Cara Mencegah Kehabisan Stok dengan Reorder Point dan Peramalan

Bisnis apa pun bisa mengalami kehabisan stok karena berbagai alasan.

Betul sekali: usaha perorangan, toko kelontong keluarga, maupun perusahaan menengah bisa menghadapi stockout (kehabisan stok). Kejadian ini sangat mengganggu dan bisa memaksa perusahaan kehilangan penjualan sekaligus membuat pelanggan kecewa dan pergi. Agar semuanya tetap berjalan lancar, banyak bisnis mengandalkan alat seperti pelacakan reorder point dan peramalan inventaris (inventory forecasting).

Sudah jelas bahwa metode ini paling bermanfaat ketika pemilik bisnis benar-benar paham apa yang mereka lakukan. Kalau Anda tidak tahu apa yang sedang Anda hadapi, akan selalu ada kemungkinan bisnis Anda mengalami kehabisan stok.

Siap memenuhi permintaan pelanggan tanpa kelebihan stok atau boros pengeluaran? Dalam panduan ini, kita akan membahas:

• Penyebab umum kehabisan stok,
• Pentingnya pelacakan reorder point, dan
• Bagaimana teknik peramalan bisa membantu Anda selangkah lebih maju dari kekurangan inventaris.

Apa Itu Stockout?

Stockout terjadi ketika sebuah bisnis kehabisan inventaris untuk suatu item tertentu. Ini bisa terjadi karena berbagai alasan: lonjakan permintaan tak terduga akibat momen musiman atau popularitas, keterlambatan supplier karena gangguan cuaca atau kelangkaan pasokan, ketidakstabilan ekonomi (seperti resesi), atau sekadar pelacakan inventaris yang buruk.

Ini bisa dibilang salah satu hal paling mengganggu yang bisa dialami sebuah bisnis. Kehabisan stok menghentikan operasional, menyebabkan kekurangan pendapatan, dan berujung pada hilangnya kepercayaan pelanggan. Sebagai pemilik bisnis, Anda harus proaktif dalam memantau persediaan dan mengikuti peramalan pasar untuk memperkirakan kapan potensi kekurangan bisa terjadi.

Konsekuensi dari Kehabisan Stok

Kehabisan stok benar-benar bikin pusing. Dampaknya lebih dari sekadar memengaruhi pendapatan, tapi juga bisa merusak hubungan bisnis dengan pelanggan dan efisiensi operasional. Mari kita bahas konsekuensinya lebih detail:

• Kehilangan penjualan dan pendapatan: Pelanggan akan mencari di tempat lain jika mereka tidak bisa mendapatkan apa yang mereka butuhkan dari Anda. Ini berujung pada hilangnya penjualan, dan pelanggan tersebut mungkin tidak akan kembali.
• Menurunnya loyalitas pelanggan: Kehabisan stok yang sering terjadi bisa merusak reputasi perusahaan dan mengurangi kepercayaan pelanggan.
• Gangguan operasional: Alih-alih fokus pada operasional harian, tim Anda harus mengalihkan perhatian untuk menangani pesanan darurat dan celah pasokan. Ini menyita waktu dan energi dari tugas bisnis penting lainnya.
• Biaya pengiriman lebih tinggi: Saat kehabisan stok, Anda sering harus membayar ekstra untuk mendatangkan produk lebih cepat dan mengisi ulang inventaris dengan segera. Biaya-biaya ini bisa memengaruhi anggaran Anda, yang berujung pada gagalnya target penjualan kuartalan atau semesteran.

Untuk mencegah masalah-masalah ini, Anda tentu perlu menerapkan strategi manajemen inventaris yang proaktif seperti pelacakan reorder point dan peramalan. Mari kita bahas keduanya di bawah ini.

Apa Itu Pelacakan Reorder Point?

Benjamin Franklin pernah berkata, "Jika Anda gagal merencanakan, artinya Anda merencanakan kegagalan."

Ungkapan ini sangat tepat untuk dunia bisnis. Selangkah lebih maju bisa membantu Anda mencegah berbagai kendala, dan pelacakan reorder point adalah salah satu fitur yang wajib Anda pahami. Fitur ini memungkinkan bisnis memesan ulang stok sebelum benar-benar habis.

Misalkan reorder point Anda adalah 500 unit. Begitu stok Anda turun di bawah angka tersebut, Anda sebaiknya segera memesan pengisian ulang.

Namun, reorder point tidak sama untuk setiap bisnis. Angkanya tergantung pada seberapa cepat produk Anda terjual, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menerima kiriman baru, dan berapa banyak stok cadangan yang Anda simpan untuk berjaga-jaga. Itulah kenapa ada rumusnya.

Cara Menghitung Reorder Point

Rumus untuk menghitung reorder point mempertimbangkan rata-rata permintaan, lead time, dan safety stock, jadi perlu dicatat bahwa nilai-nilainya bisa berubah sepanjang tahun.

Mari kita uraikan rumusnya:

• Rata-rata Pemakaian Harian - Ini adalah jumlah unit yang terjual atau terpakai setiap hari.
• Lead Time - Waktu yang dibutuhkan untuk sebuah pesanan sampai setelah dipesan. Lead time tidak sering berubah, tapi kadang bisa berubah karena faktor eksternal seperti gangguan cuaca.
• Safety Stock - Inventaris ekstra yang disimpan untuk menutupi lonjakan permintaan tak terduga atau keterlambatan supplier. Safety stock berfungsi semacam rencana cadangan. Jika ada lonjakan permintaan mendadak atau keterlambatan supplier, inventaris ekstra ini menutupi kebutuhan Anda sampai stok baru tiba.

Berikut contohnya:

Manfaat Pelacakan Reorder Point

Menggunakan pelacakan reorder point memberikan tiga keuntungan utama:

▶︎ Mencegah kehabisan stok - Kita sudah menyebutkan ini, tapi perlu diulang karena inilah manfaat paling penting dari pelacakan reorder point. Anda tentu tidak ingin kehabisan suatu produk dan membuat pelanggan menunggu (atau lebih buruk lagi, kehilangan mereka ke pesaing).

▶︎ Menjaga inventaris tetap ramping - Kelebihan stok berarti biaya penyimpanan yang lebih tinggi, yang bisa berujung pada dead stock. Ini mengikat uang sekaligus ruang penyimpanan yang mungkin tidak sanggup ditanggung bisnis Anda.

▶︎ Meningkatkan akurasi pemesanan - Dengan titik pemesanan yang jelas, Anda bisa memesan jumlah stok yang tepat di waktu yang tepat. Pada akhirnya, Anda akan lebih mampu memperkirakan kapan pengisian ulang dibutuhkan, memastikan persediaan tidak habis seiring waktu.

Peran Peramalan Inventaris dalam Mencegah Kehabisan Stok

Jika Anda pernah memesan ulang, tapi ternyata jumlahnya tidak cukup atau tiba terlambat, Anda pasti tahu betapa mudahnya segala sesuatu bisa berjalan tidak sesuai rencana. Peramalan membantu Anda mengantisipasi permintaan di masa depan dan tetap selangkah lebih maju.

Apa Itu Peramalan Inventaris?

Peramalan inventaris (inventory forecasting) adalah proses memperkirakan kebutuhan inventaris di masa depan dengan menganalisis data penjualan masa lalu, tren pasar, dan pola permintaan musiman. Ini memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang apa yang harus diantisipasi, sehingga Anda bisa merencanakan lebih efektif dan menghindari kehabisan stok di menit-menit terakhir.

Metode Peramalan yang Umum

Berbagai teknik peramalan bisa meningkatkan pengelolaan stok, mengidentifikasi pola, dan memprediksi permintaan di masa depan. Beberapa teknik tersebut meliputi:

• Moving Averages (Rata-rata Bergerak) - Metode ini menghitung rata-rata jumlah unit terjual (permintaan pasar) selama periode tertentu untuk melihat tren dan menghaluskan fluktuasi jangka pendek.
• Exponential Smoothing - Mirip dengan moving averages, tapi memberi bobot lebih besar pada penjualan terbaru. Metode ini berguna ketika perilaku pelanggan sedang berubah dalam jangka pendek.
• Demand Sensing - Metode ini menggunakan data penjualan real-time, pesanan pelanggan, dan tren pasar untuk menyesuaikan level inventaris secara langsung.

Kenapa Bisnis Anda Butuh Forecasting? Ini Penjelasan Lengkapnya

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih jauh mengenai apa itu demand forecasting, risiko yang dihadapi bisnis tanpa prediksi, berbagai jenis metode yang bisa digunakan, serta bagaimana sistem seperti BoxHero bisa membantu pelaku usaha membuat keputusan yang lebih cerdas dan siap menghadapi fluktuasi permintaan pasar.

BoxHeroBoxHero

Peramalan dengan Machine Learning

Beberapa bisnis membawa peramalan selangkah lebih jauh dengan menggunakan machine learning. Model AI (Artificial Intelligence) bisa digunakan dalam peramalan inventaris untuk menganalisis kumpulan data besar dan memprediksi permintaan pasar dengan lebih akurat berdasarkan tiga faktor:

• Tren penjualan masa lalu
• Permintaan musiman
• Faktor eksternal seperti cuaca atau kondisi ekonomi

Cara Membangun Strategi Pencegahan Kehabisan Stok

Pelacakan reorder point membantu Anda tahu kapan harus mengisi ulang. Peramalan membantu Anda tahu berapa banyak yang harus dipesan. Bersama-sama, keduanya membantu Anda menghindari kehabisan stok sekaligus menjaga inventaris tetap cukup. Berikut enam cara untuk menggabungkan strategi ini secara efektif.

1. Pantau Level Inventaris Secara Real-Time

Software manajemen inventaris seperti BoxHero bisa melacak level stok secara otomatis. Sebagai contoh, dengan aplikasi mobile BoxHero, Anda bisa melacak inventaris dari mana saja dan mendapat notifikasi saat item mencapai reorder point-nya.

2. Perbarui Reorder Point Secara Berkala

Reorder point sebaiknya disesuaikan berdasarkan perubahan permintaan, lead time supplier, dan kondisi pasar. Anda bisa melakukannya dengan peninjauan berkala untuk memastikan akurasinya.

3. Sertakan Safety Stock

Safety stock berfungsi sebagai penyangga saat segala sesuatu tidak berjalan sesuai rencana, seperti lonjakan permintaan mendadak atau keterlambatan pengiriman. Anda bisa menghitung safety stock berdasarkan variabilitas permintaan dan keandalan supplier.

4. Gunakan Peramalan Permintaan

Model peramalan sebaiknya digunakan untuk memberi Anda informasi yang lebih baik agar bisa mengambil keputusan pembelian yang lebih tepat, menghindari pemesanan yang kurang atau berlebih. Pastikan Anda meninjau peramalan setiap bulan atau kuartal.

5. Bekerja Sama dengan Supplier yang Andal

Membangun hubungan supplier yang kuat bisa memastikan pengiriman tepat waktu. Selain itu, hal ini bisa mengurangi risiko kehabisan stok akibat gangguan rantai pasok.

6. Analisis Tren Kehabisan Stok

Tinjau kembali kehabisan stok yang pernah terjadi untuk melihat polanya. Apakah terkait dengan item tertentu, waktu tertentu dalam setahun, atau supplier tertentu? Gunakan insight tersebut untuk menyesuaikan strategi pemesanan Anda dan menghindari kesalahan yang berulang.

Memilih Alat yang Tepat untuk Manajemen Inventaris

Manajemen inventaris yang baik dimulai dari alat yang tepat. Jika Anda berusaha mencegah kehabisan stok dan menjaga bisnis tetap berjalan lancar, software yang Anda pilih sangat menentukan. Berikut hal-hal yang perlu dicari:

• Notifikasi pemesanan ulang otomatis - Seperti yang disebutkan di atas, ini memberi tahu Anda saat stok mencapai reorder point sehingga Anda bisa mengisi ulang sebelum habis.
• Peramalan dan analitik - Cari software yang membantu Anda melihat tren, pergeseran musiman, dan memprediksi permintaan. Dengan begitu, Anda bisa mengantisipasi lebih awal dan memesan jumlah yang tepat agar stok selalu tersedia.
• Manajemen supplier - Alat yang melacak lead time dan pesanan masa lalu bisa memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang seberapa andal supplier Anda dan membantu Anda bersiap menghadapi potensi keterlambatan pengiriman.
• Pelacakan multi-lokasi - Jika Anda mengelola stok di beberapa gudang atau lokasi, fitur ini membantu Anda menjaga semuanya tetap sinkron. Ini menghemat waktu dan mengurangi risiko pemesanan berlebih.

Jangan Biarkan Kehabisan Stok Merugikan Bisnis Anda

Kehabisan stok memang mahal, tapi bisa dihindari. Dengan alat dan proses yang tepat, bisnis Anda bisa terhindar dari insiden mahal ini dan tetap selangkah lebih maju dari permintaan.

Anda bisa mengandalkan BoxHero untuk memantau item Anda dan menetapkan reorder point agar bisa mengelola inventaris di satu tempat. Mudah digunakan dan Anda bisa mencobanya gratis selama 30 hari, tanpa syarat apa pun!

Coba sekarang, atau hubungi kami di support@boxhero.io jika ada pertanyaan.