Problemas en la Gestión de Inventarios y sus Soluciones en 2023

Una gestión eficiente del inventario es crucial para el éxito de tu empresa. Actuando como el corazón de las operaciones, garantiza que los productos adecuados estén disponibles en el momento preciso y en las cantidades correctas.

Sin embargo, muchas empresas pasan por alto la importancia de la gestión de inventarios. Según Zippia, el 43 % de las pequeñas empresas no realizan un seguimiento activo de su inventario. Esto da lugar a problemas como el exceso o la falta de stock, todos ellos relacionados con una gestión deficiente del inventario.

Quizá te estés preguntando cómo resolver estos problemas; no te preocupes. Hemos recopilado los principales problemas en la gestión de inventarios que podrías enfrentar y cómo un software de gestión de inventarios puede ayudarte a solucionarlos. ¡Vamos a profundizar!

¿Cuáles son los Problemas que Provoca una Gestión Ineficiente del Inventario?

Aquí te presentamos los problemas más comunes en la gestión de inventarios que ocurren cuando no se realiza un seguimiento adecuado:

Exceso de Inventario

Uno de los problemas principales en la gestión de inventarios es el exceso de inventario. Esto sucede cuando una empresa mantiene más stock del necesario para cubrir la demanda.

El exceso de inventario no solo incrementa los costes administrativos, sino que también implica gastos relacionados con el espacio de almacenamiento.

Además, en el caso de productos perecederos o de carácter estacional, el riesgo de caducidad o deterioro es elevado, lo que genera pérdidas financieras debido a inventario que no se puede vender. Según un estudio, la distorsión del inventario ocasionó pérdidas globales de 818 mil millones de dólares en un año, y el exceso de stock representó 362,1 mil millones de dólares (44 %) de esa cifra.

Tiempos de Entrega Más Largos

Otro problema frecuente en la gestión de inventarios son los plazos de entrega prolongados. Para mantenerse competitiva, una empresa necesita seguir las tendencias del retail y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y a la demanda estacional. Si no lo hace, se coloca en una situación de gran desventaja: tiempos de entrega más largos.

Los plazos de entrega más extensos implican no disponer de los productos más nuevos y solicitados cuando los clientes los requieren. Esto se traduce en oportunidades de venta perdidas y en un posible deterioro de la satisfacción del cliente.

Escasez de Inventario

La escasez de inventario es otra consecuencia de una gestión ineficiente, representando un riesgo significativo para cualquier negocio. Se refiere a la falta de stock suficiente para satisfacer la demanda de los clientes.

Por ello, tus clientes tienen más probabilidades de acudir a proveedores alternativos que puedan cubrir sus necesidades de inmediato. Esto provoca pérdidas de ventas y un daño potencial en la confianza y lealtad de los clientes.

¿Qué es un Software de Gestión de Inventarios?

Un software de gestión de inventarios es una solución digital integral que permite rastrear y administrar los niveles de inventario, pedidos, envíos y ventas de una organización.

Te ayuda a supervisar y controlar diversos aspectos de tu inventario. Además, garantiza un registro preciso, optimiza los niveles de stock y facilita procesos de cumplimiento de pedidos eficientes, eliminando de raíz los problemas relacionados con la gestión de inventarios.

Funciones de un Software de Gestión de Inventarios

Estas son algunas de las funciones más comunes en un software de gestión de inventarios que te ayudarán a evitar problemas:

• Optimización del Inventario: Optimiza los niveles de stock para equilibrar la oferta y la demanda de cada producto.
• Identificación y Seguimiento de Productos: Permite identificar y rastrear de manera única cada artículo.
• Gestión de Servicios: Ofrece soporte a empresas de servicios en la gestión de activos y herramientas.
• Seguimiento de Activos: Supervisa y gestiona activos valiosos de forma eficaz.
• Puntos de Reorden: Genera alertas automáticas de reabastecimiento para evitar la escasez de stock.

Beneficios de un Software de Gestión de Inventarios

Algunos de los principales beneficios de utilizar un software de control y gestión de inventarios son:

• Automatización del Conteo Manual: Elimina la necesidad de contar artículos manualmente o llevar registros en papel, mejorando la precisión y ahorrando tiempo valioso.
• Datos en Tiempo Real: Proporciona información precisa y actualizada sobre el estado del inventario, lo que permite a las empresas mantenerse al tanto de los niveles de stock y las tendencias.
• Mayor Capacidad de Respuesta: Permite responder de forma proactiva a oportunidades de ventas y cambios en las condiciones del mercado gracias a insights sobre las tendencias del inventario.

¿Cómo Ayuda Invertir en un Software de Gestión de Inventarios?

Veamos cómo un software de gestión de inventarios puede ayudar a tu empresa a enfrentar estos problemas:

• Reducción de Costes

Garantiza la realización oportuna de pedidos de stock adicional en las cantidades correctas, evitando la escasez y reduciendo costes innecesarios.

Productividad del Personal

Permite rastrear el inventario digitalmente y localizar artículos de forma rápida. Así, el personal del almacén pasa menos tiempo buscando productos extraviados o realizando seguimientos manuales, pudiendo concentrarse en tareas más productivas.

Eficiencia en el Espacio

Mediante una organización y gestión eficiente del inventario, el software permite aprovechar mejor el espacio del almacén, reduciendo el desorden y mejorando el uso del espacio disponible.

Satisfacción del Cliente

El software de gestión de inventarios también facilita un procesamiento de pedidos más rápido y preciso. Esta mayor eficiencia asegura que los pedidos de los clientes se cumplan puntualmente y sin errores, ayudando a tu negocio a cumplir con las expectativas del cliente.

Inventario y Contabilidad

Una gestión eficaz del inventario, junto con los principios contables adecuados, permite a las empresas tener visibilidad en tiempo real de sus productos en cada etapa de la cadena de suministro. Esto significa que puedes rastrear con precisión el movimiento, estado y valoración de tu inventario.

Utilizar distintos métodos de valoración de inventarios es necesario para tener una visión realista de la situación del inventario desde el punto de vista contable. Uno de estos métodos es el Weighted Average Cost o coste medio ponderado. Este ayuda a determinar el valor del inventario y afecta al coste de las mercancías vendidas (COGS) en el estado de resultados. La fórmula es:

Coste medio ponderado = coste total de las mercancías adquiridas / número total de unidades disponibles

Por ejemplo, si tienes una pequeña tienda con tres productos: azúcar, harina y pan. Veamos sus precios de compra y cantidades:

Azúcar:

• Precio de compra = 15 $/unidad
• Cantidad = 150 unidades
• Coste total azúcar = 15 × 150 = 2.250 $

Harina:

• Precio de compra = 20 $/unidad
• Cantidad = 100 unidades
• Coste total harina = 20 × 100 = 2.000 $

Pan:

• Precio de compra = 5 $/unidad
• Cantidad = 400 unidades
• Coste total pan = 5 × 400 = 2.000 $

Coste total: 2.250 + 2.000 + 2.000 = 6.250 $
Total de unidades en inventario: 150 + 100 + 400 = 650 unidades

Por lo tanto, el coste medio ponderado del inventario es: 6.250 / 650 = 9,61 $ por unidad.

Índices de Rotación de Inventario

La tasa de rotación de inventario es un indicador fundamental para las empresas, ya que representa cuántas veces se vende y se repone el inventario en un periodo específico. Este indicador está estrechamente vinculado tanto a la gestión de inventario como a la contabilidad.

• Tasa Baja de Rotación
  Una tasa baja de rotación sugiere que el inventario no se está moviendo de forma eficiente. Esto puede derivar en pedidos duplicados, mayores costes de almacenamiento y una reducción en el valor general del inventario. Desde el punto de vista contable, podría llevar a una sobrevaloración del inventario en el balance general.
• Tasa Alta de Rotación
  Por el contrario, una tasa alta indica que el inventario se mueve rápidamente. Aunque esto parece positivo, puede implicar mayores costes de envío debido a la necesidad constante de reponer stock. Contablemente, una rotación alta puede reflejar una valoración más precisa del inventario, aunque también puede incrementar el coste de las mercancías vendidas (COGS).
• Tasa Equilibrada de Rotación
  Lograr una tasa de rotación equilibrada es el escenario ideal. Implica que el inventario se mueve de manera eficiente, generando menores costes y una mayor satisfacción del cliente.

Otros Términos Relacionados con la Gestión de Inventario.

• Standard Costing: Método para establecer costes previstos y compararlos con los reales, con el objetivo de controlar gastos.
• Bill of Materials (BOM): Lista detallada de materiales, piezas y componentes necesarios para fabricar productos específicos.
• Just In Time (JIT): Estrategia de gestión que minimiza el inventario produciendo o adquiriendo bienes solo cuando se necesitan.
• Work In Progress (WIP): Productos o servicios parcialmente terminados que se encuentran en distintas fases de producción antes de su finalización.

Cómo Elegir el Software Adecuado

El software de gestión de inventarios es imprescindible para resolver problemas de inventario. Forma parte de un sistema de recursos empresariales (ERP) que integra de manera fluida inventario, contabilidad, punto de venta y gestión de la cadena de suministro.

Aquí tienes las características esenciales que debería tener tu software para optimizar la gestión de inventarios:

• Integración
  El software debe integrarse fácilmente con otras aplicaciones empresariales para compartir datos en tiempo real y agilizar los procesos.
• Capacidades de Seguimiento
  Debe ofrecer opciones flexibles para el seguimiento del inventario (p. ej., SKU, número de serie, lote, ubicación) que se adapten a tus necesidades específicas de gestión.
• Implementación y Mantenimiento
  Lo ideal es que el software sea en la nube, ya que permite una implementación más rápida y sencilla que las soluciones locales. Además, se actualiza de forma automática y ofrece mayor seguridad. Por el contrario, las soluciones locales requieren actualizaciones manuales y medidas proactivas para prevenir vulnerabilidades. ¡La mejor solución de gestión de inventario en la nube es BoxHero!
• Analítica y Visibilidad
  Un buen software debe contar con herramientas analíticas sólidas y ofrecer visibilidad en tiempo real sobre el inventario. Esto incluye funciones como informes, visualización de datos y paneles de control personalizables. Así, puedes analizar tendencias, evaluar el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos.
• Inteligencia Artificial
  El software debería incorporar capacidades de IA que aprovechen los datos para ofrecer recomendaciones sobre la optimización de niveles de inventario. Gracias a insights basados en IA, las empresas pueden adaptarse de manera proactiva a los cambios del mercado.

Conclusión

Con un software de gestión de inventarios eficiente, puedes eliminar todos los problemas relacionados con el inventario, como el exceso de stock, la escasez y muchos más.

Un buen software de gestión de inventarios debería incluir funcionalidades avanzadas como capacidades de IA, servicio en la nube, integración fluida con otros sistemas, entre otras.

¡La mejor solución de software de gestión de inventarios con todas estas características es BoxHero! Te ofrece actualizaciones en tiempo real sobre tu inventario, permitiendo una gestión sencilla y eficaz. Así que, ¡no esperes más y consigue ahora tu solución de gestión de inventario!