Bagaimana UB Bio Melacak Produksi Suplemen dengan BoxHero
UB Bio memproduksi suplemen kesehatan di Christchurch, Selandia Baru. Hingga sekitar setahun lalu, tim mereka mencatat hampir setiap tahap produksi secara manual dengan tangan. Kami berbincang dengan Daniel Jo, orang yang memindahkan seluruh pencatatan itu ke sistem komputer, tentang tahun pertama mereka menggunakan BoxHero.
Tentang UB Bio
UB Bio telah mengolah deer velvet (tanduk rusa muda) dan makanan kesehatan lainnya di Christchurch, Selandia Baru, selama sekitar 30 tahun. Perusahaan ini adalah yang pertama mengubah deer velvet dan darah rusa menjadi suplemen kemasan, dan kini memproduksi sekitar 100 produk, termasuk green lipped mussel, glucosamine, produk lebah, dan vitamin. Sebagai eksportir dan rumah pengemasan bersertifikat NZFSA (otoritas keamanan pangan Selandia Baru), UB Bio melakukan proses enkapsulasi, pembuatan tablet, ekstraksi, dan freeze-dry bahan baku secara mandiri, serta menjalankan layanan OEM untuk distributor yang menjual produk kesehatan tanpa memiliki fasilitas produksi sendiri.
Dengan produk sebanyak itu, UB Bio menyimpan daftar item yang sangat panjang dalam stok secara bersamaan. Satu suplemen saja bisa membutuhkan beberapa bahan baku ditambah kemasan dan perlengkapan lainnya. Sebelum menggunakan BoxHero, tim melacak semuanya di atas kertas.
Berkenalan dengan Daniel Jo
Daniel Jo mengawali kariernya sebagai software engineer di Korea Selatan. Ia bergabung dengan UB Bio untuk memindahkan catatan kertas perusahaan ke dalam sistem yang bisa dicari oleh seluruh tim. Daniel memilih BoxHero salah satunya karena aplikasi ini mendukung bahasa yang digunakan timnya. Ia memulai dengan menghubungkan gudang, lantai produksi, dan rak barang jadi, yang selama ini menyimpan catatan secara terpisah.
Kami bertemu Daniel lewat panggilan video dari Selandia Baru untuk mendengar apa yang berubah. 🇳🇿
Mencatat Produksi dengan Purchases & Sales
UB Bio melacak sebuah batch dari awal hingga akhir dengan fitur Pembelian & Penjualan BoxHero.
Saat bahan baku tiba, gudang mencatatnya sebagai purchase order di Pembelian, yang kemudian menambahkannya ke stok. Setiap bahan ditempatkan di rak yang sudah ditetapkan dan diberi label cetak. Begitu produksi dimulai, gudang mengambil bahan-bahan sesuai resep produk dan menyerahkannya ke bagian pabrik. Suplemen yang sudah jadi kembali ke gudang sebagai stok baru.
Tim Daniel memulai dengan Transaksi Inventaris (Stok Masuk dan Stok Keluar), lalu beralih ke Pembelian & Penjualan yang lebih detail. Fitur pertama cocok untuk pembaruan internal yang cepat, sementara fitur kedua mencatat setiap pesanan secara lengkap, hingga ke rincian item dan jumlahnya.
"Awalnya kami pakai Stok Masuk dan Stok Keluar, tapi sekarang kami mencatat semuanya lewat Pembelian & Penjualan. Dalam satu catatan penjualan, saya bisa melihat bahan baku mana saja yang keluar dari gudang untuk membuat suplemen tertentu, dan berapa banyak masing-masing yang terpakai. Kalau Anda ingin mencatat seluruh proses produksi secara detail, Pembelian & Penjualan menyajikan semuanya dalam satu layar."
Melacak Bahan dengan Berat Pecahan
Daniel menyoroti satu detail yang khas dalam produksi suplemen: jumlah pasti dari bahan baku yang keluar dari rak.
Resep suplemen sering membutuhkan bahan dalam jumlah seperti 0,1 kg atau 0,05 kg. Jika BoxHero hanya melacak bilangan bulat, jumlah di sistem akan perlahan menyimpang dari jumlah yang benar-benar ada di rak, sedikit demi sedikit di setiap proses produksi. BoxHero mencatat jumlah hingga ke desimal, sehingga angka yang Daniel lihat di sistem sama persis dengan yang benar-benar diambil timnya.
BoxHero mencatat stok dalam jumlah pecahan, tidak hanya dalam satuan bulat. Ini membantu tim mana pun yang membagi bahan berdasarkan berat atau volume, seperti produsen makanan, produsen kosmetik, dan produsen suplemen.
Menggunakan Custom Attributes untuk Catatan Batch
UB Bio mencatat detail-detail yang wajib disimpan oleh produsen suplemen menggunakan fitur Custom Attributes (Atribut Kustom) BoxHero.
Atribut teks dan tanggal menyimpan nomor batch dan tanggal kedaluwarsa, sementara atribut tipe file menyimpan dokumen seperti Certificate of Analysis (COA) dan work order produksi.
Karena produk-produk ini dikonsumsi manusia, UB Bio harus bisa menelusuri bahan baku mana yang melewati tahap apa dan dalam jumlah berapa. Dengan atribut yang sudah terisi, Daniel cukup mencari nomor batch sebuah produk jadi untuk menampilkan tahapan produksi, jumlah bahan baku, COA, dan work order untuk batch tersebut.
Ia juga mendaftarkan tata letak gudang dengan cara yang sama.
"Saat saya bergabung, kami menghabiskan enam bulan untuk menata gudang dan memutuskan bahan mana yang diletakkan di rak mana. Semua itu saya masukkan ke BoxHero sebagai atribut. Sekarang saya tinggal mencari sebuah bahan, dan saya langsung bisa melihat rak persis beserta titik penyimpanannya."
Berbagi Level Stok dengan Partner OEM
UB Bio banyak menangani pekerjaan OEM, jadi gudangnya juga menyimpan bahan baku yang dikirim perusahaan partner untuk produk mereka. Jumlah yang dikirim partner jarang sama persis dengan yang terpakai dalam satu proses produksi, sehingga sering ada bahan yang tersisa. UB Bio menyimpan stok tersebut, tapi kepemilikannya tetap di tangan partner, jadi UB Bio harus melaporkan jumlah sisanya kembali kepada mereka.
Daniel menangani ini dengan fitur Inventory Link BoxHero.
Ia memilih hanya bahan-bahan yang perlu dilihat oleh partner tertentu, membuat sebuah link, lalu mengirimkannya. Partner bisa melihat jumlah bahan mereka saat ini secara real-time, tanpa melihat apa pun dari sisa inventaris UB Bio. Mereka tidak perlu lagi mengirim email untuk menanyakan jumlah stok, dan Daniel tidak perlu lagi menyusun file terpisah untuk mengirimkannya.
Bagikan tampilan langsung (live) dari item-item terpilih kepada seseorang di luar tim Anda melalui link yang aman. Penerima bisa melihat jumlah stok terkini tanpa perlu login, dan tanpa akses ke sisa inventaris Anda.
Daniel berencana menggunakan fitur yang sama di dalam gedung berikutnya. Ia ingin membagi inventory link berdasarkan tahap produksi, sehingga pekerja di lantai produksi bisa membuka tablet atau ponsel dan mengecek hanya bahan baku yang dipakai di tahap tersebut. Siapa pun bisa melihat apakah suatu bahan mulai menipis dan bertindak sebelum bahan itu menghentikan proses produksi, tanpa perlu mengakses keseluruhan tim BoxHero.
Mendesain Label untuk Lantai Gudang
Karena UB Bio membagi bahan dari wadah yang lebih besar, Daniel mendesain Custom Barcode Label (Label Barcode Kustom) yang menampilkan jumlah sisa tanpa perlu dipindai. Ia menambahkan ruang kosong pada label tempat pekerja menuliskan berapa banyak bahan yang mereka pakai setiap kali mengambil dari wadah.
Memindai barcode tetap akan menampilkan jumlah sisa, tapi pekerja juga bisa langsung membaca jumlah terakhir yang tercatat dari label tersebut. Bagi tim yang membuka wadah yang sama berkali-kali dalam sehari, ini menghemat satu langkah.
Membangun Laporan Kustom untuk Perencanaan Produksi
UB Bio menggunakan Custom Analytics lebih intensif dibanding kebanyakan pelanggan BoxHero. Daniel telah membuat beberapa laporan: satu yang mendaftar setiap item yang saat ini ada di stok, satu yang menampilkan penjualan bulanan untuk setiap produk jadi, dan satu yang menandai produk jadi yang mendekati tanggal kedaluwarsa.
Laporan favoritnya membandingkan kebutuhan sebuah rencana produksi dengan stok yang saat ini ada di BoxHero, lalu menunjukkan apakah stok yang tersedia cukup untuk membuat jumlah yang direncanakan sebelum ia benar-benar memulai produksi.
"Saya menghabiskan beberapa hari membangun laporan itu dengan AI Assistant. Saya mengaturnya agar angka-angka yang saya butuhkan muncul langsung di dalam BoxHero, sehingga saya jarang harus mengunduh file dan mengeditnya lagi. Saya memakai laporan ini saat mengecek stok dan saat merencanakan produksi, jadi waktu yang saya investasikan benar-benar terbayar."
Minta data inventaris yang Anda butuhkan kepada AI Assistant dalam bahasa sehari-hari, dan dapatkan laporan kustom dalam hitungan detik. Simpan untuk dijalankan lagi, ubah menjadi grafik, atau ekspor ke Excel.
Apa Selanjutnya untuk UB Bio
Di tahun pertamanya menggunakan BoxHero, UB Bio menghubungkan penerimaan bahan baku, produksi, dan catatan produk jadi, sehingga satu nomor batch bisa menampilkan seluruh riwayat sebuah produk. Bagi produsen yang masih dalam proses memindahkan produksinya dari kertas, cara UB Bio menyiapkan sistemnya bisa menjadi referensi yang berguna.
Mulailah dari item yang Anda lacak berdasarkan berat, tambahkan dokumen yang Anda simpan sebagai atribut, lalu bangun laporan yang paling sering Anda periksa.
Lebih dari 300.000 pengguna di 100 negara memakai BoxHero untuk menjaga stok mereka tetap terorganisir. Ingin melihat bagaimana bisnis lain menyiapkan sistemnya? Baca lebih banyak kisah pelanggan lainnya.
