Del Caos al Orden: Gestión de Suministros Médicos en Hospitales

"Soy enfermera en un hospital pequeño. Nuestro hospital no es muy grande, así que hemos estado gestionando el inventario manualmente. Últimamente, el tiempo dedicado a esta tarea ha aumentado excesivamente, lo que nos preocupa. En ocasiones hemos carecido de suministros médicos necesarios para la atención al paciente o el equipo no estaba en su lugar, causando interrupciones en el servicio."

— Enfermera B, Hospital

La gestión del inventario no es solo una tarea crítica para las empresas, sino también para las instituciones de salud. Una buena administración de suministros médicos garantiza operaciones fluidas y la seguridad de los pacientes. Sin embargo, hospitales pequeños como el Hospital A suelen subestimar su importancia.
Entonces, ¿cómo pueden las instituciones sanitarias reducir la carga que supone gestionar el inventario y al mismo tiempo mejorar la calidad de la atención?

Gestión de Inventario para una Atención de Calidad

Los hospitales, clínicas y centros de diagnóstico gestionan diversos suministros médicos como vendas, gasas, guantes y jeringas. Según el tipo de institución, también pueden contar con equipos médicos costosos como monitores de pacientes, marcapasos, máquinas de resonancia magnética (MRI) y escáneres CT. Estos artículos representan una gran parte de los gastos hospitalarios, por lo que incluso los hospitales pequeños necesitan una estrategia sólida de gestión de inventario.

En hospitales pequeños, aún es común la gestión manual. Aunque parece una opción económica, no garantiza la precisión ni la eficiencia necesarias. Sin una administración precisa, puede haber compras duplicadas o no encontrar los artículos cuando más se necesitan.

Esto sobrecarga al personal médico, que termina dedicando menos tiempo a los pacientes y reduciendo la calidad del servicio.
Por el contrario, los hospitales que implementan una gestión rigurosa de suministros reducen significativamente la carga del personal, optimizan el presupuesto y crean un entorno donde cualquiera puede localizar y devolver equipos fácilmente. En definitiva, un entorno para brindar mejores servicios médicos.

Gestión de Inventario Médico 101

Recopilar Datos de Inventario

Si recién empiezas, comienza contando tu inventario actual. Revisa registros en papel o Excel y analiza el consumo diario, semanal, mensual y anual de cada insumo. Esto te ayudará a crear un plan de inventario que reduzca gastos innecesarios y mejore las operaciones hospitalarias.

Organizar la Lista de Artículos

Una “lista de artículos” es la base para una gestión adecuada del inventario. Es particularmente importante para las instituciones médicas, que están dedicadas a salvar vidas, gestionar el inventario basándose en una lista precisa de artículos o productos. La lista debe incluir el nombre del artículo, el precio de compra, la fecha de compra, la categoría, la cantidad actual en stock, el stock de seguridad (cantidad mínima) y la ubicación. Organizar la información de los artículos de esta manera permite una gestión del inventario completa y precisa, además de ayudar a prevenir el uso indebido de suministros médicos con apariencia similar.

Existen varias formas de crear una lista de artículos. Puedes escribirla manualmente en papel o utilizar hojas de cálculo en Excel para crear una tabla. Sin embargo, ambos métodos presentan dificultades para compartir rápidamente la información más reciente. Pueden surgir discrepancias según quién tenga la versión más actualizada del registro o archivo.

Para evitar este problema, recomendamos utilizar un software de gestión de inventario para organizar la lista de artículos. El software de gestión de inventario basado en la nube proporciona la información más actualizada mediante actualizaciones en tiempo real. El personal médico puede consultar fácilmente la lista de artículos desde sus computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes, sin importar dónde se encuentren.

Etiquetar con Códigos de Barras

Si has decidido usar un software de gestión de inventario en lugar de depender de registros manuales o hojas de cálculo de Excel, es momento de incorporar códigos de barras.
Adhiere códigos de barras a tus artículos para una gestión de inventario más cómoda. Un sistema de códigos de barras es una herramienta esencial para las organizaciones que buscan una transformación digital en la gestión de inventarios.

Para crear códigos de barras, debes asignar un identificador único a cada artículo. Con base en ese identificador, genera los códigos, imprímelos en etiquetas y colócalos en los artículos que requieren gestión de inventario. De este modo, podrás verificar rápidamente información como los niveles de stock actuales, las fechas de compra y las ubicaciones simplemente escaneando los códigos de barras.

En los entornos médicos donde la desinfección es frecuente, es mejor utilizar etiquetas resistentes a los daños. La durabilidad de las etiquetas puede variar significativamente según el tipo de papel utilizado, por lo que es importante investigar y elegir las más adecuadas.

Conclusión

La gestión de inventario en instituciones médicas no se trata solo de almacenar suministros: garantiza la seguridad de los pacientes, reduce la carga del personal y mejora la eficiencia operativa.

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