Cómo rastrear el inventario por ubicación en BoxHero
La gestión de ubicaciones parece un detalle pequeño en la administración del inventario. Pero en realidad, es una de las primeras cosas que se rompen cuando una empresa crece más allá de una única estantería o sala de almacenamiento. Puedes tener productos en el almacén, algunos en la tienda minorista, tal vez unos cuantos artículos en una tienda temporal.
Dónde está el stock que aparece como disponible? ¿Qué ubicación está cumpliendo los pedidos hoy? ¿Qué artículos están sin tocar en la parte trasera mientras otro sitio se queda sin existencias?site runs low?
BoxHero ofrece respuestas claras a estas preguntas gracias a su función de gestión por ubicaciones múltiples.
A continuación, explicamos cómo administrar y organizar tu inventario en varias ubicaciones y cómo las pequeñas empresas utilizan BoxHero en su día a día.
¿Qué es exactamente una ubicación?
En BoxHero, una ubicación representa un lugar específico donde existe el inventario. Puede ser un espacio físico o lógico, pero siempre responde a una pregunta sencilla:
¿dónde se encuentra este artículo en este momento?
Una ubicación puede ser:
- Un almacén
- Una tienda minorista
- Un cuarto de almacenamiento
- Un estante o una zona específica
- Un espacio temporal para inspecciones o reparaciones
BoxHero trata cada ubicación como una entidad independiente dentro de tu sistema de inventario.
Cuando registras una transacción (por ejemplo, recepción de stock, venta de un producto o traslado entre ubicaciones), BoxHero actualiza las cantidades de cada ubicación específica, ofreciéndote una visión clara de dónde se encuentra cada artículo en todo momento.
Cuándo es necesario el seguimiento por ubicación
Muchas pequeñas empresas comienzan sin un sistema formal de ubicaciones. El inventario está “en la parte de atrás”, “arriba” o “donde haya espacio”. Sin embargo, los problemas aparecen cuando crece el inventario o se distribuyen las responsabilidades.
Los puntos de quiebre más comunes incluyen:
- Vender desde múltiples ubicaciones
- Incorporar personal que no conoce el inventario de memoria
- Gestionar devoluciones por separado del stock vendible
- Comprar al por mayor y almacenar excedentes
- Usar un lugar para ventas y otro para preparación de pedidos
En ese punto, conocer solo el stock total ya no es suficiente. Las decisiones diarias dependen de saber qué ubicación tiene inventario disponible en este momento.
▶︎ Ejemplo 1: Fuera de la vista, fuera de la mente
Unidades adicionales compradas meses atrás terminan en un almacén secundario o una sala trasera, mientras que el área principal se queda sin stock. El equipo pierde horas buscando en estantes y cajas, solo para descubrir que el inventario está en otro lugar o no es fácilmente accesible.
▶︎ Ejemplo 2: Devoluciones y artículos dañados
Un artículo devuelto se coloca nuevamente en el estante sin registrar su estado. Productos dañados o incompletos quedan junto al stock vendible. Estos problemas suelen salir a la luz más adelante mediante quejas de clientes, envíos incorrectos o discusiones internas para identificar qué falló.
▶︎ Ejemplo 3: Artículos en la ubicación incorrecta
El stock también puede estar en el lugar equivocado. Tu tienda del centro se queda sin un producto muy vendido mientras tu almacén suburbano tiene 50 unidades acumulando polvo. Los sistemas manuales rara vez detectan esto a tiempo, ya que no muestran qué ubicaciones realmente venden y cuáles no.
Cómo funciona el seguimiento por ubicación en BoxHero
BoxHero no trata las ubicaciones como simples etiquetas. Las ubicaciones son una parte fundamental de cada transacción de inventario.
Cada actividad ocurre en una ubicación específica, lo que mantiene los datos siempre precisos.
1. Creación y gestión de ubicaciones
Todos los equipos comienzan con una ubicación predeterminada. Se pueden crear ubicaciones adicionales desde Data Center > Locations según sea necesario.
Cada ubicación requiere un nombre y puede incluir notas o memorandos para mayor contexto.
Los buenos nombres de ubicación describen espacios físicos claros que el equipo puede identificar:
• Trastienda de la tienda
• Unidad de almacenamiento B
También puedes usar ubicaciones para rastrear el estado de los artículos:
• Usado / caja abierta
• Modelos de exhibición
Algunas empresas incluso utilizan ubicaciones para separar categorías de productos cuando necesitan límites estrictos entre tipos de inventario.
Aunque la función Attributes de BoxHero es más flexible para la categorización, las ubicaciones funcionan bien cuando se requiere una separación absoluta.
Equipo vs. ubicación
Un punto importante a considerar: la función de ubicaciones de BoxHero funciona dentro de un mismo equipo, no entre equipos distintos.
Puedes mover inventario entre ubicaciones del mismo equipo, pero no entre equipos diferentes.
Cada equipo opera como una entidad independiente con su propio inventario. Este diseño funciona bien para la mayoría de las pequeñas empresas, pero si necesitas inventarios completamente separados para distintas unidades de negocio, es mejor crear equipos distintos en lugar de más ubicaciones.
2. Visualización del inventario por ubicación
BoxHero muestra las cantidades de cada artículo por ubicación directamente en la lista de artículos. En lugar de un solo número total, puedes ver cómo se distribuye el stock entre tus ubicaciones.
Esto te permite detectar patrones como:
- Una ubicación vende más rápido que otra
- Una ubicación muestra stock en el sistema, pero los estantes están vacíos
- Decidir desde qué ubicación cumplir una venta
3. Registro de “Stock In” y “Stock Out”
Cada transacción de Stock In requiere seleccionar una ubicación.
Si un envío llega al almacén, se registra allí. Si los artículos se entregan directamente a la tienda, se asignan a esa ubicación.
Las transacciones de Stock Out funcionan del mismo modo.
¿Registrar una venta, una devolución al proveedor o la retirada de productos dañados? Se especifica desde qué ubicación sale el stock.
Esto crea un historial preciso de los movimientos y evita situaciones en las que el sistema muestra inventario disponible que en realidad no existe en esa ubicación.
4. Movimiento de inventario entre ubicaciones
La función Move Stock registra transferencias entre ubicaciones.
Selecciona el artículo, la ubicación de origen y destino, confirma la cantidad, y ambas ubicaciones se actualizan de inmediato.
Cada transferencia requiere:
- Ubicación de origen
- Ubicación de destino
- Artículo(s)
- Cantidad(es)
Una vez completada, BoxHero descuenta el inventario del origen y lo añade al destino. El historial de transacciones registra cuándo ocurrió el movimiento, quién lo realizó y cualquier nota asociada.
5. Cumplimiento de pedidos y ventas
La función Purchases & Sales de BoxHero se integra con el seguimiento por ubicación en cada transacción.
Al registrar una venta, se especifica desde qué ubicación se cumple.
Esto evita un problema común: el sistema muestra stock disponible, pero está en una ubicación que no puede cumplir el pedido actual.
Con BoxHero, puedes ver el inventario disponible por ubicación antes de confirmar la venta y cumplirla desde el lugar correcto (o mover stock si es necesario).
6. Realización de conteos de inventario
Los conteos físicos son más manejables con una organización por ubicaciones.
En lugar de contar todo a la vez, puedes realizar conteos parciales por ubicación.
La función Inventory Count de BoxHero permite crear hojas de conteo por ubicación.
Puedes contar el inventario de la tienda un martes mientras el almacén sigue operando, y contar el almacén otro día sin interrumpir las ventas.
Este enfoque, conocido como conteo cíclico (cycle counting), mantiene la precisión sin necesidad de detener toda la operación.
El equipo puede completar una ubicación antes de pasar a la siguiente.
Estrategias avanzadas de seguimiento por ubicación
A. Configuración de alertas específicas por ubicación
BoxHero permite establecer diferentes niveles de stock de seguridad para cada ubicación.
Esto es clave porque la demanda varía según el lugar. Tu tienda del centro puede necesitar un mínimo de 20 unidades, mientras que una ubicación suburbana solo requiere 5.
Asegúrate de configurar las alertas de bajo stock por ubicación, para que cada equipo reciba notificaciones relevantes a su área.
B. Uso de ubicaciones para control de calidad
Muchas empresas utilizan ubicaciones para integrar el control de calidad en su proceso de inventario.
Por ejemplo, crear una ubicación llamada “QC Hold”, donde el inventario entrante permanece temporalmente.
Allí se inspeccionan defectos, se verifican cantidades frente a órdenes de compra y se revisan fechas de caducidad.
Solo después de aprobar la inspección, los artículos se mueven a ubicaciones de “Listo para la venta”.
C. Seguimiento del ciclo de vida del producto
Algunas empresas usan ubicaciones para rastrear los productos a lo largo de distintas etapas del ciclo de vida.
Por ejemplo, un minorista de muebles puede usar:
New Inventory → Floor Display → Customer Return → Refurbished → Final Sale
Cada transición queda registrada, lo que permite analizar cuánto tiempo pasan los productos en cada etapa y detectar cuellos de botella.
Reflexión final
Cuando el inventario se gestiona por ubicación, las preguntas se responden con mayor facilidad.
Puedes ver dónde se almacenan los artículos, dónde se venden y dónde permanecen sin rotación. Esto se traduce en mejores decisiones de compra, transferencias, cumplimiento de pedidos y expansión.
➤ Para los equipos que ya utilizan BoxHero, revisar la configuración de ubicaciones suele revelar pequeños ajustes que generan grandes mejoras. Nombres claros, un número manejable de ubicaciones y el uso consistente de transferencias aumentan la precisión sin cambiar la forma de trabajo.
➤ Para los equipos que aún dependen de la memoria o de hojas de cálculo, el enfoque de BoxHero integra el seguimiento por ubicación directamente con compras, ventas y movimientos de stock. Obtienes la visibilidad necesaria para gestionar múltiples ubicaciones de forma eficaz, manteniendo un sistema lo suficientemente simple para que todo el equipo lo adopte.
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