Memahami Biaya dan Jenis Inventaris

Istilah "biaya management" dalam manajemen inventaris merujuk pada upaya meminimalkan total biaya yang terlibat dalam mengelola inventaris tanpa mengganggu rantai pasok. Banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam menekan total biaya manajemen inventaris saat menentukan jumlah produksi atau pemesanan yang optimal.

Pertama, mari kita telusuri jenis-jenis biaya dalam manajemen inventaris.

Banyak dari kita sudah familiar dengan pepatah "waktu adalah uang", dan pentingnya manajemen inventaris yang efisien memang layak diperhatikan. Sebab, cara Anda mengelola inventaris bisa secara drastis menambah atau mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melayani pelanggan.

Jenis-jenis Biaya Inventaris

Ada empat jenis biaya inventaris: biaya pemesanan & pembelian, biaya persiapan, biaya penyimpanan inventaris, dan biaya kekurangan inventaris.

1. Biaya Pemesanan & Pembelian

Biaya pemesanan & pembelian mencakup seluruh biaya pemesanan barang dan/atau item, pembelian, pengadaan, dan penerimaan. Biaya tambahan yang termasuk di dalamnya bisa mencakup biaya riset kemungkinan relasi atau mitra bisnis, biaya transportasi, biaya bongkar muat, dan biaya kepabeanan.

2. Biaya Persiapan

Biasanya, biaya persiapan muncul saat membeli komponen yang dibutuhkan untuk produksi dari supplier eksternal, gudang bahan baku, atau saat memproduksinya sendiri secara internal.

Biaya pemesanan mewakili berbagai pengeluaran atau biaya pengelolaan yang timbul selama proses pembelian inventaris dari pembeli eksternal, gaji departemen pengadaan beserta pajak dan tunjangan terkait, serta biaya tenaga kerja serupa untuk staf teknik industri. Biaya pemesanan ini tidak terlalu berkaitan dengan jumlah pesanan.

Biaya persiapan juga mencakup hal-hal berikut: biaya pembelian peralatan, biaya penggantian mesin atau alat untuk memproduksi item khusus, biaya yang timbul selama mesin menganggur (idle), biaya tenaga kerja untuk proses persiapan, dan biaya perkakas.

3. Biaya Penyimpanan Inventaris

Berbagai biaya termasuk dalam biaya penyimpanan inventaris, seperti biaya peluang modal (capital opportunity cost) yang terikat pada inventaris, biaya penanganan, biaya fasilitas penyimpanan, biaya asuransi, dan biaya terkait penyusutan (kerusakan atau pencurian inventaris).

Porsi terbesar dari biaya penyimpanan inventaris adalah biaya peluang modal yang terikat pada inventaris. Ini adalah biaya yang secara langsung terlibat dalam mempertahankan sejumlah unit inventaris selama periode waktu tertentu. Karena itu, penting untuk memastikan bahwa biaya manajemen inventaris yang lebih tinggi memang benar-benar disebabkan oleh level stok yang lebih tinggi.

4. Biaya Kekurangan Inventaris

Tidak banyak skenario yang menyebabkan biaya kekurangan inventaris, tapi terkadang ada situasi di mana produksi tidak bisa berjalan karena kekurangan bahan. Berbagai biaya yang timbul akibat kekurangan bahan inilah yang termasuk dalam biaya kekurangan inventaris.

Biaya kekurangan inventaris bisa dibagi menjadi dua jenis:

• Jenis biaya pertama berasal dari penurunan permintaan akibat kekurangan inventaris, yang berujung pada biaya kehabisan stok (out-of-stock), hilangnya kepercayaan, dan hilangnya keuntungan yang seharusnya diperoleh dari memenuhi permintaan pasar.
• Jenis biaya kedua timbul ketika ada keterlambatan antara periode pengisian inventaris dan pemenuhan permintaan. Keterlambatan seperti ini bisa menambah biaya tambahan berupa produksi yang dipercepat (expedited), hilangnya kepercayaan atau keyakinan pembeli, dan biaya terkait keterlambatan kedatangan produk. Biaya seperti ini disebut biaya inventaris non-delivery. Karena umumnya sulit mengukur biaya kekurangan inventaris secara objektif, pengalaman atau perkiraan sering menjadi faktor penentu dalam mengukurnya.

Apa Saja Jenis-jenis Inventaris?

Ada empat jenis utama inventaris: safety stock, anticipation inventory, cycle stock, dan stock in transit.

1. Safety Stock

Safety stock juga disebut buffer stock (stok penyangga). Stok ini membantu perusahaan menghadapi perubahan permintaan yang tidak terduga, atau membantu mempertahankan level inventaris tertentu saat menghadapi ketidakpastian dalam penjualan dan produksi atau pengadaan bahan. Safety stock mencegah kehabisan stok atau pesanan yang tidak terpenuhi, membantu memenuhi tenggat waktu, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

2. Anticipation Inventory

Anticipation inventory adalah stok yang disisihkan untuk memenuhi lonjakan permintaan musiman. Sebagai contoh, anticipation inventory berfungsi untuk mengamankan cukup bahan atau produk di awal guna merespons permintaan musiman yang bervariasi atau jeda produksi yang sudah direncanakan.

3. Cycle Stock

Cycle stock adalah jenis stok yang dipesan secara berkala dengan laju konstan untuk memenuhi permintaan reguler. Stok ini juga dikenal sebagai working stock: menyimpan cycle stock secukupnya untuk memenuhi permintaan bisnis adalah sebuah seni dalam manajemen inventaris.

4. Stock In Transit (Stok dalam Perjalanan)

Stock in transit juga dikenal sebagai moving stock, dan terdiri dari produk yang sedang dalam perjalanan: pembelian yang sudah dibayar tapi barangnya masih bergerak menuju lokasi. Jika stok dipasok dari jarak jauh, dibutuhkan periode dukungan yang cukup panjang serta hubungan fungsional yang baik dengan sektor transportasi.