el costo de mantener el inventario. Estos se dividen en:

El costo por falta de stock surge cuando no se dispone del stock de seguridad o stock preventivo.
Aunque no sea un gasto directo, representa la pérdida de oportunidades de venta. También conocido como stockout cost, este puede traducirse en:

• Pérdida de reputación o confianza del cliente
• Costos adicionales por servicios o regalos para compensar retrasos

Hemos explorado los distintos tipos de inventario y los costos que implica su gestión.
Esperamos que esta guía te haya ayudado a comprender mejor la terminología clave.
Tener exceso de inventario eleva los costos, pero quedarse sin productos implica pérdida de clientes.
La clave está en mantener un equilibrio mediante una buena previsión de la demanda y una gestión constante del inventario.

Si estás dando tus primeros pasos en la gestión de inventario, empieza con BoxHero.
¡Con BoxHero, gestionar el inventario será pan comido!