Bagaimana Pemindaian Barcode Membuat Tugas Inventaris Harian Jadi Lebih Mudah

Barcode menghubungkan setiap produk dengan datanya di software inventaris Anda. Cukup pindai, dan Anda langsung melihat jumlah stok item tersebut saat ini, lokasi penyimpanannya, serta detail lain seperti kategori, berat, atau dimensinya.

Sesederhana kedengarannya. Alih-alih mengetik semuanya secara manual atau mencatatnya di kertas, Anda tinggal memindai barcode.

Berikut empat tugas inventaris harian yang jadi lebih cepat dan mudah dengan pemindaian barcode: mencari item, menerima dan mengirim produk, mengecek pesanan, dan menghitung stok.

Tiga Bagian dalam Sistem Barcode

Sebelum masuk ke empat tugas tersebut, ada baiknya memahami cara kerja sistem barcode. Sistem ini terdiri dari tiga bagian dasar:

• Label: kode tercetak (1D atau 2D) yang ditempelkan pada setiap item atau kardus. Anda bisa menggunakan barcode bawaan dari produsen atau membuat sendiri.
• Scanner: scanner genggam, atau cukup kamera ponsel maupun tablet, yang membaca kode tersebut.
• Software: setiap barcode terhubung ke sebuah item di sistem inventaris Anda. Saat Anda memindainya, platform akan langsung menampilkan data item yang tepat.

1. Mencari Item

"Pencarian" biasanya jadi langkah pertama dalam sebagian besar tugas inventaris. Anda mengecek stok sebelum menjual ke pelanggan, mengambil pesanan, atau memesan ulang produk.

Tanpa barcode:
Anda mencari berdasarkan nama atau SKU, tapi item sering kali dimasukkan dengan cara berbeda-beda oleh orang yang berbeda: A-203, 203A, A23. Ini membuat hasil pencarian jadi tidak konsisten. Pencarian bisa saja melewatkan entri yang dicari atau justru menampilkan yang salah. Situasinya makin sulit ketika produk punya varian seperti ukuran atau warna. Anda pun harus menyisir nama-nama yang nyaris identik seperti:

Dengan barcode:
Barcode adalah satu ID tetap untuk item tersebut, jadi tidak masalah bagaimana produk itu diberi nama. Siapa pun yang mencarinya, hasil pindaian selalu menampilkan varian yang benar. Ini juga memudahkan siapa saja di tim untuk menemukan item dengan cepat, baik lewat ponsel maupun komputer.

2. Penerimaan dan Pengiriman

Penerimaan dan pengiriman menjaga inventaris Anda tetap terkini seiring produk masuk dan keluar. Stok bertambah saat barang datang (↑) dan berkurang saat barang keluar (↓).

Tanpa barcode:
Seseorang menghitung item dan mengetik angkanya ke sistem inventaris. Salah hitung atau salah ketik kecil saja, misalnya memasukkan 100 alih-alih 10, bisa mengacaukan data ketersediaan di kemudian hari. Masalahnya biasanya baru muncul setelah kejadian, saat suatu barang ternyata habis atau saat pemesanan ulang dilakukan padahal barangnya masih tersimpan di gudang.

Dengan barcode:
Anda memindai setiap item atau kardus, dan stok akan otomatis terperbarui. Pemindaian sangat akurat, dengan tingkat kesalahan yang jauh lebih rendah dibanding input manual. Cara ini bisa memangkas waktu penerimaan barang yang tadinya sekitar 30 menit secara manual menjadi sekitar 3 menit.

Beberapa tips:

• Pindai item saat barang bergerak, jangan menunggu sampai akhir hari. Ini mengurangi ketidakcocokan yang disebabkan oleh keterlambatan pencatatan.
• Pindai barcode kardus atau case untuk mencatat satu karton penuh dalam sekali langkah, alih-alih menghitung setiap unit satu per satu.

3. Pengecekan Pesanan

Sebelum barang disimpan atau dikirim, barang tersebut dicek terhadap purchase order atau sales order untuk memastikan item dan jumlahnya sudah benar.

Tanpa barcode:
Anda meletakkan lembar pesanan di samping barang, lalu membandingkan nama, jumlah, dan varian secara manual dengan mata. Ini adalah langkah terpisah, dan justru inilah yang sering dilewati saat sedang sibuk. Cara ini juga tidak bisa mendeteksi apa yang tidak terlihat dari luar kardus: sebuah karton berlabel M bisa saja berisi L, dan tidak ada yang menyadarinya tanpa benar-benar membuka kemasannya.

Dengan barcode:
Pengecekan berjalan sebagai bagian dari proses pindai. Saat Anda memindai setiap item, software inventaris langsung mencocokkannya dengan pesanan. Sistem bisa menandai hal-hal yang mudah terlewat: item yang mirip (tapi salah), jumlah yang kurang atau berlebih, dan item yang benar tapi variannya keliru.

4. Penghitungan Stok

Penghitungan stok membandingkan jumlah yang tercatat dengan jumlah fisik yang ada di rak. Banyak bisnis kecil melakukan penghitungan penuh sekali setahun, sementara yang lain menggunakan cycle count dalam skala lebih kecil sepanjang tahun.

Tanpa barcode:
Anda menghitung semuanya secara manual, menuliskan angkanya di kertas, lalu mengetiknya kembali ke sistem setelahnya. Langkah tambahan ini meningkatkan kemungkinan kesalahan, seperti salah ketik atau baris yang terlewat.

Dengan barcode:
Anda memindai item sambil menghitung. Setiap pindaian langsung memperbarui sistem, jadi tidak perlu mengetik ulang apa pun. Inilah salah satu alasan sistem berbasis barcode secara konsisten menunjukkan tingkat akurasi yang lebih tinggi (95-99%) dan menghemat waktu pekerjaan inventaris bagi banyak bisnis kecil.

Cara Memulai dengan Barcode

Masih ragu apakah sistem barcode sepadan untuk bisnis Anda? Anda tidak butuh gudang atau peralatan khusus untuk mencobanya. Uji langsung dengan empat langkah sederhana ini:

1. Tentukan item mana yang akan diberi label. Mulai dari produk terlaris (yang perputarannya paling cepat) atau yang paling sering salah hitung.
2. Tetapkan barcode. Jika produk sudah punya barcode dari produsen, Anda bisa langsung menggunakannya. Untuk item tanpa label, buat sendiri dan cetak label sederhana.
3. Pilih scanner. Kamera ponsel sudah cukup untuk memulai. Scanner nirkabel bisa jadi pilihan begitu volume mulai meningkat.
4. Pindai di setiap langkah. Pindai saat penerimaan, pengiriman, pengecekan barang, dan penghitungan inventaris.

BoxHero mencakup keseluruhan proses, mulai dari pembuatan barcode, pencetakan label, hingga pemindaian, baik di desktop maupun mobile. Anda bisa mencobanya gratis selama 30 hari, tanpa perlu kartu kredit.