Guía para Organizaciones sin Fines de Lucro: Cómo Gestionar Donaciones (y Más)
¿Perdiste el impulso del Giving Tuesday? No te preocupes: la temporada de donaciones aún no termina. Todavía es diciembre, lo que significa que las donaciones siguen llegando, las personas están más generosas y la misión de generar un cambio significativo está en su punto más alto para las organizaciones sin fines de lucro.
Pero aquí está el desafío: cada acto de buena voluntad trae consigo la responsabilidad de gestionar el flujo de recursos de manera eficiente. Desde juguetes para niños hasta alimentos enlatados y suministros de ayuda ante desastres, asegurarse de que estas donaciones lleguen a las manos correctas en el momento oportuno no es tarea fácil.
Aquí es donde una buena gestión de inventarios marca la diferencia. Con el sistema adecuado, podrás rastrear donaciones, saber qué hay en stock, dónde está almacenado y cuándo debe distribuirse. Ya sea que administres una organización sin fines de lucro consolidada o recién estés comenzando, sigue leyendo para aprender cómo gestionar mejor los artículos donados en esta temporada.
En esta guía cubriremos:
- Giving Tuesday y la tendencia de donaciones de fin de año
- Conceptos básicos de las organizaciones sin fines de lucro (OSFL)
- Desafíos que enfrentan las OSFL
- Beneficios de usar soluciones inteligentes de inventario
- Consejos prácticos para implementar un sistema de gestión de inventarios
Acelerando al Máximo en las Donaciones de Fin de Año
La temporada navideña no solo es ocupada para compradores y comerciantes, con eventos como Black Friday y Cyber Monday. A medida que las personas tachan artículos de sus listas de compras navideñas, las organizaciones sin fines de lucro tienen su propio momento estelar durante esta época.
Aquí entra en escena Giving Tuesday, un día dedicado a devolver a la comunidad. Si llevas tiempo gestionando una organización sin fines de lucro, probablemente conozcas este día especial.
Comenzó como un proyecto de hashtag impulsado por el 92nd Street Y en Nueva York en 2012 y desde entonces se celebra anualmente el martes posterior al Día de Acción de Gracias. Hoy es uno de los días más importantes de recaudación en EE. UU., con organizaciones que usan campañas de marketing, coordinación de donantes y redes sociales para recaudar fondos y colectar donaciones. En 2023, este evento recaudó aproximadamente 3,1 mil millones de dólares solo en EE. UU.
Este año, Giving Tuesday fue el 3 de diciembre. Aunque ya haya pasado, aún no es tarde para aprovechar la temporada. De hecho, este día marca el inicio de la época de donaciones.
Según estadísticas de donaciones, el 30 % de las contribuciones anuales se realizan en diciembre, y el 10 % ocurre durante los últimos tres días del año. A medida que continúa esta temporada de generosidad, es el momento ideal para preparar tu sistema de gestión de inventarios ante el aumento de donaciones.
Pero antes de hablar sobre cómo implementar soluciones de inventario, repasemos los conceptos básicos sobre las organizaciones sin fines de lucro.
El ABC de las Organizaciones sin Fines de Lucro
Las organizaciones sin fines de lucro (OSFL) tienen como objetivo servir a propósitos sociales y benéficos, no generar ganancias. Cada organización persigue una misión única para atender necesidades específicas: desde proveer educación y atención médica hasta defender la justicia social y proteger el medio ambiente.
Algunos tipos comunes de organizaciones sin fines de lucro incluyen:
- Grupos benéficos
- Organizaciones educativas
- Instituciones religiosas
- Fundaciones de salud y medicina
- Organizaciones de arte y cultura
- Grupos de medio ambiente y vida silvestre
- ONGs internacionales
- Organizaciones de investigación científica
Tipos de Donaciones que Reciben las OSFL
Las organizaciones dependen de distintas formas de donación para apoyar su trabajo:
- Donaciones únicas: suelen ser reactivas, motivadas por campañas específicas o apelaciones emocionales.
- Donaciones periódicas: aportes regulares de los donantes.
- Donaciones en acciones: los donantes transfieren la propiedad de acciones, generalmente con beneficios fiscales.
- Donaciones planificadas: también conocidas como legados, se acuerdan en vida pero se ejecutan posteriormente (por ejemplo, a través de un testamento).
- Donaciones en especie: contribuciones no monetarias como bienes, servicios o conocimientos.
Inventarios que las OSFL Suelen Gestionar
Dado lo diversa que puede ser su misión, las OSFL suelen manejar un amplio rango de artículos, como:
- Alimentos y bebidas: no perecederos (enlatados, secos), perecederos (frutas, lácteos, carnes) y productos con fecha de caducidad.
- Suministros y equipos médicos: vendas, guantes, medicamentos, dispositivos médicos, EPP.
- Material educativo: libros, material escolar, portátiles, muebles para aulas.
- Ropa y artículos de cuidado personal: kits de higiene, mantas, prendas variadas.
- Muebles y enseres: camas, colchones, mesas, electrodomésticos básicos.
- Juguetes y regalos: juguetes, libros, juegos y tarjetas de regalo.
- Suministros para animales: alimento, medicamentos, collares, camas, jaulas.
- Material para eventos y recaudaciones: folletos, banners, merchandising.
- Artículos de ayuda de emergencia: agua, linternas, refugios portátiles.
- Insumos de oficina: papel, bolígrafos, impresoras, dispositivos tecnológicos.
Desafíos en la Gestión de Inventarios de las OSFL
Gestionar donaciones de manera organizada y eficiente es esencial para cumplir la misión, pero no está exento de dificultades:
1. Recursos Limitados
A diferencia de las empresas, muchas OSFL trabajan con presupuestos ajustados y sistemas anticuados (registros manuales, hojas de cálculo). Esto complica el seguimiento en tiempo real y puede causar problemas en el almacenamiento y la organización.
2. Procesos Manuales
El seguimiento manual consume tiempo y es propenso a errores: registros mal hechos, conteos incorrectos o artículos mal etiquetados pueden afectar la distribución y la confianza de los donantes.
3. Inventarios Diversos y Complejos
Cada tipo de donación requiere almacenamiento y seguimiento específico (alimentos perecederos, suministros médicos, ropa). El exceso de algunos artículos y la escasez de otros agravan el desafío.
4. Rotación de Voluntarios
La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro dependen en gran medida de voluntarios para cumplir su misión, pero la retención de voluntarios sigue siendo un desafío significativo. En EE. UU., la tasa promedio de retención de voluntarios es de alrededor del 65 %, lo que significa que uno de cada tres voluntarios se retira antes de lo esperado. Si tienes que capacitar nuevos voluntarios con más frecuencia de la necesaria, esto afectará la productividad de tu equipo.
¿Cómo pueden las organizaciones retener a sus voluntarios? En una revisión sistemática de investigaciones sobre la rotación de voluntarios en 2023, publicada en el Journal of Organizational Behavior, surgieron cinco factores como los predictores más fuertes de la rotación de voluntarios después de examinar el comportamiento de 55.335 voluntarios. Estos incluyen:
- Comunicación regular
- Apoyo organizacional
- Satisfacción y realización personal
- Compromiso afectivo
- Relación líder–miembro
Dado que los voluntarios son el recurso más valioso para cualquier organización sin fines de lucro, centrarse en los factores que contribuyen a su satisfacción puede hacer que su experiencia sea más gratificante, llevando a mayores tasas de retención.
"Escucha a tu equipo para comprender mejor sus necesidades y requerimientos de trabajo. Muy pocas organizaciones sin fines de lucro preguntan a sus empleados qué haría de su lugar de trabajo un entorno ideal para el crecimiento y la retención. Incluso menos tienen un verdadero entendimiento de la carga de trabajo de sus empleados. Pide a tus líderes que redacten descripciones de trabajo periódicamente para que, a medida que el trabajo cambie, también puedan hacerlo las expectativas de desempeño y la gestión."
– Linda Goler Blount, Black Women’s Health Imperative
5. Artículos Perecederos y Fechas de Caducidad
Gestionar artículos como alimentos y suministros médicos que tienen una vida útil limitada es un gran desafío para las organizaciones sin fines de lucro.
Sin un sistema de seguimiento adecuado, estos artículos pueden caducar antes de llegar a los beneficiarios, lo que resulta en recursos desperdiciados.
Los métodos manuales de inventario para estos artículos pueden ser lentos y propensos a errores, lo que aumenta la probabilidad de desperdicio. Usar sistemas modernos de inventario puede ayudar rastreando artículos en tiempo real, incluidas sus fechas de caducidad.
6. Fluctuaciones Estacionales
Los patrones de donación varían drásticamente a lo largo del año. Las organizaciones pueden ver un gran aumento de donaciones durante la temporada navideña o después de desastres naturales, lo que provoca almacenamiento abarrotado y dificultades logísticas. En otros momentos, las donaciones pueden disminuir, causando escasez que afecta las operaciones.
Para gestionar estos altibajos, los grupos sin fines de lucro pueden implementar sistemas de inventario que ofrezcan seguimiento en tiempo real y pronósticos para mantener un suministro constante de recursos durante todo el año.
Herramientas Modernas de Gestión de Inventarios para Organizaciones sin Fines de Lucro: No un Lujo, Sino una Necesidad
Ahora que hemos cubierto los desafíos que enfrentan las organizaciones en la gestión de inventarios, enfoquémonos en la solución. Usar herramientas modernas basadas en software como BoxHero puede ayudar a las organizaciones a optimizar sus operaciones, especialmente durante la temporada de donaciones de fin de año. Pero, ¿de qué formas específicas pueden ayudar con la gestión de tu inventario?
- Ahorro de tiempo: automatiza tareas repetitivas como el seguimiento de niveles de stock y la actualización de registros.
- Precisión: puedes rastrear artículos donados con exactitud mediante códigos de barras. La sincronización en la nube con los miembros del equipo permite compartir datos de inventario entre ubicaciones.
- Información en tiempo real: puedes controlar las cantidades de entrada y salida, así como detalles importantes como fechas de caducidad, en cualquier momento y lugar.
- Apoyo y capacitación para voluntarios: interfaces simples e intuitivas son fáciles de aprender, reduciendo el tiempo de integración de nuevos voluntarios.
- Personalización: puedes establecer atributos personalizados para donaciones específicas (fecha de caducidad, tamaño, tipo, etc.), según las necesidades.
BGPworks
Consejos para Implementar Soluciones de Inventario en tu Organización: Esta Temporada de Donaciones y Más Allá
Usar sistemas modernos de inventario no es solo para la ajetreada temporada navideña: es una necesidad durante todo el año para mantener el buen funcionamiento de tu organización. Aquí tienes algunos consejos prácticos para configurar una solución de inventario que funcione para tu equipo:
▶︎ Revisa tus procesos actuales de inventario
Comienza evaluando cómo gestionas tu inventario actualmente. ¿Hay problemas urgentes? Pueden ser donaciones extraviadas, artículos caducados o registros faltantes. Detectar estos problemas te ayudará a identificar qué cambios necesitas y qué funciones serán más útiles para tu organización.
▶︎ Capacita al personal y a los voluntarios
Tu sistema de inventario solo será tan efectivo como las personas que lo usen. Elige soluciones fáciles de usar para reducir el tiempo de integración de voluntarios temporales o rotativos. Asegúrate de dedicar tiempo a capacitar a todos para que se sientan cómodos usando el sistema y puedan sacarle el máximo provecho.
▶︎ Elige las herramientas y funciones correctas
Selecciona un software de inventario que se ajuste a tu organización. Por ejemplo, si gestionas suministros médicos o bienes perecederos, busca un sistema que rastree fechas de caducidad y otros detalles críticos. Si manejas donaciones diversas, elige herramientas con generación de códigos de barras y seguimiento en tiempo real para mantener todo organizado.
Haciendo que Cada Acto de Generosidad Cuente con BoxHero
No dejes que las prisas navideñas o los desafíos de todo el año afecten a tu organización. Con BoxHero, puedes simplificar la gestión de inventario, rastrear donaciones fácilmente y asegurarte de que cada artículo llegue a quienes más lo necesitan.
Así es como nuestras funciones pueden ayudar a tu equipo a gestionar todo el inventario:
- Establece atributos para una categorización sencilla
Crea atributos personalizados para las donaciones y facilítales el seguimiento. Por ejemplo, define el tipo de donación, la fecha de caducidad (especialmente para artículos perecederos como alimentos) o el estado de los artículos (nuevos, poco usados o dañados). Esto te ayudará a decidir qué puede repararse o distribuirse de inmediato. Si tu organización maneja donaciones en especie diversas, también puedes establecer prioridades para la distribución (urgente, rutinaria o de reserva).
- Diseña tus etiquetas de códigos de barras
Con BoxHero, puedes generar, etiquetar e imprimir códigos de barras para tus artículos. Personaliza el diseño de tus etiquetas incluyendo algunos atributos o información (como precio, SKU, nombre, etc.) junto con el propio código de barras. Después de diseñar la plantilla, imprime y coloca las etiquetas en tus artículos.
- Aprovecha la función de alertas de stock bajo
Las alertas de stock bajo son otra función útil. Te notifican cuando los suministros están por agotarse, para que puedas contactar a posibles donantes e informarles exactamente qué necesitas.
- Obtén análisis detallados
La mayoría de las organizaciones comparten actualizaciones en redes sociales y por correo electrónico para mostrar a los donantes el impacto de sus contribuciones. Con la función de análisis de BoxHero, puedes visualizar fácilmente tendencias y patrones de donación. Estos datos son útiles para actualizar tus canales digitales y aumentar tu presencia en línea.
La temporada navideña es una época ocupada para las organizaciones sin fines de lucro, ¡y la solución de gestión de inventarios de BoxHero está aquí para ayudarte! Mantente al día con tus donaciones usando nuestras potentes funciones y aprovecha al máximo cada acto de generosidad.
