Gestión de activos de TI: estrategias para mejorar la eficiencia y el cumplimiento
A medida que tu empresa crece, también lo hace la cantidad de activos de TI que necesitas gestionar. Computadoras, periféricos, sistemas de punto de venta (POS), tabletas y otros equipos son componentes esenciales de cualquier negocio moderno. Pero la gestión no se limita al hardware: también incluye el ciclo de vida de cada activo, el mantenimiento, las licencias de software asignadas, su ubicación y el responsable de su uso.
En este artículo exploramos los aspectos clave de la gestión de activos de TI (ITAM) en entornos corporativos, incluyendo buenas prácticas, desafíos comunes y soluciones efectivas.
¿Qué es la gestión de activos de TI?
Los activos de TI comprenden:
- Hardware: computadoras, servidores, dispositivos de red
- Software: licencias, aplicaciones, suscripciones
- Datos digitales: información de clientes, propiedad intelectual y datos sensibles
Una gestión efectiva de activos de TI permite a las organizaciones:
Optimizar la asignación de recursos
Al tener visibilidad completa sobre los activos, se pueden alinear mejor las inversiones con los objetivos del negocio y evitar gastos innecesarios.
Mejorar la seguridad y el cumplimiento
Una buena gestión reduce riesgos de seguridad y asegura el cumplimiento normativo. Esto incluye el seguimiento de licencias, la gestión de accesos y la protección de datos sensibles.
Aumentar la eficiencia operativa
Al automatizar y optimizar los procesos de ITAM, se reduce el tiempo de inactividad, se optimizan los niveles de inventario y se facilita el mantenimiento preventivo.
Principales desafíos en la gestión de activos de TI
Uno de los mayores retos del ITAM es su impacto financiero. Muchas empresas no solo tienen dificultades para gestionar los activos que utilizan los empleados, sino también para entender cómo afectan a sus estados financieros.
Por ejemplo, los activos de TI suelen depreciarse en un plazo de 36 meses. Esta depreciación debe iniciarse cuando el activo entra en uso, no cuando se adquiere. Si una empresa compra 300 portátiles a finales de año pero los implementa al año siguiente, la depreciación debe comenzar el año siguiente.
Sin embargo, muchas empresas no distinguen entre la fecha de adquisición y la fecha de uso, lo que puede llevar a errores en el balance y en la cuenta de resultados.
Además del hardware, las licencias de software también deben gestionarse como activos. Sin una gestión adecuada, es común invertir en licencias innecesarias o mal asignadas. También es importante tener en cuenta que las licencias de software se deprecian igual que otros activos, por lo que un exceso de inversión en software puede reducir la rentabilidad del negocio.
Buenas prácticas en ITAM
Para una gestión efectiva, se recomienda aplicar las siguientes estrategias:
Implementar un sistema centralizado de ITAM
Centralizar la gestión permite una visión unificada de todos los activos en la organización. Esto facilita el seguimiento, control y gestión del ciclo de vida de cada activo.
Realizar auditorías periódicas
Las auditorías regulares ayudan a mantener registros actualizados, identificar activos sin uso y garantizar el uso correcto de las licencias de software.
Integrar ITAM con otros sistemas
Conectar el sistema de gestión de activos con ERP, RRHH o sistemas de seguridad mejora la precisión de los datos y simplifica los flujos de trabajo.
Adoptar una estrategia de mantenimiento proactivo
El mantenimiento preventivo reduce tiempos de inactividad y extiende la vida útil de los activos. Incluye actualizaciones, revisiones periódicas y reemplazo de equipos al final de su vida útil.
Utilizar análisis de datos para la toma de decisiones
El análisis de datos permite tomar decisiones fundamentadas sobre compra, uso y baja de activos, basadas en patrones reales de uso.
Consejos para una gestión eficaz de activos de TI
Usar software en la nube especializado en ITAM mejora la experiencia de los empleados y aumenta la precisión del inventario gracias a la integración en tiempo real y soporte móvil, incluyendo funciones como escaneo de códigos de barras y generación de etiquetas.
Además de representar digitalmente los activos físicos y no físicos, puedes establecer cronogramas de depreciación lineal por tipo de activo, gestionar su ciclo de vida y tomar decisiones basadas en datos.
Por ejemplo, si un activo está llegando al final de su vida útil y requiere reparación costosa, puedes evaluar si el costo supera su valor residual (precio de compra menos depreciación acumulada) y optar por reemplazarlo si es más rentable. Muchos sistemas ERP permiten generar estos cronogramas automáticamente.
Las auditorías periódicas de inventario también son esenciales para asegurar que los registros coincidan con los activos físicos. Si tu sistema ITAM incluye una función de auditoría, como el sistema de hojas de verificación de BoxHero, este proceso será más ágil y confiable.
Contar con datos precisos no solo mejora la toma de decisiones, sino que también asegura el cumplimiento de normativas internas y externas.
