Códigos de barras para pequeñas empresas: escaneo e impresión con BoxHero
Los códigos de barras no son algo nuevo. El primer código de barras UPC se escaneó en 1974 en un paquete de chicles. Lo que ha cambiado es quién los utiliza y lo accesibles que se han vuelto. Hoy en día, el uso de códigos de barras ya no está limitado a grandes minoristas o a operadores de almacenes con hardware especializado. Actualmente, las pequeñas empresas utilizan códigos de barras como parte del control diario de inventario, a menudo con nada más que un teléfono móvil y una impresora de etiquetas.
En lugar de depender de la memoria o de notas escritas a mano, los códigos de barras ofrecen una forma coherente de identificar artículos, registrar movimientos y reducir errores de registro.
Este artículo explica cómo funcionan realmente los códigos de barras en el contexto de una pequeña empresa, centrándose en dos elementos clave: el escaneo de códigos de barras y la impresión de códigos de barras. También analiza cuándo los códigos de barras son útiles, cómo los equipos los utilizan en la práctica y cómo BoxHero admite el uso de códigos de barras de una manera adaptada a las pequeñas empresas.
• Escaneo de códigos de barras a través de la aplicación móvil
• Compatibilidad con formatos comunes de códigos de barras (UPC, EAN, Code 128, códigos QR)
• Impresión de códigos de barras vinculada directamente a los registros de artículos
• Compatible con cualquier impresora y escáner estándar
Qué hacen los códigos de barras en el control de inventario
En el control de inventario, los códigos de barras resuelven un problema básico: identificar siempre el artículo correcto, sin necesidad de escribirlo manualmente. Mientras que la introducción manual conlleva riesgos como errores tipográficos (“BLU-SHRT-M” vs. “BLUE-SHIRT-M”) y abreviaturas inconsistentes, un código de barras escaneado apunta a un único artículo de forma precisa.
Así es como funciona el escaneo de códigos de barras en la práctica:
2. Un empleado escanea el código de barras con su teléfono o con un escáner portátil.
3. El sistema confirma el artículo y la cantidad.
4. La transacción se completa. Se descuentan 3 unidades del inventario y los niveles de stock se actualizan en todos los dispositivos conectados.
Todo el proceso dura solo unos segundos y crea un registro permanente y consultable.
BoxHero
GS1, la organización global responsable de los estándares UPC y EAN, describe los códigos de barras como “una forma de capturar datos de manera precisa y eficiente”, más que como una tecnología pensada únicamente para la velocidad.
La velocidad es importante, pero la precisión es el verdadero beneficio, especialmente para equipos pequeños donde una sola entrada incorrecta puede afectar decisiones de compra, procesos de preparación de pedidos y pedidos de clientes.
Tipos de códigos de barras
Los distintos formatos de códigos de barras cumplen funciones diferentes. El formato que elijas depende de si estás escaneando códigos de barras de productos existentes o creando tus propias etiquetas. Los productos minoristas ya vienen con códigos de barras lineales impresos. Los productos personalizados necesitan códigos que tú mismo generes e imprimas.
Códigos de barras lineales (1D)
Estos son los códigos de barras tradicionales que ves en la mayoría de los productos minoristas: líneas negras verticales con números debajo.
Los códigos UPC-A (Universal Product Code) contienen 12 dígitos y aparecen en casi todos los productos de consumo en Norteamérica. Los códigos EAN-13 cumplen la misma función a nivel internacional con 13 dígitos.
Code 128 es otro formato lineal muy utilizado para la gestión interna de inventario, ya que puede codificar letras, números y símbolos. Es especialmente útil para códigos de productos personalizados, números de serie y seguimiento por lotes, sobre todo en piezas o materiales que no incluyen un código de fabricante.
Códigos de barras bidimensionales (2D)
Los códigos QR y los códigos Data Matrix pueden almacenar mucha más información: hasta varios miles de caracteres, frente a los 20–25 de la mayoría de los códigos lineales.
Los códigos 2D son útiles cuando se necesita incrustar información adicional directamente en el código, como números de lote, fechas de caducidad o detalles de fabricación. Son habituales en sectores como la sanidad, la fabricación de productos electrónicos y algunos entornos de producción alimentaria.
¿Qué formato deberías usar?
Para la mayoría de las pequeñas empresas que venden productos minoristas estándar, los códigos UPC o EAN son la mejor opción, ya que ya vienen impresos en el embalaje del fabricante. Basta con escanearlos en el sistema de inventario.
Para artículos personalizados, productos de uso interno o cualquier artículo sin código de fabricante, Code 128 es más adecuado. Permite letras, números y símbolos, por lo que puedes codificar tus propios formatos de SKU e identificadores de producto.
Los códigos QR pueden ser útiles cuando las etiquetas necesitan enlazar a información externa o cuando el espacio es limitado, pero la mayoría de los flujos de trabajo de inventario no los requieren.
Cómo configurar el escaneo de códigos de barras: equipo y software
No necesitas equipamiento industrial para empezar a escanear códigos de barras. Con BoxHero, puedes comenzar usando la cámara de un teléfono móvil o un escáner sencillo, y más adelante añadir o actualizar a hardware más especializado.
Opciones de escáner de códigos de barras
Los smartphones modernos funcionan bien como escáneres de códigos de barras. Tanto los dispositivos iOS como Android incluyen cámaras con resolución suficiente para leer códigos de barras estándar de forma fiable. La aplicación móvil de BoxHero utiliza la cámara del teléfono para escanear códigos de barras sin necesidad de hardware adicional.
Para equipos que escanean grandes volúmenes de artículos a lo largo del día, los escáneres de códigos de barras ofrecen algunas ventajas:
- Los escáneres láser portátiles cuestan aproximadamente entre 50 y 150 dólares y funcionan más rápido que las cámaras de los teléfonos, especialmente al escanear muchos artículos seguidos. También son más resistentes en entornos de almacén o tienda.
- Los escáneres Bluetooth (100–300 dólares) se conectan de forma inalámbrica a tabletas u ordenadores, ofreciendo movilidad al personal mientras mantienen la conexión con el sistema de inventario. Son ideales para trastiendas o pequeños almacenes donde el personal se mueve entre estanterías.
BoxHero
Integración de software
Un escáner solo es útil si se conecta a un software de gestión de inventario que entienda la entrada de códigos de barras. Sistemas como BoxHero aceptan la entrada de códigos de barras directamente y vinculan cada escaneo a un registro de artículo. Una vez conectado, el escaneo se puede utilizar para registrar recepciones, ventas y transferencias sin buscar manualmente los artículos.
Funciones clave que debes buscar:
• Compatibilidad con campos personalizados para el seguimiento de datos específicos del producto
• Historial de transacciones que muestre cuándo se escanearon los artículos y por quién
• Seguimiento de ubicaciones dentro de una instalación o entre múltiples sitios de almacenamiento
La función de escaneo de códigos de barras de BoxHero funciona a través de aplicaciones móviles (iOS y Android) y navegadores web en ordenadores de escritorio. Puedes usar la cámara del teléfono como escáner de inmediato, sin comprar hardware adicional.
Cómo imprimir etiquetas de códigos de barras personalizadas
Muchas pequeñas empresas venden productos que no incluyen códigos de barras: artículos hechos a mano, productos a granel divididos en cantidades más pequeñas o inventario adquirido sin embalaje minorista. Imprimir tus propios códigos de barras soluciona este problema.
Opciones de impresoras de etiquetas
Las impresoras térmicas diseñadas para etiquetas de códigos de barras cuestan desde unos 150 dólares para modelos básicos hasta más de 500 dólares para equipos de nivel comercial. Dymo y Brother ofrecen opciones populares de nivel inicial que se conectan por USB o Bluetooth. Estas impresoras utilizan calor para crear imágenes en papel térmico especial, eliminando los costes de tinta. Las etiquetas suelen venir en rollos, normalmente de 1"x1" o 2"x1", adecuadas para la mayoría de los productos.
Las impresoras de inyección de tinta o láser estándar también funcionan si imprimes en hojas de etiquetas adhesivas. Esta opción tiene un coste inicial menor, pero resulta más cara por etiqueta (y menos duradera) a largo plazo. Es adecuada si imprimes solo de forma ocasional.
Creación e impresión de etiquetas
La función de impresión de códigos de barras de BoxHero genera etiquetas directamente a partir de la información del artículo. Puedes seleccionar cualquier artículo, elegir el formato de código de barras e imprimir las etiquetas sin exportar datos.
Es posible imprimir etiquetas individuales o imprimir por lotes cientos de etiquetas a la vez. Para productos con variaciones (diferentes tamaños, colores o fechas de caducidad), puedes crear etiquetas únicas para cada variación y mantener un control preciso.
Qué incluir en una etiqueta de código de barras
Una etiqueta de código de barras no necesita incluir mucha información. Su función principal es codificar un identificador que el sistema pueda reconocer.
La mayoría de los equipos pequeños incluyen:
- El propio código de barras
- Un nombre corto del artículo o un código interno
- Información opcional como precio, categoría u otros atributos
Funciones de códigos de barras de BoxHero
BoxHero está diseñado para que las pequeñas empresas puedan empezar a usar códigos de barras sin configuraciones complejas ni conocimientos especializados.
Escaneo de códigos de barras existentes
Para artículos que ya tienen códigos de barras del fabricante, basta con escanearlos al crear un nuevo artículo. BoxHero reconoce automáticamente formatos comunes como UPC, EAN, Code 128 y códigos QR, y los guarda de forma automática.
Cómo funciona el escaneo
La interfaz de escaneo de BoxHero es intencionadamente simple. Apunta la cámara a cualquier código de barras y BoxHero abre al instante el registro del artículo correspondiente, mostrando la cantidad y la ubicación actuales. Puedes registrar transacciones de inventario como Entrada de stock o Movimiento de stock, que quedarán reflejadas en el historial de transacciones.
Varios miembros del equipo pueden escanear artículos al mismo tiempo desde distintos dispositivos. Todos los cambios se sincronizan al instante en toda la organización, lo que permite procesar pedidos, recibir envíos y contar inventario sin que el trabajo de otros se sobrescriba.
Impresión de códigos de barras personalizados
Para artículos sin códigos de barras, BoxHero puede generar códigos vinculados a la información del artículo. Puedes crear etiquetas de códigos de barras basadas en SKUs internos o identificadores de artículos y luego imprimirlas con cualquier impresora de etiquetas. Cada código de barras se asigna a un único artículo.
El flujo de trabajo completo
Los códigos de barras funcionan mejor cuando la impresión y el escaneo se tratan como un único flujo de trabajo continuo, en lugar de tareas separadas. En la práctica, ese flujo de trabajo es el siguiente:
- Crear un registro de artículo en el sistema de inventario
- Generar e imprimir la etiqueta de código de barras
- Colocar la etiqueta antes de que el artículo se almacene
- Escanear el código de barras cada vez que el artículo se recibe, se mueve o se utiliza
Seguir esta secuencia mantiene alineados los artículos físicos y los registros del sistema.
• Guía de escaneo de códigos de barras
• Guía de impresión de códigos de barras
Conclusión
El escaneo y la impresión de códigos de barras cambian la forma en que se registra el inventario en el día a día. En lugar de estimar cantidades o buscar productos extraviados, basta con escanear los artículos para saber de inmediato qué tienes, dónde está y cuándo se movió por última vez.
La mayoría de las pequeñas empresas pueden empezar con herramientas que ya tienen: un teléfono móvil, una impresora de etiquetas básica y un software de gestión de inventario compatible con escaneo e impresión. Un sistema funcional de códigos de barras no requiere grandes costes iniciales ni configuraciones complejas.
Para las empresas que quieren dejar atrás las hojas de cálculo y el conteo manual, los códigos de barras ofrecen una forma práctica de mantener registros de inventario limpios y precisos. ¿Listo para probarlo con BoxHero?
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