¿Qué es el Control de Stock? Qué es y por qué importa
¿Alguna vez te has preguntado cómo los supermercados gestionan su inventario perecedero?
Por ejemplo, ¿cómo compran la cantidad justa de filetes de res frescos para satisfacer la demanda de los clientes, pero no tantos como para que los filetes que no se vendan se echen a perder? Si no se agotan, el dinero invertido en comprarlos y promocionarlos se pierde. Llevarse un par de filetes a casa para una barbacoa puede estar bien, pero ¿qué pasa si quedan cien filetes sin vender?
Aunque la venta de alimentos no es un modelo de negocio nuevo, responder a esta pregunta sigue sin ser tarea fácil. La previsión de la demanda y la planificación del inventario se han convertido en grandes retos para los minoristas en los últimos años.
Las secuelas de la crisis de la COVID-19 en 2020, las interrupciones generalizadas en la cadena de suministro, los cambios en el comportamiento del consumidor y la inflación reciente han puesto a prueba las estrategias tradicionales de gestión de inventario. Solo en 2022, los minoristas estadounidenses acumularon 78.000 millones de dólares más en inventario que el año anterior.
Una forma eficaz de abordar los problemas de gestión de inventario es mediante el control de stock. Este enfoque amplio incluye diversos métodos, estrategias y buenas prácticas cuyo objetivo es minimizar los costes de inventario y, al mismo tiempo, maximizar los ingresos y la satisfacción del cliente.
Vamos a explorar cómo puedes implementar el control de stock y empezar a disfrutar de sus beneficios.What Is Stock Control?
¿Qué es el Control de Stock?
El control de stock, también conocido como control de inventario, es el proceso de supervisar y gestionar la cantidad, ubicación y movimiento de los productos que planeas vender. El control de stock asegura que la cantidad correcta de mercancía esté disponible en el momento adecuado, minimizando el exceso de inventario y evitando faltantes.
Lo que constituye la “cantidad correcta” puede variar según el modelo de negocio y el sector. Como en el ejemplo de los filetes, ciertos productos son perecederos y no se pueden almacenar para una demanda futura. En otros sectores, en cambio, los minoristas pueden optar por vender el stock estacional sobrante con grandes descuentos, como probablemente hayas visto en las tiendas de moda.
Almacenar chanclas hasta el próximo verano o liquidar filetes no vendidos a través de una empresa tipo Too Good To Go son ejemplos de cómo las estrategias de control de stock pueden adoptar distintas formas. Too Good To Go es una plataforma contra el desperdicio alimentario que conecta a consumidores con empresas que tienen excedentes perecederos, ayudando así a reducir el desperdicio y recuperar valor de los artículos no vendidos.
¿Por qué es importante el Control de Stock?
Para entender por qué el control de stock es importante, llevemos el concepto a un nivel personal.
Todos tomamos pequeñas “decisiones de stock” a diario. ¿Debería comprar pechugas de pollo frescas o congeladas? Las congeladas duran más, lo que ayuda a evitar viajes frecuentes al supermercado. Por otro lado, la carne fresca sabe mejor en las comidas.
Las decisiones de stock que enfrentan los minoristas son similares, pero a una escala mucho mayor. No puedes simplemente comprar un millón de unidades de tu producto más vendido y olvidarte de la gestión del inventario (igual que no comprarías mil pechugas de pollo esperando que te cubran las necesidades del año).
¿Por qué no?
A) Te cansarías de comer lo mismo todos los días.
En términos de retail: tus clientes podrían perder interés en el producto, por lo que necesitas anticipar y responder a los cambios en la demanda.
B) Incluso la carne congelada se estropea con el tiempo y requiere condiciones especiales de almacenamiento.
En términos de retail: los productos en tu almacén pueden tener una vida útil limitada y requerir inversión en infraestructura de almacenamiento.
C) El dinero gastado en mil pechugas de pollo podría haberse usado para otras cosas, como ropa, un nuevo electrodoméstico o unas vacaciones.
En términos de retail: el capital invertido en inventario podría destinarse a otros fines. Hasta que esos artículos no se vendan, ese capital queda “bloqueado” en stock no vendido
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Formalmente, los factores clave que hacen del control de stock una prioridad en retail incluyen:
▶︎ Reducir los costes de almacenamiento de inventario
Mantener inventario cuesta dinero: pagar el espacio y mantenimiento, garantizar las condiciones adecuadas y contratar personal para gestionarlo. Un control de stock eficiente ayuda a reducir estos costes.
▶︎ Mantener un flujo de caja y capital de trabajo saludables
La rotación oportuna del inventario mantiene a la empresa financieramente fuerte. Cuando una compañía acumula exceso de inventario, inmoviliza efectivo que podría destinarse a apoyar el crecimiento o las operaciones (bonos para empleados, nuevo equipamiento o marketing).
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▶︎ Mejorar la experiencia del cliente
Mantener la cantidad adecuada de stock disponible aumenta las probabilidades de que los clientes encuentren lo que buscan y salgan satisfechos. Todo empieza por entender la demanda y planificar el inventario en consecuencia.
Control de Stock: buenas prácticas y consejos
Ahora que ya sabes qué es y por qué es importante, veamos cómo poner en práctica el control de stock.
Consejo 1: Realiza recuentos regulares de inventario
Hacer auditorías de inventario periódicas ayuda a mantener registros precisos y evitar problemas. Si tu ERP indica que tienes 100 artículos pero en realidad hay 87 en la estantería, tu equipo podría vender algo que no está disponible.
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¿Qué es el ciclo de conteo?
Es un método para mantener el inventario preciso sin detener toda la operación:
- Elige una o dos categorías por día.
- Cuenta solo esos artículos.
- Corrige errores detectados.
- Repite hasta cubrir todas las categorías.
Así sabrás siempre cuánto stock tienes realmente, sin necesidad de cerrar o hacer recuentos generales frecuentes.
Consejo 2: Comprende y planifica las fluctuaciones de demanda
Los gustos de los consumidores pueden variar según la temporada, la región, las tendencias o incluso la hora del día. Comprender estos patrones te ayuda a ajustar el stock con mayor precisión.
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Consejo 3: Implementa un sistema de gestión de inventario
Un sistema digital de inventario ahorra tiempo y reduce errores:
- Seguimiento en tiempo real.
- Puntos de reorden automáticos.
- Integración con otras herramientas.
• Importar datos desde Excel y generar códigos de barras únicos.
• Registrar transacciones escaneando con la cámara del smartphone.
• Acceso desde navegador, móvil o tablet.
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Métodos de control de stock más populares
Además de los consejos de inventario que ya hemos visto, existen varios métodos comunes de control de stock en la práctica. Ninguno es perfecto ni universal, pero conocerlos te ayudará a construir una estrategia que se adapte a tu negocio.
1. FIFO (First-In, First-Out) y LIFO (Last-In, First-Out)
FIFO, que significa “primero en entrar, primero en salir”, es un principio que asume que el stock más antiguo se vende primero.
En los supermercados, los productos más antiguos se colocan al frente para venderse antes de que caduquen. FIFO es especialmente útil para gestionar productos perecederos como alimentos, cosméticos o medicamentos.
Relacionado: ¿Qué es FIFO? Conceptos básicos, beneficios y consejos
Por otro lado, LIFO (“último en entrar, primero en salir”) es un método en el que el stock más reciente se vende primero.
LIFO puede preferirse en casos donde:
• Hay inflación significativa y la empresa busca reducir su carga fiscal equiparando costes recientes más altos con ingresos actuales.
2. Just-In-Time (JIT)
El enfoque Just-In-Time consiste en mantener el mínimo inventario posible. Los artículos se piden solo cuando son necesarios para la producción o la venta, reduciendo así los costes de almacenamiento. Sin embargo, aumenta la dependencia de una previsión de demanda precisa y de proveedores fiables.
El JIT funciona mejor si:
• La demanda es estable y predecible según las ventas históricas.
• Estás en un sector de alta rotación (moda, alimentación, tecnología) donde el exceso de stock puede caducar u obsoletarse rápido.
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3. Control de inventario Min-Max
Con el método Min-Max, defines dos niveles para cada artículo: un mínimo y un máximo. Cuando el inventario baja al mínimo o por debajo, se lanza un pedido para reponer hasta el máximo.
IKEA aplica esta técnica, con umbrales ajustados a cada tienda. Dada su gran afluencia diaria, pueden estimar con precisión los niveles mínimos y máximos por producto según la demanda local.
Relacionado: Cadena de Suministro de IKEA: Lecciones del Gigante Minorista
Funciona bien cuando:
• Los productos no son perecederos y pueden almacenarse largo tiempo.
• Gestionas muchos SKUs y buscas automatizar la reposición.
4. Cantidad Económica de Pedido (EOQ)
La EOQ es una fórmula que ayuda a encontrar la cantidad óptima de pedido que minimiza los costes totales de inventario.
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Donde:
• S = Coste por pedido (administración, entrega)
• H = Coste de mantenimiento por unidad (almacenaje, seguro, depreciación)
Ejemplo: Si la EOQ es 100, pedir 100 unidades por reposición es lo más eficiente dado tu nivel de demanda y costes.
Se aplica cuando:
• Los costes son conocidos y estables.
• Los plazos de entrega son previsibles.
5. Análisis ABC
El Análisis ABC clasifica los artículos según su valor y volumen de ventas:
- A: Alto valor, bajo volumen → requieren control estricto y revisiones frecuentes.
- B: Valor y volumen medios → requieren supervisión equilibrada.
- C: Bajo valor, alto volumen → control más simple por su bajo impacto financiero.
Úsalo cuando:
• Tu presupuesto y recursos de gestión son limitados.
En combinación con sistemas automatizados, puedes establecer puntos de reorden diferentes por categoría.
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6. Inventario gestionado por el proveedor (VMI)
En el VMI, el proveedor se encarga de monitorizar y reponer tu stock.
En lugar de que tú hagas el pedido, el proveedor revisa tus datos de ventas y repone según reglas acordadas.
El VMI es más adecuado para:
- Bienes de consumo de alta rotación (FMCG).
- Cadenas de supermercados.
- Empresas con relaciones sólidas con proveedores y sistemas digitales compartidos.
A diferencia del 3PL, el VMI delega la planificación pero no la propiedad ni el almacenamiento físico, que siguen siendo tuyos.
¿Qué método deberías elegir?
Cada método tiene ventajas y desventajas. No es necesario usar solo uno:
- FIFO para perecederos.
- EOQ para compras al por mayor.
- ABC para priorizar inventario de alto valor.
Empieza con uno o dos métodos que encajen con tu situación y amplía la estrategia conforme crezca tu negocio.
Conclusión
En esencia, el control de stock consiste en tener la cantidad justa de inventario para satisfacer la demanda sin excesos ni faltantes.
En esta guía hemos visto:
• JIT: pedir solo lo necesario en el momento.
• Min-Max: usar umbrales para reordenar.
• EOQ: calcular la cantidad de pedido más eficiente.
• ABC: priorizar según valor.
• VMI: dejar que el proveedor gestione el stock.
Todas buscan responder: ¿cuándo reponer? ¿cuánto comprar? ¿cómo mantener el inventario ajustado y a los clientes satisfechos?
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