Gestión de inventario en Excel, simplificada con BoxHero

Al comenzar a gestionar su inventario, muchas personas utilizan Excel como primera opción. Es extremadamente popular por varias razones: es fácil de usar, versátil y rentable. Mientras sepas cómo usar las fórmulas y funciones predefinidas, puedes realizar muchos cálculos y organizar los datos de inventario en Excel.

Aunque el conocido programa de hojas de cálculo de Microsoft ofrece herramientas esenciales para el seguimiento y la organización de datos, se queda corto en aspectos clave para la gestión de inventario moderna.

En este artículo, analizaremos algunos de los problemas y limitaciones de usar Excel, y cómo puedes superar estos inconvenientes con el software de gestión de inventario de BoxHero.

Lista de verificación sobre la gestión de inventario en Excel

A partir de entrevistas con diversas personas y organizaciones que han utilizado Excel para gestionar su inventario, hemos recopilado una lista de limitaciones y desventajas del uso de hojas de cálculo.
Si te identificas con alguna de las siguientes situaciones, te recomendamos considerar un software de gestión de inventario para reemplazar Excel.

✅ Revisión frecuente del inventario fuera de la oficina

Cuando gestionas el inventario con Excel, es difícil consultar el inventario o ajustar cantidades mientras estás en movimiento. Dado que los archivos se guardan en una PC o escritorio, el acceso es limitado si estás fuera.
Por ejemplo, muchas empresas manufactureras tienen fábricas y almacenes separados para sus piezas, a menudo ubicados en lugares distantes. Si el archivo de Excel está guardado en una computadora del almacén, los empleados de la fábrica no podrán consultar el inventario de piezas específicas.
Incluso si el archivo está almacenado en la nube, Excel no está optimizado para dispositivos móviles, lo que dificulta la edición de datos en la pantalla pequeña de un smartphone.

✅ Gestión de inventario con múltiples personas

Si varios empleados gestionan el inventario manualmente con Excel, existe un alto riesgo de inconsistencias en los datos, además de problemas de sincronización y seguimiento de versiones. Excel enlaza celdas con varias funciones para generar diferentes resultados.
Si incluso un solo dato es incorrecto, puede provocar errores en toda la hoja, y restaurar el estado original puede llevar mucho tiempo.
Además, cada empleado tiene un nivel distinto de dominio y comprensión de Excel, lo que puede generar diferencias en la eficiencia del trabajo.

✅ Cada vez más artículos en tu inventario

No es sorprendente que la velocidad de procesamiento de Excel se vuelva significativamente más lenta a medida que se acumula más información en la hoja de cálculo. Los problemas comunes incluyen retrasos, falta de respuesta y largos tiempos de carga.

Si has subido archivos multimedia, como fotos de productos, a tu archivo, inevitablemente enfrentarás una disminución en la velocidad y el rendimiento de Excel.

✅ Falta de un sistema de gestión de archivos

Dado que los archivos de Excel son documentos individuales, necesitas algún tipo de sistema para gestionar todos los diferentes archivos. Sin un sistema adecuado de gestión o respaldo, no hay forma de recuperar los archivos si un empleado los elimina por accidente.

Tampoco hay manera de proteger tus documentos contra un virus, lo que podría provocar una pérdida repentina de todos los datos de inventario — un activo clave para la planificación de la demanda.

Optimiza tu gestión de inventario:
Funciones de integración con Excel de BoxHero

Si estás buscando una solución a las limitaciones y desafíos de gestionar el inventario con Excel, ¡es momento de pasarte a una herramienta moderna de gestión de inventario!
BoxHero ofrece una variedad de funciones de integración con Excel diseñadas para ayudarte a hacer una transición fluida desde Excel hacia un sistema de gestión de inventario más eficiente.

Estas son algunas de las funciones más utilizadas:

1. Agrega artículos en lote con Excel

En la pantalla principal de BoxHero, ve a la barra lateral izquierda y selecciona Data Center > Item > Import Excel > Bulk Add. Descarga la plantilla de Excel que incluye información como código de barras, nombre del artículo, cantidad y atributos. Ten en cuenta que los valores ingresados en la primera fila del archivo de Excel se convertirán en los nombres de columna en BoxHero. Ahora transfiere los datos desde tu archivo de Excel existente a la plantilla y súbelo a BoxHero para registrar la información de tus artículos en lote.

También puedes copiar y pegar datos desde Excel sin necesidad de subir un archivo. ¡Gracias a una actualización reciente de la interfaz, la función de copiar y pegar desde Excel se ha vuelto aún más práctica!

BoxHero detectará automáticamente cualquier error en el archivo de Excel. Marca la casilla Only show rows with errors en la parte inferior para ver las filas con problemas. Si deseas ignorar los artículos con errores y continuar registrando los demás, simplemente haz clic en el botón Done.

2. Edición en lote con Excel

También puedes editar la información de los artículos en lote utilizando un archivo de Excel. Al igual que al registrar artículos, ve a la barra lateral izquierda y selecciona Data Center > Item > Import Excel > Bulk Edit para subir tu archivo de Excel.

También puedes usar la función Bulk Edit SKU para actualizar por separado los SKUs de los artículos ya registrados. El método es el mismo: simplemente sube el archivo de Excel a BoxHero, ¡y listo!

3. Generar facturas con archivos de Excel

También puede resultarte útil subir órdenes de compra (P.O.) y órdenes de venta (S.O.) creadas en Excel a BoxHero. Ve a la barra lateral y selecciona Purchase & Sales > Add Purchase Order o Add Sales Order > Import Excel para subir el archivo de Excel que contiene tu información de compra o venta. Si bien crear órdenes directamente en BoxHero es conveniente, usar Excel puede ser más rápido si estás más familiarizado con ese programa de hojas de cálculo.

4. Descargar información de inventario

También puedes exportar la información de tu inventario almacenada en BoxHero como un archivo de Excel.
Cualquier página que tenga el botón Export Excel en la esquina superior derecha te permitirá descargar los datos de inventario, que incluyen lo siguiente:

BoxHero ofrece diversas funciones de integración con Excel para ayudarte a pasar de un Excel tradicional a una solución avanzada de gestión de inventario.
El Plan Personal es gratuito, mientras que el Plan Business cuesta entre $18 y $20 al mes y permite gestionar hasta 1.000 artículos con hasta 3 miembros, lo que lo convierte en una opción rentable.

Haz clic en el botón de abajo para comenzar tu prueba gratuita de BoxHero y superar las limitaciones de la gestión de inventario con Excel.