Automatiza las notificaciones de inventario de BoxHero con Zapier, de Slack a Gmail

BoxHero, una solución simplificada de gestión de inventario, ha lanzado una integración con Zapier, una herramienta de automatización de tareas. Ahora puedes recibir notificaciones en aplicaciones externas como Slack o Gmail sobre movimientos de entrada y salida de inventario registrados en BoxHero.

La integración con Zapier funciona a través de una API pública que consulta los datos dentro de BoxHero. ¡Veamos paso a paso cómo integrar BoxHero con Zapier!

Cómo integrar BoxHero con Zapier paso a paso

1. Primero, visita el sitio web de Zapier e inicia sesión en tu cuenta. Si aún no tienes una cuenta, haz clic en Sign up para crear una nueva.

2. Ahora vamos a crear un Zap. Un Zap es un flujo de trabajo automatizado en Zapier que conecta diferentes aplicaciones entre sí. Desde tu panel de control en Zapier, haz clic en Create Zap para crear un nuevo Zap.

3. Haz clic en Trigger para seleccionar una aplicación desencadenante. Una aplicación desencadenante es la app inicial que activa un flujo de trabajo automatizado, como apretar un gatillo para disparar una bala. Busca BoxHero en la barra de búsqueda y luego selecciónala como tu aplicación desencadenante.

4. Serás llevado automáticamente a la pestaña App & event. Ahora es momento de crear una Transaction, que es un evento que te permite recuperar datos desde fuera de la aplicación de BoxHero hacia dentro de BoxHero. Presiona Choose an Event > New Transaction > Continue para crear una nueva tarea.

5. ¿Ves las palabras Connect BoxHero? ¡Entonces vas por buen camino! Presiona el botón Sign in que aparece a la derecha. Necesitarás iniciar sesión en tu aplicación desencadenante (BoxHero) para que Zapier pueda acceder a los datos necesarios para tu flujo de automatización. Si ves una pantalla de autorización como la que aparece abajo, ¡te llevaremos a la página web de BoxHero por un momento!

6. En la página web de BoxHero, ve a Settings > Integrations & APIs y haz clic en el ícono de copiar para copiar tu token de API público.

7. Regresa al sitio web de Zapier, pega el token de API público que copiaste y haz clic en el botón Yes, Continue to BoxHero.

8. ¡Has conectado correctamente tu aplicación desencadenante (BoxHero) con Zapier! Ahora necesitas configurar el comportamiento final de la aplicación que ejecutará tu flujo de automatización, pero antes hay un paso importante: prueba tu desencadenante para asegurarte de que funciona correctamente y así poder usar BoxHero y Zapier de forma confiable. Ve a la pestaña Test y selecciona Test trigger. La prueba se ejecutará automáticamente y, si todo va bien, verás datos de muestra de tu aplicación desencadenante.

9. ¿Aparecieron correctamente los datos de muestra? ¡Ya casi terminamos! Ahora vamos a configurar lo que debe ocurrir en la aplicación de destino cuando se active un evento condicionado en la aplicación desencadenante (BoxHero). En este caso, queremos enviar una notificación a la plataforma de productividad Slack. Haz clic en Action y selecciona Slack entre las aplicaciones sugeridas.

10. En la pestaña App & event, haz clic en Choose an Event y selecciona la acción en Slack a la que deseas enviar la notificación. Slack ofrece un total de tres acciones para notificaciones: send channel message, send direct message (DM) y send private channel message. Para esta guía, elegiremos send direct message (DM).

11. Conecta tu cuenta de Slack con Zapier haciendo clic en el botón Sign in, tal como lo hiciste cuando conectaste tu cuenta de BoxHero.

12. En la pestaña Action, especifica el tipo de mensaje de notificación que deseas enviar a Slack. Usa el teclado para escribir tu propia plantilla de mensaje en el área Message Text y selecciona la acción deseada desde Insert Data.... También puedes configurar el ícono del bot de notificación, incluir un enlace al zap y más en esta etapa. Cuando termines, haz clic en Continue.

13. Verifica que el flujo de automatización funcione correctamente con el botón Test y publica el zap con el botón Publish. ¡Felicidades, has completado todas las conexiones! Puedes cambiar el estado de publicación, editar o eliminar el zap que creaste desde tu panel de control en Zapier.

Con los métodos anteriores, puedes recibir cómodamente notificaciones desde una aplicación externa como Slack cada vez que ocurra una entrada o salida de inventario en BoxHero. Actualmente, BoxHero solo ofrece una API para recibir notificaciones de entrada y salida desde aplicaciones externas, pero planeamos lanzar una API que permita editar y eliminar datos en BoxHero desde aplicaciones externas en el futuro. ¡Sigue atento!