Por qué se acumula inventario y cómo solucionarlo

“El mal necesario” se refiere a algo que, aunque perjudicial, resulta inevitable. Desde una perspectiva de gestión, el inventario a menudo se considera un mal necesario. Reducirlo al mínimo posible mejora el rendimiento del negocio, pero es inevitable mantener cierta cantidad de productos almacenados para asegurar las ventas. Por eso, los responsables de inventario deben mantener un nivel óptimo para evitar el exceso. Si el nivel de inventario aumenta de forma continua, es vital identificar rápidamente la causa para evitar una sobreacumulación. Pero ¿por qué se produce el sobrestock en primer lugar?

Factores que provocan sobrestock

Los cambios irregulares en la demanda son una de las principales causas del sobrestock. Normalmente, quien realiza los pedidos se basa en datos de ventas pasadas o en el estado reciente de pedidos. Si la demanda cambia de forma inesperada, quedan productos sin vender en el almacén.

Un ejemplo: en los últimos días, un producto tuvo un pico de demanda inesperado, lo que obligó a la empresa A a informar repetidamente a sus clientes sobre la falta de stock. Para no perder credibilidad, la empresa ordenó más unidades de lo habitual. Pero poco después, la demanda cayó por debajo del nivel normal. ¿Qué ocurrió entonces? La empresa se quedó con un exceso de inventario.

El sobrestock también puede deberse a una mala gestión del ciclo de vida del producto (PLC). Según esta teoría, cada producto tiene una vida útil como las personas. Cuando los productos entran en la etapa de madurez, las ventas se estabilizan y luego disminuyen debido a la competencia. En la etapa de declive, pierden aún más atractivo y ventas. Los productos que no se venden acaban acumulándose como sobrestock.

En algunos casos, un nivel de stock de seguridad sobreestimado genera sobrestock. El stock de seguridad es inventario adicional para hacer frente a imprevistos como retrasos o picos de demanda. Pero si este nivel supera demasiado la demanda real, los productos tienden a quedarse sin vender. Esto ocurre cuando no se revisa periódicamente el nivel adecuado de stock de seguridad.

Gestión de inventario para evitar el sobrestock

Si el inventario es un mal necesario, el sobrestock debe evitarse como si fuera un mal absoluto. Aunque los productos estén almacenados, siguen generando costes. Además del coste de fabricación o adquisición, hay muchos más: sueldos, alquiler del almacén, climatización, pérdida de valor por almacenaje prolongado o eliminación de stock obsoleto. Por eso, si una empresa detecta sobrestock, debe actuar de inmediato y optimizar la gestión de su inventario.

Conocer el estado del inventario

El primer paso es comprobar cuánta parte del inventario supera la demanda prevista. Como se dijo antes, no todo el inventario es malo: cierta cantidad es necesaria para operar. Pero mirar el almacén cada día no es suficiente. Es importante entender el estado del inventario con objetividad a través de inspecciones periódicas. Por ejemplo:

Estas preguntas ayudan a prevenir el sobrestock mediante un análisis regular y riguroso.

Con un buen control de stock, se pueden evitar decisiones erróneas como volver a producir o pedir más unidades innecesariamente. Pero hacer inspecciones diarias es inviable, así que se necesita monitoreo en tiempo real.

Cuando varios encargados registran entradas y salidas manualmente o en archivos, el control en tiempo real se vuelve poco fiable. Es posible que los datos registrados no reflejen la realidad, y que se hagan pedidos adicionales innecesarios. Aquí es donde un sistema de gestión como BoxHero es especialmente útil.

BoxHero permite registrar y gestionar en la nube todo el flujo desde pedidos hasta envíos, en tiempo real y desde cualquier lugar. Gracias a su escaneo de códigos de barras, puedes actualizar el inventario mientras recibes o despachas productos. También ofrece análisis de inventario por periodo y rotación, y alerta de escasez de stock. Con esta alerta, se evita que se generen pedidos extra sin que el stock actual se haya agotado. Puedes fijar niveles de stock de seguridad en la app móvil y recibir notificaciones al respecto.

Ajustar cantidades de pedido con previsión de demanda precisa

Si las ventas reales son menores que las previstas, hay riesgo de sobrestock. Es momento de revisar la previsión de demanda. Aunque no es fácil responder a cambios repentinos, se puede mejorar la precisión analizando datos pasados, detectando tendencias de consumo, cambios de precio y movimientos de la competencia.

Compartir estas tendencias con los equipos de ventas o marketing también puede mejorar la precisión. Aun así, ninguna previsión es perfecta. Por eso, siempre se debe comparar ventas previstas con reales y ajustar los planes de pedido.

Repetir el ciclo de prever, comparar y ajustar es la clave para optimizar el inventario. Establecer una cantidad máxima de stock basada en la demanda evita acumulaciones excesivas y pérdidas derivadas.

Así como muchos empresarios se preguntan "¿cómo puedo vender más?", también deben preguntarse "¿cómo reduzco el stock sobrante?". Detecta las causas del exceso y empieza una gestión inteligente con una solución como BoxHero.