Fórmula del Punto de Reorden: Cálculo Seguro (Sin Necesitar un Título en Matemáticas)
¿Alguna vez has ido a por tu cereal favorito y te has encontrado con la caja vacía? ¿O peor aún, te has quedado sin una pieza crítica en tu negocio y has tenido que detener la producción mientras esperas un nuevo envío?
Una gestión de inventario eficaz requiere saber tanto cuánto pedir como cuándo hacer el pedido. La fórmula del punto de reorden ofrece un método estructurado para estas situaciones.
¿Qué es un Punto de Reorden?
Un punto de reorden es el nivel de inventario en el que necesitas hacer un nuevo pedido. Cuando tu inventario baja hasta este número específico, es momento de contactar a tu proveedor y encargar más productos antes de quedarte sin stock.
Piénsalo como un sistema de advertencia que te dice: “¡Pide ahora o te quedarás sin stock antes de que llegue el próximo envío!”.
Para los propietarios y gestores de inventario, saber cuándo reordenar es tan importante como saber cuánto pedir. Si estableces el punto de reorden demasiado alto, inmovilizarás capital en exceso de inventario. Si lo estableces demasiado bajo, corres el riesgo de roturas de stock que molesten a los clientes o detengan la producción.
Fórmula del Punto de Reorden Explicada
La buena noticia es que calcular el punto de reorden no requiere matemáticas avanzadas.
La fórmula básica es:
En lenguaje sencillo:
- Demanda en Tiempo de Entrega (Lead Time Demand): cantidad de inventario que esperas usar durante el tiempo de entrega (desde que haces el pedido hasta que llega).
- Stock de Seguridad: unidades adicionales que mantienes para cubrir imprevistos, como un retraso en la entrega o un aumento inesperado en la demanda.
Eso es todo. Solo dos componentes simples que te dicen exactamente cuándo hacer tu próximo pedido.
La fórmula también puede expresarse así:
Donde:
- Consumo Diario Promedio: cantidad que sueles vender o usar cada día.
- Tiempo de Entrega: días que tarda el inventario en llegar desde que haces el pedido.
Ambas fórmulas dan el mismo resultado: la primera consolida el consumo diario y el tiempo de entrega bajo el concepto de “demanda en tiempo de entrega”.
Cómo Calcular la Demanda en Tiempo de Entrega
La demanda en tiempo de entrega es la primera gran pieza de la fórmula del punto de reorden. Responde a la pregunta:
“¿Cuánto inventario usaré mientras espero que llegue mi nuevo pedido?”
Entendiendo el Tiempo de Entrega
El tiempo de entrega es el período desde que haces un pedido hasta que los productos llegan a tu almacén y están listos para usarse. Normalmente incluye:
- Tiempo de procesamiento de la orden de compra
- Tiempo de producción o preparación del proveedor
- Tiempo de transporte
- Tiempo de recepción y almacenaje
Para calcular tu tiempo de entrega:
2. Calcula el promedio de esos tiempos.
3. Para ser más precavido, usa el tiempo de entrega más largo registrado en lugar del promedio.
Ejemplo: si tus últimos tres pedidos tardaron 5, 6 y 7 días, el promedio sería 6 días.
Calculando el Consumo Diario Promedio
Tu consumo diario promedio es la cantidad de unidades que normalmente usas o vendes cada día. Para calcularlo:
- Revisa tus datos de ventas o producción de un período relevante (30 a 90 días).
- Cuenta el total de unidades usadas o vendidas en ese período.
- Divide el total entre el número de días del período.
Ejemplo: si vendiste 300 unidades en 30 días:
300 ÷ 30 = 10 unidades por día.
Combinando los Resultados
Una vez que tengas ambas cifras, multiplícalas para encontrar la demanda en tiempo de entrega:
Ejemplo:
10 unidades/día × 6 días = 60 unidades
Esto significa que necesitas aproximadamente 60 unidades para cubrir operaciones normales durante el tiempo de entrega.
Entendiendo el Stock de Seguridad
El stock de seguridad es tu “póliza de seguro” frente a imprevistos como:
- Aumentos repentinos en la demanda
- Retrasos de proveedores
- Problemas de calidad
- Incidencias en transporte
Cómo Calcular el Stock de Seguridad
Un método directo para pequeñas empresas es decidir cuántos días extra de suministro quieres mantener, y multiplicarlo por el consumo diario promedio:
Ejemplo: si quieres un margen de 3 días y consumes 10 unidades/día:
10 × 3 = 30 unidades de stock de seguridad.
Factores que Afectan el Stock de Seguridad
- Criticidad del producto: cuanto más crítico, más alto debe ser.
- Previsibilidad de la demanda: cuanto más variable, más stock de seguridad necesitas.
- Fiabilidad del proveedor: menos fiable = más stock.
- Estacionalidad: ajustar niveles según temporada.
- Costes de almacenamiento: productos caros o perecederos suelen tener menos stock de seguridad.
Guía paso a paso para calcular tu punto de reorden
Ahora, reunamos todo con un ejemplo completo:
Paso 1: Reúne tus datos
Supongamos que diriges una cafetería y necesitas calcular el punto de reorden de tus granos de café de la casa:
- Usas aproximadamente 5 libras de granos por día.
- Tu proveedor normalmente tarda 7 días en entregar después de que realizas el pedido.
- Quieres mantener 3 días extra de suministro como seguridad.
Paso 2: Calcula la demanda en tiempo de entrega
Demanda en tiempo de entrega = Consumo diario promedio × Tiempo de entrega
Demanda en tiempo de entrega = 5 libras × 7 días = 35 libras
Durante los 7 días de tiempo de entrega, esperas usar 35 libras de granos de café.
Paso 3: Calcula el stock de seguridad
Stock de seguridad = Consumo diario promedio × Días de seguridad
Stock de seguridad = 5 libras × 3 días = 15 libras
Tu colchón de seguridad es de 15 libras de granos de café.
Paso 4: Calcula el punto de reorden
Usando la fórmula principal:
Punto de reorden = Demanda en tiempo de entrega + Stock de seguridad
Punto de reorden = 35 libras + 15 libras = 50 libras
En este caso:
Punto de reorden = (5 libras × 7 días) + 15 libras = 50 libras.
Por lo tanto, debes realizar un nuevo pedido de granos de café cuando tu inventario baje a 50 libras. Esto asegura que tendrás suficiente para cubrir el tiempo de entrega más un margen de seguridad.
Punto de reorden en acción: ejemplos reales de negocio
Ejemplo de tienda minorista
Una boutique de ropa vende en promedio 8 unidades diarias de su camiseta más vendida. Su proveedor tarda aproximadamente 10 días en entregar nuevo inventario y mantienen un stock de seguridad de 5 días.
• Stock de seguridad = 8 uds/día × 5 días = 40 uds
• Punto de reorden = 80 uds + 40 uds = 120 uds
Cuando el inventario de esta camiseta baja a 120 unidades, la tienda realiza un nuevo pedido.
Ejemplo de manufactura
Un fabricante de muebles utiliza 25 paquetes de tornillos de madera al día. Su proveedor de ferretería tiene un tiempo de entrega de 4 días y mantienen un stock de seguridad de 2 días.
• Stock de seguridad = 25 paquetes/día × 2 días = 50 paquetes
• Punto de reorden = 100 paquetes + 50 paquetes = 150 paquetes
El fabricante debe reordenar tornillos cuando le queden 150 paquetes en inventario.
Errores comunes al establecer puntos de reorden
1. Usar datos desactualizados
Las condiciones del mercado, las preferencias de los clientes y tu negocio cambiarán con el tiempo. Actualiza periódicamente tus tasas de uso y tiempos de entrega para que tus puntos de reorden sigan siendo precisos. Rastrear los KPIs de gestión de inventario adecuados puede ayudarte a identificar cuándo recalcular.
Revisa tus puntos de reorden al menos trimestralmente. Para artículos de alta rotación o estacionales, puede que necesites revisiones mensuales para anticiparte a los cambios.
2. Ignorar la variabilidad del proveedor
Incluso los proveedores más confiables sufren retrasos ocasionales. Si el tiempo de entrega de tu proveedor varía significativamente, considera usar el tiempo de entrega más largo razonable en tus cálculos en lugar del promedio.
3. No ajustar por crecimiento
Si tu negocio está creciendo de forma constante, tus datos históricos podrían subestimar las necesidades futuras. Considera incorporar tu tasa de crecimiento en los cálculos.
4. Stock de seguridad “talla única”
No todos los artículos requieren el mismo nivel de stock de seguridad. Los productos críticos, cuya ausencia detendría operaciones, pueden necesitar un margen mayor; los menos esenciales, menos.5. Forgetting About Minimum Order Quantities
5.Olvidar las cantidades mínimas de pedido (MOQ)
Algunos proveedores exigen cantidades mínimas de pedido. El punto de reorden te indica cuándo pedir, pero asegúrate de que tu cantidad a pedir también cumpla con el MOQ.
Herramientas para automatizar el cálculo de tus puntos de reorden
Seguimiento manual de niveles y cálculos puede ser laborioso. Por suerte, hay varias herramientas que ayudan a automatizar el proceso:
1. Software de gestión de inventario
Sistemas dedicados como BoxHero pueden rastrear automáticamente tus niveles de inventario, calcular puntos de reorden e incluso activar alertas cuando es momento de pedir. Suelen incluir funciones para:
- Establecer puntos de reorden personalizados por producto
- Generar órdenes de compra automáticamente
- Rastrear tiempos de entrega de proveedores
- Analizar patrones de uso
BGPworks
2. Plantillas de hojas de cálculo
Si aún no estás listo para un software dedicado, las plantillas ayudan a organizar tus cálculos. Crea columnas para:
- Nombre/SKU del producto
- Nivel actual de inventario
- Consumo diario promedio
- Tiempo de entrega
- Stock de seguridad
- Punto de reorden calculado
- Cantidad mínima de pedido
Actualiza con regularidad tu inventario actual y usa formato condicional para resaltar artículos que hayan alcanzado su punto de reorden.
BoxHero
3. Sistemas ERP
Los ERP integran inventario con compras, ventas y planificación de producción. Estas soluciones completas pueden calcular puntos de reorden considerando factores más amplios del negocio.
Consideraciones especiales según el tipo de negocio
Negocios estacionales
Si tu negocio tiene fluctuaciones estacionales previsibles, necesitarás ajustar los puntos de reorden durante el año. Considera:
• Aumentar el stock de seguridad antes de los picos de demanda
• Reducir el stock de seguridad en temporada baja para minimizar costos de tenencia
Operaciones Just‑In‑Time (JIT)
Si operas con principios JIT, normalmente apuntas a niveles mínimos de inventario. En JIT:
• El stock de seguridad suele ser mínimo
• Las relaciones con proveedores se vuelven críticas
• Pedidos más pequeños y frecuentes sustituyen a pedidos grandes y esporádicos
Negocios de e‑commerce
Los minoristas online afrontan retos particulares:
• Expectativas de entrega rápida
• Necesidad de equilibrar inventario entre múltiples centros de cumplimiento
• Posiblemente mayor stock de seguridad para mantener niveles de servicio
Al aprender a determinar el punto de reorden para productos de e‑commerce, es esencial considerar estos factores en tus cálculos para mantener niveles óptimos de stock en todos los canales.
Conclusión
La fórmula del punto de reorden te ofrece una manera práctica de determinar cuándo hacer nuevos pedidos, ayudándote a equilibrar el riesgo de roturas de stock con los costos de exceso de inventario. IBM explica que la optimización de inventario minimiza los costos de mantenimiento al mantener niveles óptimos, liberando capital de trabajo para otras necesidades.
Recuerda, la fórmula básica es:
Punto de reorden = Demanda en tiempo de entrega + Stock de seguridad
O en su forma extendida:
Punto de reorden = (Consumo diario promedio × Días de tiempo de entrega) + Stock de seguridad
Al calcular e implementar puntos de reorden adecuados, puedes:
• Evitar inmovilizar efectivo en inventario innecesario
• Reducir el tiempo dedicado a pedidos de emergencia
• Crear un proceso de compras más predecible
Aunque la fórmula es simple, la gestión de inventario efectiva requiere atención continua y ajustes. Revisa con regularidad tus patrones de uso, tiempos de entrega y niveles de stock de seguridad para asegurar que tus puntos de reorden sigan siendo adecuados conforme evoluciona tu negocio. Con práctica, calcularlos se volverá algo natural, ayudándote a mantener niveles óptimos de inventario sin complicaciones.
