Cara Kerja Audit Inventaris: Proses dan Manfaatnya

Audit inventaris adalah peninjauan dan verifikasi menyeluruh terhadap inventaris fisik sebuah perusahaan dibandingkan dengan catatan keuangan yang tercatat. Proses ini memastikan akurasi, mengidentifikasi selisih, dan membantu menjaga catatan aset yang tersedia tetap akurat. Ini adalah salah satu langkah penting yang tidak boleh dilewatkan saat menyusun laporan keuangan. Namun bagi para pelaku bisnis baru, audit inventaris mungkin terasa asing.

Apa itu audit inventaris, dan kenapa perlu dilakukan? Mari kita bahas langkah demi langkah, mulai dari prosedur hingga signifikansinya!

Audit Inventaris, Alat Penting dalam Menilai Performa Bisnis

Inventaris adalah aset penting bagi sebuah perusahaan. Terutama bagi perusahaan yang memperoleh keuntungan melalui perdagangan, inventaris bisa disebut sebagai aset paling esensial. Audit inventaris, bagian tak terpisahkan dari audit akuntansi, melibatkan pemeriksaan cermat terhadap aset krusial ini.

Prosesnya melampaui sekadar catatan digital. Auditor (akuntan) melakukan kunjungan langsung ke gudang untuk menilai kondisi fisik inventaris. Melalui proses ini, auditor meninjau inventaris perusahaan dan memahami situasi keuangan secara akurat. Perusahaan yang memenuhi kriteria tertentu untuk audit eksternal wajib menjalani audit akuntansi, termasuk audit inventaris.

Kenapa Audit Inventaris Penting dalam Akuntansi Perusahaan?

Sebab, aset inventaris berfungsi sebagai data integral untuk menilai profitabilitas perusahaan saat menyusun laporan keuangan. Jumlah inventaris akhir dan harga pokok penjualan hanya bisa dikonfirmasi dengan memeriksa apakah inventaris aktual sesuai dengan inventaris yang tercatat, dan bisnis perlu mengetahui harga pokok penjualan (HPP) untuk menghitung laba kotor.

Laba kotor merujuk pada metrik keuangan yang mewakili selisih antara total pendapatan perusahaan dari penjualan dan harga pokok penjualannya. Nantinya, data ini digunakan sebagai bukti untuk memverifikasi kelayakan laporan keuangan yang disusun perusahaan.

Memahami Istilah-istilah Kunci

Bagi para pengusaha pemula yang mungkin menemui istilah seperti jumlah inventaris akhir dan harga pokok penjualan yang terasa asing, mari kita perjelas istilah-istilah kunci yang penting untuk memahami audit inventaris. Istilah-istilah terkait audit inventaris meliputi inventaris awal, pembelian periode berjalan, inventaris akhir, harga pokok penjualan, dan laba kotor.

• Inventaris Awal: Nilai barang yang dimiliki pada awal periode akuntansi tertentu, seperti tahun fiskal atau periode pelaporan keuangan.
• Pembelian Periode Berjalan: Nilai barang yang baru dibeli selama periode pelaporan.
• Inventaris Akhir: Nilai barang yang masih dimiliki pada akhir periode akuntansi tertentu.
• Harga Pokok Penjualan (HPP): Biaya langsung yang dikeluarkan perusahaan untuk memproduksi atau membeli barang yang telah terjual selama periode akuntansi tertentu.
• Laba Kotor: Total keuntungan yang diperoleh dari penjualan barang.

Inventaris awal dan pembelian periode berjalan bisa dengan mudah dipastikan melalui detail transaksi dan sebagainya, tapi menghitung harga pokok penjualan untuk setiap produk yang terjual bisa jadi menantang.

Karena itu, perusahaan menghitung total harga pokok penjualan selama periode akuntansi dengan mengurangi inventaris yang belum terjual di akhir periode akuntansi tertentu seperti akhir tahun (inventaris akhir) dari inventaris awal ditambah barang yang baru dibeli (pembelian periode berjalan).

Kalau dirangkum menggunakan simbol aritmetika, perhitungannya seperti ini:

Jika Anda hanya bergantung pada catatan komputer dan gagal memverifikasi aset inventaris akhir dengan memadai, hal itu bisa mengurangi kredibilitas harga pokok penjualan. Karena itu, Anda harus mengamati langsung inventaris fisik untuk menentukan inventaris akhir dan harga pokok penjualan secara akurat. Itulah kenapa audit inventaris dilakukan sekali setahun, sebagai bagian dari audit akuntansi.

Mengidentifikasi Kerugian Penyusutan melalui Stock Opname Menyeluruh

Saat memverifikasi jumlah inventaris bersama auditor, jarang sekali dilakukan penghitungan menyeluruh terhadap seluruh inventaris di gudang. Demi efisiensi, beberapa sampel inventaris diambil untuk dibandingkan dengan catatan inventaris di komputer. Namun, umumnya perusahaan yang menghadapi audit inventaris akan melakukan pemeriksaan inventaris secara internal, mengecek seluruh jumlah stok.

Stock opname merujuk pada prosedur menghitung inventaris fisik satu per satu dan meninjau apakah jumlahnya sesuai dengan jumlah stok di sistem. Perusahaan secara proaktif memeriksa selisih antara jumlah yang tercatat dan stok fisik, serta melabeli inventaris aktual untuk meningkatkan efisiensi audit.

Selain itu, selama proses stock opname, kerugian penyusutan (shrinkage), di mana inventaris fisik lebih sedikit dari inventaris yang tercatat, juga teridentifikasi. Kerugian penyusutan merujuk pada kerugian tak disengaja akibat penanganan yang tidak tepat, pencurian, kerusakan akibat penyimpanan jangka panjang, dan sebagainya.

Berdasarkan standar akuntansi bisnis yang berlaku (PSAK), kerugian yang terjadi selama aktivitas bisnis reguler diperlakukan sebagai harga pokok penjualan, sementara kerugian abnormal seperti pencurian atau kebakaran diperlakukan sebagai beban non-operasional. Jika kerugian penyusutan yang termasuk dalam biaya operasional (harga pokok penjualan) tidak diidentifikasi dengan benar, atau jika kerugian yang termasuk beban operasional dan non-operasional direklasifikasi secara sembarangan, hal itu bisa menimbulkan masalah signifikan di kemudian hari. Karena itu, penting untuk memverifikasi dengan cermat keberadaan dan penyebab kerugian penyusutan melalui stock opname yang menyeluruh.

Sebagai contoh, perusahaan A yang menjual kasur memiliki catatan inventaris akhir sebanyak 100 unit, tapi selama stock opname, hanya 95 unit yang ditemukan di gudang. Dari lima unit yang hilang, tiga diketahui dicuri, dan dua rusak selama penyimpanan. Dalam kasus ini, tiga unit yang dicuri diperlakukan sebagai beban non-operasional, dan dua unit yang rusak diperlakukan sebagai harga pokok penjualan. Jika perusahaan A tidak melakukan stock opname dan audit, hal itu bisa menimbulkan masalah serius dalam menilai kondisi keuangan perusahaan secara akurat.

Optimalkan Proses Audit Inventaris dengan Solusi BoxHero

BoxHero melacak semua transaksi masuk dan keluar, mengonsolidasikan data inventaris sebagai catatan digital.

Cukup akses Laporan > Kuantitas Lalu di sidebar untuk dengan mudah memeriksa status inventaris di masa lalu. Saat melakukan audit, umumnya kita membandingkan level inventaris saat ini dengan jumlah akhir tahun sebelumnya.

Dengan mengklik tombol Akhir Tahun Lalu di halaman Lihat Kuantitas Lalu, Anda bisa dengan cepat mengevaluasi status inventaris akhir tahun lalu.

Selain itu, untuk stock opname internal, gunakan fitur "Penghitungan inventaris" di aplikasi mobile untuk verifikasi seluruh jumlah inventaris secara efisien dan presisi.

Instal aplikasi mobile BoxHero dan klik tombol Pindai dan Hitung untuk mulai memindai barcode item menggunakan kamera dalam aplikasi. Ini memudahkan penyelarasan antara stock opname fisik dan catatan digital.

Rangkuman Singkat

Audit inventaris bukan sekadar formalitas atau proses yang dilakukan asal-asalan. Ini adalah langkah krusial untuk memastikan akurasi laporan keuangan perusahaan dan memberikan pemangku kepentingan, termasuk investor dan kreditur, pandangan yang akurat dan transparan tentang kesehatan keuangan perusahaan.

Dengan melakukan audit inventaris, perusahaan bisa mengidentifikasi selisih dan kerugian penyusutan, memastikan inventaris akhir dan harga pokok penjualan ditentukan secara akurat, serta memvalidasi integritas laporan keuangan secara keseluruhan. Ini adalah komponen kunci dalam menjaga kepercayaan dan kredibilitas di dunia bisnis, terutama bagi perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan.

Jika Anda seorang pemula atau pemilik bisnis kecil, audit inventaris mungkin terasa seperti tugas yang rumit dan menakutkan. Namun, memahami pentingnya audit inventaris dan bagaimana perannya dalam gambaran besar kesehatan keuangan Anda akan menjadikannya alat yang sangat berharga untuk mengelola dan mengembangkan bisnis Anda. Bersiaplah menghadapi audit inventaris dengan sistem manajemen inventaris yang andal, BoxHero, hari ini!