Inventario de Construcción: Cómo los Contratistas Controlan Herramientas y Materiales
En el inventario de construcción, los materiales se mueven constantemente entre almacenes, camiones de servicio y obras activas. Un solo proyecto puede involucrar decenas de miles de artículos, desde concreto y varillas de refuerzo hasta fijaciones y accesorios especializados. Algunos suministros se almacenan al aire libre, expuestos al clima, y son utilizados por múltiples subcontratistas a lo largo del día.
Para los contratistas, llevar el control de materiales y herramientas en múltiples ubicaciones es un desafío diario. Los artículos se trasladan, los equipos rotan entre obras y las entregas no siempre siguen el plan. Cuando los materiales llegan antes de tiempo, tarde, incompletos o, peor aún, no llegan, todo el proyecto puede retrasarse.
Esto lleva a una pregunta simple pero importante: ¿cómo mantienen los contratistas el control de los materiales entre proyectos, equipos y ubicaciones, y en qué aspectos fallan los sistemas de inventario tradicionales?
Inventario de Construcción: ¿Cuál es el Problema?
Los proyectos de construcción suelen abarcar múltiples ubicaciones simultáneamente. Los constructores comerciales trasladan equipos entre obras activas, mientras que los contratistas residenciales gestionan varias remodelaciones en una misma ciudad. Cada obra necesita distintos materiales en diferentes momentos, y el inventario siempre está en movimiento.
El factor tiempo genera problemas adicionales. Los materiales suelen pedirse con semanas o meses de anticipación para reducir el riesgo de retrasos. Cuando los cronogramas cambian (y siempre cambian 🙄), esos artículos permanecen almacenados más tiempo del previsto, lo que aumenta el riesgo de daños, pérdidas o extravíos.
Muchos equipos de construcción todavía gestionan este proceso con portapapeles y hojas de cálculo. Los jefes de proyecto recorren las obras con listas impresas, registran entregas a mano y luego vuelven a ingresar la información en Excel en la oficina. Pero esas hojas de cálculo quedan desactualizadas en cuanto los materiales se trasladan entre ubicaciones.
La escasez de última hora provoca pedidos urgentes y viajes de emergencia a proveedores. Cuando finalmente se revisan los costos del proyecto, estos problemas aparecen como sobrecostos inexplicables en lugar de identificarse como fallas específicas de inventario.
Comprender cómo se descontrola el inventario en construcción comienza por analizar cómo se gestionan los materiales entre obras, almacenes y camiones.
Inventario en Obra vs. Almacén vs. Camión
La mayoría de los contratistas gestionan materiales y herramientas en tres ubicaciones principales: obras, almacenes o patios, y camiones de servicio. Cada una presenta condiciones, riesgos y requisitos de control distintos.
Inventario en Obra
El inventario en obra consiste en materiales preparados para trabajos activos o próximos. Incluye materiales a granel entregados por fases, componentes más pequeños almacenados en remolques y artículos colocados cerca de las áreas de trabajo para acceso a corto plazo. Las entregas siguen el cronograma del proyecto y se organizan según el espacio disponible.
El inventario en obra cambia con frecuencia. Los materiales se reubican a medida que avanza el trabajo y las áreas de almacenamiento se comparten entre varios oficios. Sin un control constante, es difícil saber qué materiales están presentes, dónde se almacenan y a qué fase están asignados.
El inventario en obra también está expuesto. Los materiales almacenados al aire libre o en estructuras temporales están sujetos a daños climáticos, tránsito en el sitio y manipulación repetida por múltiples equipos.
• Actualizar los registros cuando los materiales se muevan o se consuman, no después.
• Tomar fotos para documentar cantidades y el estado del material.
• Asignar una persona por obra para registrar las entregas inmediatamente bajo el proyecto y ubicación correctos.
Inventario en Almacén
Los almacenes y patios almacenan materiales a granel, stock de respaldo y artículos reservados para proyectos específicos. Estas ubicaciones parecen más controladas que las obras, pero también son propensas a discrepancias de inventario.
Un problema común es la falta de separación entre el stock general y los materiales asignados a proyectos específicos. Cuando los materiales no están claramente identificados, el inventario destinado a un proyecto puede utilizarse en otro. Un equipo puede necesitar bisagras para una reparación urgente y tomarlas del stock compartido. Si olvidan registrar la transferencia, las cantidades registradas no coincidirán con las existencias reales.
A medida que los artículos se apilan detrás de entregas nuevas, se despachan cantidades parciales y se reubican materiales según el espacio disponible, la brecha entre el inventario registrado y el físico crece con el tiempo.
• Separar claramente el stock general del stock por proyecto y restringir el acceso cuando sea necesario.
• Etiquetar claramente las áreas de almacenamiento para identificar los materiales fácilmente.
• Verificar el inventario mediante conteos cíclicos regulares en lugar de conteos totales.
Inventario en Camiones
Los camiones de servicio funcionan como ubicaciones móviles de inventario. Transportan herramientas, accesorios, fijaciones y repuestos que los equipos necesitan diariamente. Los niveles de inventario varían por vehículo según el uso y las rutinas de reposición, pero suelen estar poco documentados.
Los materiales se utilizan en obras, se transfieren entre camiones o se dejan al final del día sin registrarse. Rara vez se rastrean después de la carga, y como resultado, los registros se desincronizan con el contenido real.
La reposición inconsistente agrava el problema. Algunos camiones se reabastecen regularmente, mientras que otros solo reciben atención cuando algo se agota en medio de un trabajo. Los materiales antiguos permanecen junto al stock nuevo, y los artículos no deseados (dañados, vencidos o innecesarios) se acumulan con el tiempo.
• Estandarizar listas de stock para que cada camión lleve un conjunto definido de artículos.
• Reponer según un calendario fijo y registrar cambios cuando los artículos se usen o transfieran.
• Realizar verificaciones periódicas para mantener los registros alineados (incluso una revisión breve al final del día ayuda).
Mejores Prácticas para el Inventario de Construcción
Una vez que los materiales se distribuyen entre obras, almacenes y camiones, el control del inventario depende de prácticas consistentes en todas las ubicaciones y proyectos.
Los equipos que gestionan bien el inventario definen responsabilidades claras. La responsabilidad se asigna por ubicación o categoría, de modo que siempre esté claro quién recibe materiales, actualiza registros y confirma cantidades. Los conteos de inventario también se realizan regularmente en intervalos cortos y manejables, en lugar de auditorías poco frecuentes y disruptivas.
➤ Seguimiento Basado en Ubicación
Un inventario de construcción sin ubicación está incompleto. Saber que un artículo existe no sirve si no se sabe dónde está físicamente almacenado.
Un artículo listado como “en stock” podría estar en otra obra, dentro de un vehículo o enterrado en el almacén. El seguimiento por ubicación mantiene los registros alineados con la forma en que los materiales realmente se utilizan y trasladan en el trabajo diario. Sabes cuándo y dónde están las herramientas y materiales mientras se mueven entre obras, almacenes y camiones durante el proyecto.
➤ Conteos de Inventario Regulares
Los conteos físicos completos son difíciles de realizar durante proyectos activos. Los equipos están trabajando, los materiales están en uso y los cronogramas dejan poco margen para interrupciones. Por ello, las revisiones de inventario suelen posponerse o omitirse.
Los equipos que mantienen inventarios precisos utilizan conteos más pequeños y frecuentes. Las obras, almacenes y camiones se revisan por separado, y los artículos de alta rotación se verifican con mayor frecuencia que el stock de baja rotación.
Las herramientas digitales de inventario facilitan este proceso. Con BoxHero, las cantidades pueden actualizarse en obra mediante un dispositivo móvil, y los conteos pueden completarse por ubicación sin afectar otros registros.
Uso de BoxHero para el Inventario de Construcción
BoxHero es utilizado por equipos de construcción que desean controlar el inventario de manera consistente en obras, almacenes y camiones. Está diseñado en torno a artículos, atributos y ubicaciones, reflejando cómo los contratistas piensan sobre sus herramientas y materiales.
1. Seguimiento por Ubicación
En BoxHero, el inventario siempre está vinculado a una ubicación específica. Las obras, almacenes y vehículos se rastrean por separado, para que puedas ver dónde están realmente los materiales, no solo cuántos tienes en total.
Cuando los artículos se trasladan entre ubicaciones, se registran como una transacción de Move Stock para mantener datos precisos. Antes de programar trabajos, puedes confirmar que los materiales estén en la obra correcta.
2. Conteos de Inventario
BoxHero también admite verificaciones continuas sin necesidad de detener completamente la operación. Los equipos pueden validar cantidades por ubicación, sección por sección.
Los artículos de uso frecuente pueden revisarse semanalmente, mientras que el stock de menor rotación puede contarse mensual o trimestralmente. Dividir los conteos en secciones pequeñas basadas en ubicación los hace manejables y evita dejarlos para fin de año.
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3. Atributos de Artículos
Los atributos son campos personalizados que permiten registrar detalles más allá del nombre y la cantidad básica. Los equipos de construcción los utilizan para rastrear tipo de material, dimensiones, peso, voltaje, uso previsto o fecha de último mantenimiento.
- Para herramientas y equipos, los atributos ayudan a controlar intervalos de servicio y condición.
- Para materiales, permiten diferenciar artículos similares con distintos usos (por ejemplo, montantes 2x4 vs. refuerzos 2x4).
4. Roles y Responsabilidades de Usuario
BoxHero admite acceso compartido mediante permisos basados en roles. Puedes limitar quién puede editar el inventario mientras permites que otros consulten disponibilidad, evitando cambios accidentales.
Las fotos y notas agregan contexto sobre el estado del material, detalles de almacenamiento o información de entrega, lo cual es útil cuando los materiales se almacenan temporalmente o son utilizados por múltiples equipos que necesitan saber qué está en buen estado y qué está dañado.
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5. Actualizaciones en Tiempo Real
Las actualizaciones de inventario pueden realizarse desde el campo mediante un dispositivo móvil. Los equipos ajustan cantidades cuando los materiales se utilizan, transfieren o reponen.
Los registros permanecen actualizados durante proyectos activos en lugar de modificarse días después (cuando alguien tiene tiempo de sentarse frente a un ordenador). Los datos del equipo se sincronizan en tiempo real en todas las ubicaciones, permitiendo que el personal de oficina y los equipos en campo trabajen con la misma información.
Resumen
El inventario de construcción siempre será un poco caótico, literal y figurativamente. Los materiales se mueven constantemente. El clima provoca daños. Los subcontratistas utilizan suministros y los cronogramas cambian. Estos desafíos forman parte del trabajo, pero se vuelven manejables con un sistema adecuado de gestión de inventario.
El seguimiento basado en ubicación, los conteos regulares y las actualizaciones móviles lo hacen posible. Los contratistas que gestionan correctamente su inventario pierden menos tiempo buscando materiales, realizan menos compras de emergencia y detectan problemas antes de que se conviertan en sobrecostos.
BoxHero respalda todas estas prácticas con funcionalidades sólidas. Rastrea artículos en múltiples ubicaciones y actualiza tu inventario fuera de la oficina. Realiza conteos por sección y configura permisos de usuario para que las personas adecuadas tengan acceso. Todo comienza aquí.
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