Cara Menemukan dan Mengosongkan Dead Stock Sebelum Tutup Tahun
Menjelang akhir tahun, banyak retailer kecil mulai menyiapkan pesanan untuk musim liburan dan belanja akhir tahun seperti Natal, Harbolnas, dan Tahun Baru. Ini juga momen di mana laporan stok sering memunculkan produk-produk yang tidak terjual sejak awal tahun.
Dead stock adalah inventaris yang sudah berhenti terjual dan kecil kemungkinannya terjual lagi dengan harga penuh. Slow-moving stock masih terjual, tapi jauh lebih lambat dari yang Anda rencanakan. Keduanya sama-sama mengunci uang dalam produk yang tidak laku, sekaligus memakan ruang penyimpanan yang Anda butuhkan untuk pesanan liburan yang akan datang.
Mengosongkan dead stock dan slow-moving stock sebelum tutup tahun membebaskan arus kas untuk tahun baru, sekaligus bisa menurunkan nilai inventaris yang Anda laporkan di akhir tahun.
Tentukan Apa yang Termasuk Dead Stock
Dead stock sebenarnya tidak punya batasan baku. Sebuah toko roti mungkin menganggap apa pun yang tidak terjual setelah beberapa hari sebagai kerugian, sementara toko perkakas bisa menyimpan satu suku cadang pengganti selama setahun karena cepat atau lambat akan ada pelanggan yang membutuhkannya.
Perhatikan setiap kategori produk sesuai karakteristiknya sendiri. Pertimbangkan apa yang Anda jual, seberapa sering pelanggan membelinya, dan apakah produk itu kedaluwarsa atau musiman. Lalu tetapkan batas berdasarkan jumlah hari tanpa penjualan. Sebagai contoh:
- Item musiman dan fashion: 90 hari tanpa penjualan.
- Barang umum: 180 hari tanpa penjualan.
- Suku cadang dan perlengkapan: 365 hari tanpa penjualan.
Dasarkan setiap angka pada seberapa cepat kategori tersebut biasanya terjual, lalu catat batasannya agar semua orang di tim Anda menandai item yang sama.
Item slow-moving mungkin hanya perlu pesanan berikutnya yang lebih kecil. Item dead stock butuh keputusan: diskon, bundling, retur, donasi, atau write off.
Temukan Dead Stock dan Slow Stock
Sebagian besar pekerjaan ini bermuara pada tiga laporan. Aging report menangkap item yang tidak terjual berbulan-bulan, sementara sell-through rate dan months of supply menandai item yang terjual lebih lambat dari rencana.
A. Jalankan Inventory Aging Report
Aging report mengelompokkan inventaris yang tersedia berdasarkan jumlah hari sejak setiap item terakhir terjual.
- Tarik daftar setiap item yang masih ada stoknya.
- Tambahkan tanggal penjualan terakhir setiap item.
- Kelompokkan item ke dalam beberapa rentang:
[0 sampai 30 hari], [31 sampai 90], [91 sampai 180], [181 sampai 365], dan [lebih dari 365]. - Urutkan setiap kelompok berdasarkan total nilai biaya yang tersedia.
Item di puncak kelompok tertua adalah yang mengunci uang paling banyak. Gunakan "Hari Sejak Penjualan Terakhir" untuk laporan ini, karena menghitung dari tanggal penerimaan bisa menyesatkan (misalnya, produk yang diterima 200 hari lalu tapi terjual minggu lalu bukanlah dead stock).
Di BoxHero, setiap penjualan atau pengiriman tercatat sebagai transaksi Stok Keluar. Anda bisa meminta AI Assistant di Custom Analytics untuk mendaftar item yang tidak ada aktivitas Stok Keluar dalam 90 atau 180 hari terakhir, lengkap dengan jumlah dan nilainya saat ini.
B. Cek Sell-Through Rate
Jika aging report menemukan item yang sudah berhenti terjual, sell-through rate menemukan item yang sedang menuju ke sana. Metrik ini mengukur porsi unit yang diterima yang berhasil terjual dalam periode tertentu.
Misalkan Anda menerima 200 unit lilin aroma tertentu di bulan Juni dan berhasil menjual 30 unit sampai akhir September, sehingga sell-through rate-nya 15%. Bandingkan angka itu dengan item lain di kategori yang sama pada periode yang sama. Jika rate sebuah item jauh di bawah rata-rata kategorinya, item itu kandidat kuat untuk didiskon sekarang.
C. Hitung Months of Supply
Months of supply menunjukkan berapa lama stok saat ini akan bertahan dengan laju penjualan sekarang. Untuk menghitungnya, bagi jumlah unit yang tersedia dengan rata-rata unit terjual per bulan. Lilin tadi terjual 30 unit dalam empat bulan, atau 7,5 unit per bulan. Dengan sisa 170 unit, itu setara sekitar 23 bulan pasokan, jauh lebih lama dari kemampuan sebagian besar bisnis kecil menyimpan produk musiman.
Jual Item Lambat Sebelum Tutup Tahun
Diskon Item Lambat Sejak Awal
Diskon (markdown) memulihkan uang paling banyak selama item masih terjual dengan laju tertentu. Mulai dari item di kelompok [91 sampai 180 hari] dan apa pun yang sell-through rate-nya rendah. Saat menetapkan diskon pertama, pilih sekalian tanggal peninjauannya. Contohnya, beri diskon 20% selama dua minggu, lalu naikkan ke 40% jika unitnya masih tersisa.
Pembeli musim liburan mulai berdatangan menjelang akhir tahun, jadi tempatkan item diskon di tempat yang mudah mereka lihat. Bisa berupa meja clearance dekat kasir, koleksi sale di situs web Anda, atau satu baris di email promosi berikutnya.
Catat harga baru di sistem inventaris Anda (yaitu BoxHero) agar laporan margin dan valuasi mencerminkan harga jual item yang sebenarnya.
Bundling Dead Stock dengan Item yang Laku
Pasangkan item lambat dengan produk yang terjual secara stabil. Contohnya casing ponsel yang dipaket bersama charger, atau lilin aroma yang dihentikan produksinya dipaket bersama produk terlaris sebagai gift set. Beri harga paket di bawah harga jika kedua item dibeli terpisah.
Di BoxHero, beri setiap bundel SKU dan barcode tersendiri, dan atur agar jumlah setiap komponen otomatis berkurang di catatan Anda saat bundel terjual. Susun (dan beri harga) gift set sejak awal agar siap untuk penjualan di musim puncak.
Tanyakan Opsi Retur ke Supplier Anda
Beberapa supplier bersedia menerima kembali produk yang belum dibuka, meski ketentuannya berbeda-beda. Banyak yang mengenakan biaya restocking atau menawarkan kredit untuk pesanan berikutnya sebagai ganti refund.
Mulai dari perjanjian dengan supplier Anda, karena di situ biasanya tertera jendela waktu retur dan biaya-biayanya. Lalu hubungi sales rep Anda dan tanyakan apa yang bisa mereka terima. Store credit masuk akal jika Anda rutin memesan dari supplier tersebut. Kalau Anda enggan mengambil kredit, tanyakan apakah item lambat itu bisa ditukar dengan produk yang lebih laku dalam lini yang sama.
Catat retur sebagai transaksi Stok Keluar dengan keterangan yang mencantumkan nama supplier dan nomor otorisasi returnya. Dengan begitu, jumlah stok di sistem akan sesuai dengan yang benar-benar Anda miliki setelah barang dikirim kembali.
Donasikan yang Tidak Bisa Dijual
Bank makanan, sekolah, panti, yayasan, dan organisasi nirlaba lain menerima berbagai jenis barang baru. Donasi mengosongkan ruang sekaligus bisa menjadi bentuk tanggung jawab sosial perusahaan (CSR) Anda.
Di Indonesia, donasi pada dasarnya BUKAN biaya yang bisa mengurangi pajak (non-deductible), sesuai Pasal 9 ayat (1) huruf g UU Pajak Penghasilan. Pengecualiannya hanya untuk 5 jenis sumbangan spesifik dalam PP No. 93 Tahun 2010: penanggulangan bencana nasional, penelitian dan pengembangan, fasilitas pendidikan, pembinaan olahraga, dan pembangunan infrastruktur sosial. Itu pun dengan syarat ketat (disalurkan ke lembaga ber-NPWP, tidak menyebabkan rugi fiskal, didukung bukti sah) dan dibatasi maksimal 5% dari penghasilan neto fiskal tahun pajak sebelumnya.
Artinya, mendonasikan dead stock ke panti atau yayasan umumnya tidak otomatis memberi potongan pajak seperti di AS. Jadi, pandang donasi terutama sebagai cara mengosongkan gudang dan berbuat baik, bukan sebagai strategi pajak, kecuali tujuannya memang masuk dalam 5 kategori di atas.
Dokumen yang sebaiknya disimpan:
- Tanda terima tertulis dari penerima untuk setiap donasi.
- Catatan jenis, jumlah, dan nilai (harga pokok) setiap item saat didonasikan.
- Jika Anda menyasar pengurangan pajak, pastikan lembaga penerima ber-NPWP dan simpan bukti penyalurannya.
Write Off Sisanya Sebelum Tutup Buku
Untuk item yang tidak bisa Anda jual, retur, atau donasikan, standar akuntansi memperbolehkan penurunan nilai (write-down) persediaan di bawah harga perolehan dalam kondisi tertentu.
Berdasarkan PSAK 202 (sebelumnya PSAK 14), persediaan diukur pada nilai yang lebih rendah antara biaya perolehan atau nilai realisasi neto (NRV). Ketika barang rusak, usang, cacat, atau ketinggalan tren sehingga harga jualnya anjlok di bawah biaya perolehan, selisih penurunannya diakui sebagai beban pada periode berjalan.
Satu keunggulan sistem Indonesia yang mengikuti IFRS: jika kondisi yang menyebabkan penurunan nilai sudah tidak ada lagi (misalnya harga pasar pulih), pemulihan nilai (reversal) diperbolehkan, sebatas tidak melebihi biaya perolehan awal. Ini berbeda dengan US GAAP yang tidak mengizinkan pembalikan.
Agar penurunan nilai ini bisa dipertanggungjawabkan saat audit atau pemeriksaan pajak, Anda perlu bukti yang kuat:
- Tawarkan barang untuk dijual. Harga yang sudah diturunkan sebaiknya merupakan penawaran nyata, bukan sekadar angka di atas kertas.
- Buktikan barang memang memenuhi syarat. Beban pembuktian ada pada pihak bisnis.
Catatan yang Perlu Disimpan
Simpan foto, tanda terima pembuangan atau pemusnahan, dan daftar harga bertanggal untuk setiap item yang Anda turunkan nilainya atau musnahkan. Artikel kami tentang valuasi inventaris dan audit membahas catatan yang Anda butuhkan saat tutup buku, dan konsultan pajak Anda bisa memastikan bagaimana aturan ini berlaku untuk bisnis Anda.
Tetapkan Aturan Reorder untuk Item Lambat
Setiap item yang Anda kosongkan tahun ini berawal dari sebuah purchase order. Membandingkan jumlah di pesanan itu dengan jumlah yang terjual dalam 90 hari pertama menunjukkan seberapa jauh pesanan Anda melebihi permintaan.
Item dengan sell-through rate rendah biasanya butuh jumlah pesanan yang lebih kecil dan reorder point yang lebih rendah. Item yang dihentikan produksinya bisa dikeluarkan sepenuhnya dari daftar reorder, sehingga tidak ada anggota tim yang keliru memesannya lagi.
Aging report yang dijalankan secara berkala (bulanan atau triwulanan) menangkap item lambat selagi masih ada waktu untuk menjualnya dengan diskon yang wajar. Di antara peninjauan, Inventory Reports dan Custom Analytics BoxHero menunjukkan item mana yang menyimpan stok lebih banyak daripada yang didukung penjualannya.
Pesanan liburan yang Anda buat bulan ini akan muncul di aging report tahun depan. Menandai tanggal peninjauan di kalender untuk awal 2027 akan menunjukkan item mana yang berhasil terjual dan mana yang butuh perhatian.
