Qué es una Pick List? Definición, ejemplos y beneficios clave
Si alguna vez has enviado el producto equivocado (o te has olvidado de un artículo en un apuro), sabes lo costosos que pueden ser los errores de picking en el almacén. Es frustrante para tu equipo y para tus clientes. Y estos problemas comunes cuestan tiempo, dinero y la confianza de los clientes.
Hoy en día, las operaciones de almacén necesitan ser más rápidas y precisas que nunca. Los clientes esperan rapidez, y las empresas no pueden permitirse retrasos o devoluciones debido a errores simples y evitables. Por eso es importante contar con un sistema de pick list claro y fiable.
Las pick lists son herramientas importantes para cualquier negocio que maneje inventario físico. Ayudan a mantener las cosas organizadas, tanto si estás empacando unos pocos pedidos como si gestionas estanterías en un almacén ajetreado. En esta guía, desglosaremos qué es una pick list, cómo encaja en tu flujo de trabajo y cómo el software adecuado puede hacerlo todo mucho más fácil.
Qué es una Pick List?
Una pick list (a veces llamada lista de picking) es un documento que indica a tu personal de almacén exactamente qué artículos "recoger" de tu inventario para completar los pedidos de los clientes. Piensa en ella como una lista de la compra para tus trabajadores de almacén que los guía a través del proceso de picking.
Las pick lists suelen incluir:
• Cantidades necesarias
• Ubicaciones de almacenamiento (pasillo, estantería, contenedor)
• El pedido o cliente para el que son los artículos
• Notas de manipulación especial (como "frágil" o "mantener refrigerado")
• Ruta o secuencia de picking sugerida
Puedes empezar con papel o creando una pick list en Excel, pero la mayoría de las empresas en crecimiento cambian rápidamente a herramientas digitales. El software moderno de pick list puede generar listas automáticamente y enviarlas directamente a tus pickers, sin necesidad de imprimir.
Beneficios clave de una buena Pick List en el almacén
Un buen sistema de pick list hace algo más que mantener las cosas organizadas: ayuda a que tu almacén funcione mejor en todos los sentidos:
- Menos errores: Cuando tu equipo sabe exactamente qué recoger, los errores disminuyen.
- Picking más rápido: Las rutas de picking organizadas ahorran tiempo, especialmente en grandes almacenes.
- Seguimiento en tiempo real: Cuando tu pick list actualiza el inventario del almacén automáticamente, los recuentos de stock se mantienen precisos.
- Clientes recurrentes: Cuando los pedidos se envían de forma rápida y correcta, los clientes vuelven.
- Menores costos de mano de obra: Puedes completar más pedidos con menos pickers.
- Espacio para crecer: A medida que aumenta el volumen de pedidos, tu sistema de pick list se adapta.
- Acceso móvil sobre la marcha: Las pick lists se pueden gestionar a través de una aplicación móvil, para que tu equipo pueda trabajar desde cualquier lugar del almacén.
Con la herramienta adecuada, experimentarás un cumplimiento más rápido y menos devoluciones simplemente al cambiar a un sistema de pick list automatizado.
Diferentes Tipos de Listas de Recogida: ¿Cuál Funciona Mejor?
No todos los almacenes realizan el picking de la misma manera. Tu estrategia de lista de recogida debe adaptarse al tamaño de tu negocio, la distribución del almacén y el volumen de pedidos. Estos son los tipos más comunes:
▶︎ Pick List de pedido único
Recoge un pedido a la vez. Ideal para pequeñas empresas con bajo volumen de pedidos o empresas que manejan artículos personalizados y de gran valor.
▶︎ Pick List por lotes
Recoge artículos para varios pedidos a la vez. Reduce el tiempo de caminata al combinar varios pedidos en una sola sesión de picking.
- ID del lote: #BATCH-305
- Fecha: 29 de mayo de 2025
- Pedidos incluidos: #O-1043, #O-1044, #O-1045
▶︎ Pick List por zona
Ideal para almacenes grandes con secciones de productos distintas o requisitos de almacenamiento especiales. Asigna zonas específicas del almacén a pickers individuales.
▶︎ Pick List por oleadas
Envía instrucciones de picking en periodos programados (u "oleadas") para que coincidan con los tiempos de envío.
- Hora de la oleada: 10:00 AM
- ID de la oleada: #WAVE-05
- Objetivo de envío: Despacho el mismo día
▶︎ Pick List por clúster
Combina varios pedidos y clasifica los artículos recogidos en contenedores específicos para cada cliente.
Cómo Crear un Sistema de Lista de Recogida Eficaz
Un sistema fiable de listas de recogida se basa en la claridad y la consistencia.
1. Empieza con un Pedido de Cliente
Todo comienza cuando un cliente realiza un pedido. A partir de ahí, tu sistema debería generar automáticamente una lista de recogida—o puedes crearla manualmente si es necesario.
Incluye en la lista:
• Nombre y descripción del producto (tamaño, color, etc.)
• Cantidad a recoger
• Ubicación en el almacén
2. Usa Códigos de Ubicación
Los códigos precisos agilizan el picking. Un formato típico podría incluir:
• Bahía o zona
• Estante
• Contenedor
Ejemplo: A4-B2-S3-12 = Pasillo 4, Bahía 2, Estante 3, Contenedor 12.
3. Planifica Rutas Inteligentes de Picking
Ordena la lista según el recorrido lógico por el almacén, agrupando artículos por pasillo y ubicación para evitar retrocesos innecesarios.
BoxHero
4. Añade Pasos de Verificación
Facilita a tu equipo la comprobación de su trabajo:
• Escaneo de códigos de barras con herramientas digitales
• Campos para confirmar cantidades recogidas
Con el software en la nube de BoxHero, los operarios pueden escanear artículos con la cámara de su teléfono, sin necesidad de un escáner dedicado.
5. Implementa Control de Calidad
Incluye un punto de revisión para detectar errores antes de empaquetar:
- Pesa los artículos cuando sea necesario
- Fotografía los artículos de alto valor
- Realiza verificaciones aleatorias por parte de supervisores
6. Maneja con Cuidado los Artículos Especiales
Asegúrate de que la lista marque los productos que requieren atención especial:
• Productos sensibles a la temperatura
• Artículos con restricción de edad
• Productos con embalaje especial
Cómo Elegir el Software Adecuado para Listas de Recogida
Si tu equipo aún usa hojas de cálculo, imprime listas o actualiza pedidos manualmente, quizás sea hora de modernizarte.
Señales de que necesitas un cambio:
- Más devoluciones por errores de picking
- Retrasos porque no encuentran los artículos
- Diferencias entre el inventario físico y el del sistema
- Necesidad de que varios usuarios accedan a las listas al mismo tiempo
Funciones clave que debe tener un buen software:
- Actualización de inventario en tiempo real
- Escaneo de códigos de barras
- Acceso móvil
- Optimización de rutas
- Integraciones con e-commerce, envíos y contabilidad
- Permisos de usuario
- Informes y análisis
- Plantillas personalizables
- Acceso en la nube
BGPworks
Retos Comunes con las Listas de Recogida (y Cómo Solucionarlos)
▶︎ Artículos Fuera de Lugar
Haz conteos cíclicos regulares para mantener la precisión de ubicaciones.
▶︎ Falta de Stock Durante el Picking
Usa seguimiento en tiempo real y alertas de bajo stock para reponer antes de que se agote.
▶︎ Cambios en la Lista de Recogida
Las listas digitales se actualizan al instante, manteniendo a todos sincronizados.
▶︎ Escalabilidad
Elige un sistema flexible que crezca contigo y permita gestionar más productos, ubicaciones y usuarios fácilmente.
▶︎ Comunicación del Equipo
El acceso centralizado a datos en vivo elimina correos innecesarios y malentendidos.
▶︎ Gestión de Devoluciones
Un buen sistema facilita devolver productos a su ubicación y actualiza el stock automáticamente.
▶︎ Problemas de Precisión
Escanear códigos de barras durante el picking asegura que lo recogido coincide con lo pedido.
Plan de Implementación de tu Sistema de Listas de Recogida
¿Listo para mejorar el funcionamiento de tu almacén y por fin tener el proceso de picking bajo control?
Aquí tienes un plan sencillo paso a paso para implementar un sistema digital de listas de recogida sin abrumar a tu equipo.
1. Evalúa tus necesidades actuales
Empieza revisando cómo funciona todo hoy en día.
- ¿Tus operarios pasan demasiado tiempo buscando artículos?
- ¿Los errores de envío provocan devoluciones?
Identifica los problemas más importantes para saber dónde enfocar tus esfuerzos.
2. Configura tu cuenta
Elige una herramienta fácil de implementar, que no requiera semanas de formación.
Busca opciones con periodo de prueba gratuito para explorar sus funciones y comprobar si es la adecuada. La configuración es rápida: comienza añadiendo tus productos.
3. Organiza tu almacén
Antes de que cualquier software pueda ayudarte, tu espacio físico debe estar ordenado.
Etiqueta todo claramente, agrupa los artículos de alta rotación y distribuye las zonas de forma lógica.
Una función de gestión de espacio de almacén puede ayudarte a mantener este orden con el tiempo.
4. Importa tu inventario
Sube tus datos de producto al sistema, ya sea manualmente, con una hoja de cálculo o sincronizando con tu tienda online.
No olvides incluir:
• Niveles actuales de stock
• Ubicaciones en el almacén
• Instrucciones especiales de manejo
5. Forma a tu equipo
Incluso con un sistema fácil de usar, un poco de orientación marca la diferencia.
Explícales el proceso, la importancia de los cambios e incluye guías rápidas o vídeos.
BoxHero ofrece tutoriales y soporte para facilitar la capacitación.
6. Empieza con una prueba piloto
En lugar de cambiarlo todo de golpe, prueba el nuevo sistema con un pequeño grupo de productos o algunos pedidos diarios. Esto permite detectar problemas y dar tiempo de adaptación al equipo.
7. Mide los resultados
Cuando el sistema esté en marcha, evalúa su impacto:
- ¿Mejora la precisión en el picking?
- ¿Salen los pedidos más rápido?
- ¿Disminuyen las devoluciones?
- ¿Cómo se siente el equipo con el nuevo proceso?
Reflexión final
Un buen software de listas de recogida es más que una lista: es la columna vertebral de tu proceso de cumplimiento.
Te ayuda a mantener la precisión, ser flexible y escalar cuando lo necesites.
Si aún trabajas con hojas impresas o actualizaciones manuales, es el momento de cambiar. Con el sistema adecuado reducirás errores, acelerarás los envíos y simplificarás el trabajo diario.
BoxHero facilita la gestión integral de inventario.
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