Checklist Manajemen Inventaris: Tugas Harian, Mingguan, dan Bulanan
Banyak pembeli keluar dari toko tanpa mendapatkan semua yang mereka cari.
Studi Global Shopper 2025 dari Zebra Technologies menemukan bahwa lebih dari separuh pembeli di dunia pulang dengan setidaknya satu barang tak terbeli, sering kali karena stoknya habis. Barang yang tidak tersedia membuat penjualan hilang, sementara stok yang berlebih menggerus margin begitu harganya terpaksa diturunkan.
IHL Group memperkirakan biaya global dari kedua masalah ini mencapai sekitar $1,7 triliun per tahun, setara sekitar 6,5 persen dari penjualan ritel dunia. Di Indonesia, tekanan ini terasa makin nyata saat lonjakan permintaan seperti Ramadan, Lebaran, dan Harbolnas, ketika kehabisan stok maupun kelebihan stok sama-sama bisa merugikan dalam waktu singkat.
Keduanya bermuara pada kebiasaan yang sama: mengetahui berapa banyak stok yang Anda miliki dan seberapa cepat barang terjual, yang diperiksa dengan jadwal yang bisa Anda jaga. Tugas-tugas di bawah ini disusun berdasarkan seberapa sering masing-masing muncul, sehingga siapa pun yang baru mengelola inventaris punya titik awal.
Tiap tugas juga mencantumkan di mana peran BoxHero.
Checklist Inventaris Harian
1. Periksa Pesanan Masuk & Keluar Hari Ini
Beberapa menit pertama di pagi hari adalah waktu yang pas untuk meninjau apa yang akan datang dan apa yang akan dikirim. Untuk tiap pesanan, akan membantu jika Anda melihat supplier atau pelanggannya, barangnya, dan jumlahnya sekaligus, beserta batas waktu dari pihak luar yang memengaruhinya, seperti batas akhir penjemputan kurir atau jendela pengiriman supplier.
Menelusuri daftar itu di pagi hari sering kali menjadi momen Anda menyadari ada pesanan masuk yang terlambat atau pengiriman yang kurang, tepat pada waktunya untuk ditelepon dan dibereskan. Di BoxHero, Pembelian & Penjualan Purchases & Sales menampilkan tiap pesanan terbuka beserta statusnya dalam satu layar, sehingga pengecekan pagi tetap singkat.
2. Catat Tiap Transaksi (Saat Itu Juga)
Pencatatan paling efektif ketika tiap penerimaan, pengiriman, dan pemindahan dicatat begitu terjadi, selagi angkanya masih segar. Apa pun yang ditunda sampai akhir hari cenderung kehilangan detail. Menjelang tutup toko, jumlah persis dan alasan di balik sebuah transaksi lebih sulit diingat.
BoxHero memungkinkan Anda mencatat penerimaan dan pengiriman dari ponsel begitu barang masuk ke atau keluar dari inventaris Anda. Tiap transaksi tersinkronisasi secara real-time, sehingga semua anggota tim bekerja dari angka yang sama.
Checklist Inventaris Mingguan
1. Baca Ulang Transaksi Sepanjang Minggu
Sekali seminggu, sisihkan waktu untuk membaca ulang penerimaan, pengiriman, dan pemindahan yang tercatat selama beberapa hari terakhir. Peninjauan mingguan menangkap hal-hal yang sulit terlihat jika hanya dilihat per hari.
Tiga kesalahan yang khususnya perlu dicari saat membaca ulang mingguan:
• Pengiriman yang tidak punya entri yang cocok
• Hari yang totalnya jauh lebih tinggi atau lebih rendah dari hari-hari di sekitarnya
Karena entrinya masih baru, Anda biasanya masih ingat retur yang belum sempat dicatat atau pesanan yang terinput dua kali. Ketika ada yang janggal, telusuri penyebabnya; biasanya karena barcode yang salah, retur yang terlewat, atau pemindahan yang tidak tercatat.
Fitur Transaksi di BoxHero bisa menampilkan tujuh hari terakhir (atau rentang tanggal mana pun yang Anda pilih), sehingga peninjauan mingguan tidak berarti membuka catatan satu per satu.
2. Pisahkan Stok yang Rusak dan Tidak Layak Jual
Tugas mingguan lainnya adalah memeriksa sekilas produk terlaris Anda dari kerusakan atau cacat, karena barang yang cepat bergerak ini paling sering ditangani sehingga paling mungkin rusak. Stok seperti itu sering masih terhitung tersedia di sistem meski sebenarnya tidak bisa dikirim, jadi memindahkannya ke lokasi terpisah akan mengeluarkannya dari total stok yang bisa dijual dan mencegahnya terpilih untuk pesanan sungguhan.
Transaksi Transfer Stok di BoxHero mencatat pemindahan itu ke lokasi "hold" (tahan) dan menyimpannya dalam riwayat transaksi Anda, seandainya diperlukan nanti.
• Stok Masuk – saat Anda menerima barang
• Stok Keluar – saat Anda mengirim atau menjual barang
• Transfer Stok – untuk memindahkan barang antarlokasi
• Penyesuaian Stok – untuk koreksi (barang rusak, hilang, atau salah hitung)
Checklist Inventaris Bulanan
1. Hitung Sebagian Stok Anda Tiap Bulan
Tiap bulan, hitung stok fisik dan bandingkan dengan sistem; tidak harus mencakup semuanya sekaligus. Urutkan barang berdasarkan nilai atau pergerakannya, yakni metode ABC: hitung kelompok teratas (kira-kira 20% teratas berdasarkan nilai) setiap bulan, kelompok menengah setiap kuartal, dan sisanya sekali atau dua kali setahun.
Menghitung sebagian seperti ini mengungkap selisih dalam hitungan minggu, sementara penghitungan sekali di akhir tahun akan membiarkannya tak ketahuan selama berbulan-bulan. Itulah sebabnya cycle counting sebagian besar telah menggantikan penghentian operasi setahun sekali bagi tim yang memenuhi pesanan setiap hari.
Jim Fleming dari Institute for Supply Management mencatat bahwa akurasi inventaris "menciptakan tantangan yang terus-menerus" justru karena mencakup perencanaan, pemesanan, penyimpanan stok, dan pemenuhan pesanan, sehingga perlu diperiksa secara terjadwal, bukan sekali saja.
Dengan fitur Hitung Stok di BoxHero, beberapa orang bisa menghitung sekaligus menggunakan kamera ponsel atau barcode scanner, sehingga penghitungan bulanan bisa diselesaikan tim kecil sebelum toko buka.
Mulailah dengan penghitungan fisik menyeluruh untuk menetapkan baseline yang terverifikasi, lalu beralih ke cycle count bulanan dari sana. Bandingkan kedua pendekatan ini di sini.
2. Tinjau dan Setel Ulang Reorder Point
Akhir bulan adalah waktunya meninjau apa yang terjual, apa yang tidak bergerak, dan seberapa cepat tiap barang berputar. Tandai barang yang lambat terjual untuk didiskon, dibundel, atau dihentikan. Lalu setel ulang dua pengaturan yang menentukan pemesanan bulan depan: naikkan reorder point untuk barang yang terus kehabisan, dan turunkan untuk barang yang menumpuk.
Stok berlebih menyumbang sebagian besar dari total global itu, dengan IHL Group mengaitkan lebih dari $550 miliar pada kelebihan stok yang berakhir dengan penurunan harga atau write-off. Menyetel ulang reorder point dan safety stock setiap bulan menekan kekurangan sekaligus kelebihan stok untuk barang yang benar-benar Anda jual.
Angka-angka ini berasal langsung dari transaksi yang sudah Anda catat, jadi fitur Laporan Inventaris (Inventory Reports) di BoxHero menghasilkan angka perputaran dan penjualan tanpa langkah tambahan.
Selain itu, Notif Stok Rendah memberi tahu Anda saat sebuah barang turun di bawah ambang yang Anda tetapkan, sehingga Anda bisa memesan ulang tepat waktu.
Jadikan daftar harian sebagai pengingat berulang, dan taruh item mingguan serta bulanan di kalender bersama, sesuaikan jumlahnya dengan tingkat stok Anda sendiri.
BoxHero menjalankan pencatatan, riwayat, penghitungan, dan pelaporan transaksi inventaris Anda dalam ketiga daftar ini.
ARTIKEL TERKAIT
BoxHero
BoxHero
BoxHero
