¿Código de barras o RFID? Cómo elegir la tecnología adecuada para tu sistema de inventario

Mantener el control del inventario es un reto al que se enfrentan muchas empresas, desde pequeñas tiendas hasta grandes almacenes. A medida que tu operación crece, también lo hace la necesidad de una gestión de inventario eficiente y precisa.
Tanto los códigos de barras como la tecnología RFID se han convertido en soluciones clave para las empresas que buscan optimizar sus procesos de inventario. Cada tecnología ofrece beneficios y desafíos únicos, brindando diferentes maneras de rastrear y gestionar productos de manera efectiva.
En esta guía, analizaremos ambos sistemas, explorando cómo funcionan y en qué contextos destacan.

¿Qué son los códigos de barras?

Un código de barras es una representación visual y legible por máquinas de datos. Consiste en una serie de líneas o patrones que pueden ser escaneados por un lector para extraer la información codificada. Estos datos pueden ser números, texto u otra información.

Los códigos de barras han sido un pilar en la gestión de inventario durante décadas. Probablemente los has visto incontables veces en tu vida diaria: esos patrones de líneas paralelas y espacios impresos en el empaque de los productos.

En inventario, estos datos suelen incluir información como el número de identificación del producto (SKU o UPC), nombre, precio, fabricante y fecha de fabricación o vencimiento.

Componentes de un sistema de códigos de barras

• Etiquetas de código de barras: Etiquetas impresas que almacenan información en un patrón visual legible por máquinas.
• Escáneres: Dispositivos que leen la información del código de barras.
• Impresoras de códigos de barras: Para producir etiquetas personalizadas con información específica de cada producto.
• Software: Gestiona los datos recopilados de los códigos escaneados e integra esta información en los sistemas de gestión de inventario.

📚 Lee más: ¿Cómo elegir tu escáner de códigos de barras?

Cómo funcionan los códigos de barras

Los códigos de barras codifican información en líneas paralelas de diferentes anchos. Cuando el escáner pasa por estas líneas, las traduce a datos que son enviados a un sistema central de inventario.
En la práctica:

1. Los productos reciben códigos de barras, ya sea por el fabricante o el negocio.
2. Al llegar al almacén o tienda, un empleado los escanea.
3. La información escaneada se actualiza automáticamente en el sistema de inventario.
4. A medida que los productos se venden o mueven, se escanean nuevamente para mantener el inventario actualizado.

Así, se logra un seguimiento en tiempo real que reduce errores del ingreso manual de datos.

Tipos de códigos de barras

• 1D: Los códigos tradicionales que almacenan información de forma horizontal (muy usados en retail).
• 2D: Almacenan información en dos direcciones (horizontal y vertical), como los códigos QR, que contienen más datos.

🔷 Ventajas de los códigos de barras

• Rentables: Su implementación y mantenimiento son económicos.
• Amplia adopción: La mayoría de proveedores ya los utilizan.
• Versátiles: Funcionan en una gran variedad de productos.
• Precisión: Reducen significativamente los errores de ingreso manual.
• Fáciles de usar: Requieren poca capacitación.

🔷 Desventajas de los códigos de barras

• Necesitan línea de visión para ser escaneados, lo que puede ralentizar el proceso.
• Los artículos deben escanearse uno por uno, lo que consume tiempo con grandes volúmenes.
• Las etiquetas pueden deteriorarse, volviéndose ilegibles.
• Capacidad limitada de datos en los códigos estándar.

Casos de uso

• Retail: Desde boutiques hasta grandes almacenes para seguimiento de ventas y stock.
• Bibliotecas: Para el préstamo y gestión de libros.
• Salud: En hospitales y farmacias para rastrear medicamentos y evitar errores.
• Manufactura: Para el seguimiento de piezas durante la producción.

📚 Lee más: Los 5 Mejores Softwares de Gestión de Inventario con Escaneo de Códigos de Barras

¿Qué es la tecnología RFID?

La Identificación por Radiofrecuencia (RFID) usa campos electromagnéticos para identificar y rastrear automáticamente etiquetas adheridas a objetos. A diferencia de los códigos de barras, no requiere línea de visión y puede leer múltiples etiquetas al mismo tiempo, siendo ideal para grandes volúmenes.

Componentes de un sistema RFID

• Etiquetas RFID: Dispositivos con un microchip y antena.
• Lectores RFID: Emisores de ondas de radio que reciben señales de las etiquetas.
• Antenas: Facilitan la transmisión de señales entre etiquetas y lectores.
• Software: Procesa y gestiona los datos recopilados, integrándolos en sistemas de inventario.

Cómo funciona

1. Las etiquetas RFID se colocan en productos o pallets.
2. Los lectores (manuales o fijos) emiten ondas de radio.
3. Las etiquetas transmiten la información al lector.
4. Los datos se envían al software, actualizando el inventario en tiempo real.

Así, se pueden escanear varios artículos a la vez sin necesidad de línea de visión.

Tipos de RFID

• Activas: Con batería propia y largo alcance (hasta 100 m).
• Pasivas: Sin batería; dependen del lector, con menor alcance.
• Semi-pasivas: Con batería para el circuito interno, con alcance intermedio.

🔷 Ventajas de RFID

• Escaneo masivo: Permite leer múltiples etiquetas simultáneamente.
• Sin línea de visión: Ideal para productos en cajas o pallets.
• Durabilidad: Más resistentes que las etiquetas de código de barras.
• Actualización en tiempo real: Datos automáticos y continuos.
• Mayor capacidad: Almacenan más información que los códigos tradicionales.

🔷 Desventajas de RFID

• Mayor costo: La implementación es más cara.
• Interferencias: El metal y los líquidos pueden afectar la señal.
• Complejidad: Requiere mayor configuración y mantenimiento.
• Privacidad: Su capacidad de lectura a distancia plantea preocupaciones.
• Estándares diversos: Puede haber problemas de compatibilidad.

Casos de uso

• Almacenes grandes: Para inventarios rápidos y masivos.
• Retail: Para productos de alto valor y prevención de robos.
• Cadena de suministro: Para rastrear envíos y logística compleja.
• Salud: Para equipos costosos y seguridad del paciente.
• Manufactura: Para gestionar producción justo a tiempo.

Cómo elegir la tecnología adecuada para tu negocio

Seleccionar la tecnología correcta impacta directamente tus operaciones.

1. Evalúa tu situación actual

Comienza evaluando tus procesos de gestión de inventario actuales. Pregúntate:

• ¿Cuáles son los principales desafíos que enfrentas al hacer seguimiento del inventario?
• ¿Cuántos artículos gestionas normalmente?
• ¿Con qué frecuencia realizas conteos de inventario?
• ¿Necesitas seguimiento en tiempo real de los artículos mientras se mueven por tus instalaciones?

Comprender tus puntos débiles te ayudará a identificar dónde la tecnología puede tener el mayor impacto.

"Antes de implementar cualquier nueva herramienta de seguimiento de inventario, primero debes establecer tareas y procesos sólidos y repetibles. Si implementas una nueva herramienta y 'la haces funcionar' en un entorno roto, terminarás con un martillo realmente caro que nadie querrá usar."

— Michael Valenzuela, Experto en Finanzas e Inventario

2. Considera tu presupuesto

El presupuesto suele jugar un papel decisivo en la adopción tecnológica. Los sistemas de códigos de barras generalmente ofrecen una inversión inicial más baja, lo que los hace atractivos para las pequeñas y medianas empresas.
Sin embargo, no descartes el RFID únicamente por los costos iniciales. Aunque es más caro al principio, el RFID puede proporcionar ahorros a largo plazo gracias a una mayor eficiencia y precisión, especialmente para operaciones más grandes.

3. Evalúa la escala de tus operaciones

El tamaño y la complejidad de tus operaciones influyen significativamente en la elección entre códigos de barras y RFID:

• Operaciones pequeñas a medianas: Los códigos de barras suelen ser suficientes, ofreciendo un buen equilibrio entre costo y funcionalidad.
• Operaciones a gran escala: La capacidad de RFID para realizar escaneos rápidos y masivos se vuelve cada vez más valiosa a medida que el volumen de inventario crece.

4. Analiza el tipo de productos

La naturaleza de tus productos puede afectar la efectividad de cada tecnología:

• Los productos fabricados con metal o líquidos pueden interferir con las señales RFID, haciendo que los códigos de barras sean una mejor opción.
• Los artículos de alto valor pueden beneficiarse de la mayor seguridad y capacidad de seguimiento del RFID.
• Los productos fáciles de manejar y escanear individualmente (como libros o ropa) funcionan bien con códigos de barras.

5. Evalúa tu necesidad de automatización

Si minimizar la intervención humana y mejorar la velocidad de procesamiento en el seguimiento del inventario es una prioridad, el RFID ofrece ventajas significativas. Permite procesos más automatizados (por ejemplo, escanear varios artículos simultáneamente), lo que puede reducir costos laborales y errores humanos.

6. Examina los requisitos de integración

Considera qué tan bien se integraría cada tecnología con tu software de gestión de inventario actual y otros sistemas empresariales. La compatibilidad con la infraestructura existente puede impactar significativamente los costos de implementación y la eficiencia.

7. Piensa en la escalabilidad futura

Elige una tecnología que pueda crecer junto con tu negocio. Si bien los códigos de barras pueden cubrir tus necesidades actuales, los sistemas RFID son más escalables y pueden adaptarse mejor al crecimiento del inventario u operaciones sin inversiones adicionales significativas en infraestructura.

8. Consideraciones específicas por industria

Algunas industrias tienen requisitos específicos o mejores prácticas que favorecen una tecnología sobre la otra. Por ejemplo:

• Retail: Ambas tecnologías se usan ampliamente, con la elección dependiendo del tamaño y tipo de operación.
• Manufactura: El RFID suele ser preferido por su capacidad de rastrear artículos a través de procesos de producción complejos.
• Salud: Es común usar una combinación de ambas, con códigos de barras para el seguimiento de medicamentos y RFID para la gestión de equipos.

9. Determina la necesidad de datos en tiempo real

Si los datos en tiempo real son necesarios para tus operaciones (como en entornos dinámicos donde los niveles de stock cambian rápidamente), el RFID ofrece una ventaja gracias a su capacidad de actualizarse instantáneamente y de manera automática.
Los códigos de barras, aunque efectivos en muchos entornos, requieren escaneo manual, lo que puede no ser viable para actualizaciones en tiempo real.

10. Realiza un análisis costo-beneficio

Finalmente, realiza un análisis exhaustivo de costos y beneficios. Considera no solo los costos iniciales de implementación, sino también los gastos continuos, los posibles ahorros y las ganancias en productividad.

Cómo BoxHero apoya tus necesidades de gestión de inventario

BoxHero ofrece una variedad de funciones diseñadas para optimizar tus procesos de gestión de inventario, con un enfoque particular en la tecnología de códigos de barras.

Soporte para escaneo de códigos de barras

La plataforma de BoxHero incluye capacidades sólidas de escaneo de códigos de barras. El sistema permite a los usuarios escanear códigos utilizando sus dispositivos móviles, eliminando la necesidad de hardware adicional. Esta función es compatible con varios formatos, incluyendo:

• Códigos 1D: (por ejemplo, UPC, EAN, Code 128)
• Códigos 2D: (por ejemplo, códigos QR, Data Matrix)

Los usuarios pueden escanear códigos para añadir rápidamente artículos a su inventario, actualizar cantidades o localizar productos específicos dentro del sistema.

Generación de códigos de barras

Además de escanear códigos existentes, BoxHero puede ayudarte a generar nuevos códigos para artículos que no los tengan. Esta función es especialmente útil para empresas que crean sus propios productos o necesitan asignar identificadores únicos.

Impresión de etiquetas personalizadas

BoxHero proporciona herramientas para diseñar e imprimir etiquetas de códigos de barras personalizadas directamente desde el sistema. Esto permite incluir no solo el código, sino también información relevante como nombres de productos, SKUs o ubicaciones de almacenamiento.

Integración con aplicación móvil

La app móvil de BoxHero convierte los smartphones en escáneres portátiles, permitiendo a los usuarios:

• Realizar conteos de inventario directamente desde el almacén o tienda.
• Actualizar niveles de stock en tiempo real a medida que los productos se reciben o venden.
• Agregar rápidamente nuevos artículos al inventario escaneando sus códigos.
• Buscar artículos en la base de datos mediante el escaneo de códigos.

Tomando la decisión correcta: Equilibrando tecnología y necesidades del negocio

Elegir la tecnología adecuada de gestión de inventario —código de barras o RFID— depende en gran medida de tus necesidades específicas, incluyendo presupuesto, escala, entorno y la necesidad de actualizaciones de datos en tiempo real.

• Códigos de barras: Ofrecen un enfoque rentable y sencillo, ideal para operaciones más pequeñas o entornos donde el escaneo con línea de visión es factible.
• RFID: Aunque más costoso, brinda mayor eficiencia en entornos dinámicos gracias a su capacidad de manejar escaneos masivos y rastrear artículos sin necesidad de línea de visión directa.

En última instancia, la elección correcta depende de tus necesidades empresariales únicas y tus planes de crecimiento. Sea cual sea el camino que elijas, implementar un sistema de gestión de inventario eficaz es vital para el éxito de tu negocio.

BoxHero se destaca como una solución robusta que admite tecnología de códigos de barras para perfeccionar los procesos de inventario. Te animamos a explorar las funciones de BoxHero para mejorar el control y la gestión de tu inventario.