Kenapa Purchase Order Ganda Terjadi (dan Cara Mencegahnya)
Purchase order (PO) ganda adalah salah satu kesalahan inventaris yang paling umum, sekaligus paling mahal, yang bisa dilakukan tim pembelian. Kesalahan ini mengunci uang dalam stok yang tidak Anda butuhkan, menambah beban kerja bagian penerimaan dan utang usaha, serta membuat semua orang bertanya hal yang sama: "Kok bisa kita memesan ini dua kali?"
Sering kali, masalahnya bukan komunikasi yang buruk atau data inventaris yang salah. Masalahnya adalah para pembeli mengambil keputusan pemesanan ulang hanya berdasarkan apa yang ada di stok saat ini, tanpa memperhitungkan apa yang sudah dalam perjalanan.
Jumlah on-hand memberi tahu Anda apa yang tersedia secara fisik saat ini. Jumlah on-order adalah apa yang sudah dikonfirmasi supplier tapi belum dikirim.
Bersama-sama, kedua angka ini punya nama: inventory position (posisi inventaris). Membuat tim Anda memesan ulang berdasarkan angka ini (bukan berdasarkan on-hand saja) adalah cara paling efektif untuk berhenti memesan barang yang sama dua kali.
Angka yang Sebenarnya Dibutuhkan Bagian Pembelian
Jumlah on-hand memang benar-benar berguna. Angka ini tepat untuk mengambil pesanan (picking), melakukan penghitungan stok, dan menilai inventaris. Tapi begitu Anda memutuskan apakah perlu memesan ulang, on-hand hanya menceritakan sebagian dari keseluruhan gambaran.
Angka yang menjawab pertanyaan pemesanan ulang adalah inventory position, yang menggabungkan stok saat ini dengan apa yang sudah dalam perjalanan, sambil memperhitungkan stok yang sudah dialokasikan untuk pelanggan.
= On-hand + On-order − Stok Teralokasi − Backorder
Contoh Singkat
Misalkan Anda punya:
- On-hand: 18 unit
- On-order: 100 unit
- Teralokasi ke sales order: 8 unit
- Backorder: 0 unit
Inventory position Anda adalah 110 unit (18 + 100 − 8 − 0).
Jika hanya melihat 18 unit yang ada di stok, rasanya sudah waktunya memesan ulang. Tapi kalau Anda memperhitungkan 100 unit yang sudah dalam perjalanan, jelas bahwa purchase order baru tidak diperlukan.
Beginilah persis purchase order ganda terjadi. Penghitungan inventarisnya akurat, tapi itu bukan gambaran yang utuh.
Inventory position memberi tahu Anda apakah Anda perlu memesan ulang. Lead time supplier memberi tahu Anda kapan harus melakukan pemesanan agar stok baru tiba sebelum Anda kehabisan.
Inventaris On-hand Tidak Selalu Akurat
Mengandalkan jumlah on-hand saja berisiko karena alasan lain: angka ini tidak selalu akurat sempurna.
Sebuah studi di Journal of Business Logistics meneliti ketidakakuratan catatan inventaris pada sekitar 24.000 SKU di 11 toko grosir. Catatan sering kali berbeda dari inventaris fisik yang tersedia, terutama untuk produk dengan level inventaris tinggi, pengisian ulang yang sering, dan masa simpan yang pendek.
Artinya, para pembeli mungkin sudah mengambil keputusan pembelian menggunakan data inventaris yang tidak sepenuhnya sempurna. Jika mereka juga tidak bisa melihat inventaris yang sudah dipesan, risiko purchase order yang tidak perlu atau ganda menjadi semakin besar.
Meski menjaga akurasi catatan inventaris itu penting, hal itu saja tidak mencegah pesanan ganda. Para pembeli juga perlu mengetahui purchase order yang sudah dikonfirmasi agar keputusan pengisian ulang berjalan berdasarkan inventory position, bukan jumlah on-hand.
Berapa Sebenarnya Biaya dari Purchase Order Ganda
Pesanan ganda tidak hanya menciptakan inventaris berlebih. Pesanan ganda mengunci uang, menaikkan biaya penyimpanan, dan menciptakan lebih banyak pekerjaan bagi bagian penerimaan dan utang usaha.
Untuk gambaran skalanya: studi distorsi inventaris IHL Group 2025 memperkirakan bahwa peritel di seluruh dunia kehilangan sekitar $1,73 triliun per tahun akibat kelebihan stok (overstock) dan kehabisan stok (out-of-stock). Meski purchase order ganda hanya salah satu penyebab overstock, ini termasuk yang paling mudah dicegah.
Masalah yang sama sering merembet ke keuangan. PO ganda meningkatkan risiko invoice ganda dan pembayaran ganda, yang menciptakan pekerjaan tak perlu bagi tim akuntansi maupun supplier.
5 Cara Mencegah Purchase Order Ganda
1. Selalu Buat Purchase Order dari Item Master Anda
Alih-alih mengetik nama produk secara manual, pilih item dari catatan inventaris Anda menggunakan SKU, barcode, atau pengenal unik lainnya. Ini menghindari nama produk ganda atau tidak konsisten yang bisa membuat item yang sama muncul beberapa kali. Memilih produk dari item master membantu mencegah kesalahan.
- Singkatan dan satuan: "Botol Air 600ml" vs. "Botol Air 600 ml"
- Urutan kata: "Kaos, Biru, L" vs. "Kaos Biru Ukuran L"
- Tanda baca dan spasi: "Kabel HDMI 2m" vs. "Kabel-HDMI 2 meter"
2. Cek Inventory Position Sebelum Memesan Ulang
Sebelum membuat purchase order, lihat tiga angka ini bersamaan:
- Inventaris on-hand saat ini
- Inventaris yang sudah dipesan (on-order)
- Inventaris yang sudah dialokasikan ke pelanggan
Melihat ketiganya berdampingan itulah yang memberi tahu pembeli apakah pemesanan ulang benar-benar diperlukan.
3. Jaga Status Purchase Order Tetap Terbarui
Setiap purchase order harus dengan jelas menunjukkan apakah statusnya pending (dipesan), diterima sebagian, atau diterima.
Pengiriman sebagian sangat mudah terlewat. Jika sebuah purchase order untuk 100 unit baru mengirimkan 80 unit, sisa 20 unitnya harus tetap dihitung sebagai inventaris yang akan masuk (inbound).
4. Tinjau Purchase Order yang Sudah Lewat Tenggat Secara Rutin
Purchase order lama bisa menciptakan masalah yang sebaliknya.
Jika sebuah PO yang sudah lewat tenggat tetap terbuka jauh setelah seharusnya tiba, inventory position Anda mungkin secara keliru mengira unit-unit tersebut masih akan datang, sehingga menunda pemesanan ulang yang sebenarnya dibutuhkan.
5. Dasarkan Keputusan Pemesanan Ulang pada Inventory Position
Reorder point sebaiknya dibandingkan dengan inventory position, bukan hanya inventaris on-hand. Reorder point yang umum dihitung sebagai berikut:
= (Rata-rata Pemakaian Harian × Lead Time) + Safety Stock
Ketika inventory position turun di bawah ambang batas tersebut, saatnya memesan ulang. Membandingkan reorder point hanya dengan inventaris on-hand meningkatkan kemungkinan terjadinya purchase order ganda.
Jaga Purchase Order dan Inventaris Tetap Selaras
Sebagian besar masalah ini berakar pada satu penyebab utama: pembeli dan catatan inventaris bekerja dari informasi yang berbeda.
BoxHero menghubungkan purchase order dengan catatan inventaris Anda, sehingga pembeli selalu bekerja dari sistem yang sama. Purchase order dibuat menggunakan item inventaris yang sudah terdaftar, menghilangkan input item manual dan menjaga SKU tetap konsisten. Setiap PO melacak status penerimaannya, yaitu Draft, Ordered, Partially Received, atau Received, dan level inventaris diperbarui otomatis begitu item diterima.
Jika Anda sedang meninjau alur kerja pembelian Anda, mulailah dari purchase order yang masih terbuka. Setiap jumlah dalam daftar itu merepresentasikan inventaris yang sudah Anda komitmenkan untuk dibeli. Inilah tempat tercepat untuk menangkap sebuah pesanan sebelum menjadi ganda.
ARTIKEL TERKAIT
BoxHero
BoxHero
BoxHero
