Transacciones de Inventario de un Vistazo: In, Out, Adjust, Move
En la gestión de inventario, cada artículo que entra, sale, se cuenta o se mueve entre ubicaciones cuenta parte de una historia más grande. En conjunto, estas actividades ofrecen una visión completa y precisa de cómo cambia el stock con el tiempo.
BoxHero llama a estos registros transacciones de inventario, y facilitan ver exactamente cómo cambia tu inventario día a día. Cada transacción captura los cambios de cantidad y ubicación, junto con quién hizo el cambio y cuándo ocurrió.
Para cualquier negocio que compra, almacena o vende productos, comprender estas transacciones ayuda a mantener conteos consistentes y evita los errores que suelen ocurrir con hojas de Excel o registros manuales en papel.
¿Qué son las transacciones de inventario?
Las transacciones de inventario son los registros detallados de cada cambio en la cantidad y ubicación de tu stock. Capturan quién hizo qué, cuándo y por qué. ¡Piénsalas como acciones trazables conectadas con eventos reales de tu flujo de trabajo!
Cada transacción se vincula a un artículo y actualiza su cantidad dentro de tu equipo en BoxHero.
BoxHero organiza estos eventos en cuatro tipos principales:
- Stock In: cuando los artículos se reciben o se añaden al inventario
- Stock Out: cuando los artículos se venden, envían o utilizan
- Adjust Stock: cuando se corrigen cantidades (por ejemplo, durante conteos o auditorías)
- Move Stock: cuando los artículos se transfieren entre ubicaciones
Estos cuatro tipos cubren casi todas las actividades de inventario que suceden en un negocio. Cuando se registran de manera constante, forman un historial completo y auditado de los movimientos del stock, creando la base para reportes precisos y decisiones informadas.
Ahora, veamos más de cerca cómo funciona cada uno en BoxHero.
Stock In: Registro de artículos entrantes
El primer paso en el recorrido de un artículo es su llegada. Una transacción de Stock In registra ese momento. Puede representar productos nuevos de un proveedor, devoluciones de clientes o materiales producidos internamente.
En BoxHero, las transacciones de Stock In pueden añadirse manualmente o crearse directamente desde una orden de compra. Cada registro incluye:
- Ubicación – el lugar donde se añade el artículo
- Proveedor/Origen – proveedor o fuente del stock
- Fecha y hora – momento en que ocurrió la transacción
(¡también es posible registrar transacciones pasadas!) - Usuario – el miembro del equipo que registró la transacción
- Detalles del artículo – nombre del artículo, atributos seleccionados, nivel actual de stock y un campo para ingresar la cantidad de entrada
- Memo / Nota – notas opcionales o archivos adjuntos como facturas, guías de entrega o fotos
Registrar correctamente Stock In actualiza tanto la cantidad disponible como la valoración del inventario, ofreciéndote una visión real del stock actual.
Stock Out: Registro de lo que sale del inventario
La transacción Stock Out rastrea cuando los artículos salen del inventario. Puede deberse a una venta, un envío o un uso interno de materiales. Cada registro documenta qué se retiró, quién lo registró y (si corresponde) por qué ocurrió el cambio.
En BoxHero, las transacciones Stock Out pueden vincularse a órdenes de venta o clientes específicos para referencia sencilla. Esto crea un registro trazable que mantiene los conteos ajustados a los números reales.
Ejemplos comunes de Stock Out:
- Procesar una compra de un cliente
- Entregar componentes para manufactura
- Enviar productos a un distribuidor
Con el tiempo, un seguimiento consistente revela qué productos se mueven más rápido, qué clientes compran más y cuándo ocurren picos de demanda estacional.
Adjust Stock: Corrección de cantidades
A veces, los artículos pueden dañarse, extraviarse o registrarse incorrectamente durante auditorías. La transacción Adjust Stock permite corregir fácilmente estas diferencias mientras se mantiene un registro claro de qué cambió y por qué.
Al registrar un ajuste en BoxHero, los usuarios pueden aumentar o disminuir niveles de stock e incluir una nota breve explicando la razón. Cada entrada incluye la persona responsable y la marca de tiempo, ofreciendo un proceso de corrección transparente.
Razones típicas para ajustes:
- Diferencias en conteos físicos
- Artículos dañados o vencidos
- Correcciones de auditoría
- Devoluciones no registradas previamente
“En una encuesta a líderes de almacenes de PYMES, el 68% señaló la precisión y visibilidad del inventario como un desafío clave.”
Mantener un registro claro en BoxHero ayuda a minimizar errores que contribuyen a este problema y mantiene tus datos listos para revisión. 👍
Move Stock: Mantener las ubicaciones sincronizadas
Para quienes gestionan inventario en más de una ubicación, rastrear transferencias internas es tan importante como rastrear ventas o compras. En BoxHero, la transacción Move Stock mantiene todas las ubicaciones sincronizadas.
Cada registro de movimiento incluye la ubicación de origen y destino, junto con los detalles del artículo y la cantidad movida. Una vez guardado, BoxHero actualiza automáticamente los niveles en ambas ubicaciones, eliminando la necesidad de conteos dobles.
Ejemplos comunes de Move Stock:
- Trasladar artículos de un almacén a una tienda
- Reequilibrar stock entre sucursales después de cambios estacionales
- Mover inventario entre áreas de producción y almacenamiento
Más información sobre ubicaciones:
Transaction History: Conectando los puntos
Cada tipo de transacción se conecta dentro de un registro mayor de actividad.
La función Transactions reúne todas estas acciones, ayudándote a ver exactamente qué ocurre en tu inventario en cualquier momento.
Puedes ver quién hizo cada cambio, dónde sucedió y cuándo ocurrió. Es fácil rastrear errores, verificar actualizaciones y mantener la responsabilidad del equipo.
Al hacer clic en una transacción, BoxHero muestra un registro detallado en el panel derecho, incluyendo:
- Ubicación, fecha y partner (proveedor o cliente)
- Artículos involucrados con sus cantidades, cambios de balance y detalles
También puedes filtrar transacciones:
- Rango de fechas: Limita tu búsqueda a un período específico (p. ej., la semana pasada).
- Ubicación: Visualiza la actividad de uno o más almacenes o tiendas.
- Tipo de transacción: Filtra por tipo de actividad.
- Miembro: Revisa las transacciones registradas por un miembro específico del equipo.
Ejemplo: transacciones
Stock Out realizadas por Jenny en el almacén Stockton en los últimos 30 días.
You can combine filters in BoxHero's Transactions to track specific actions or recent changes.
Más opciones desde Transacciones
Si una transacción es incorrecta, puedes modificarla o eliminarla. Simplemente ve al historial de Transactions y haz clic en More > Edit or Delete.
¡Y no te pierdas otras acciones rápidas mediante el botón azul More!
- Imprimir resumen: Genera un resumen imprimible de la transacción.
- Descargar PDF: Guarda un registro para documentación o para compartir.
- Exportar a Excel: Exporta tu lista filtrada para un análisis más profundo.
- Imprimir factura: Crea una factura vinculada a una transacción para tus socios.
Nota: editar o eliminar una transacción actualiza inmediatamente las cantidades relacionadas.
BoxHero: Transacciones y más allá
Más allá de las cuatro transacciones principales (Stock In, Stock Out, Adjust Stock y Move Stock), BoxHero incluye un conjunto de herramientas que te ayudan a mantener datos de inventario precisos y confiables:
- Escaneo de códigos de barras – registrar transacciones escaneando códigos
- Gestión multiubicación – gestionar stock sincronizado en varias ubicaciones
- Permisos de usuario – controlar quién puede ver, crear o editar transacciones
Explora todas las funciones de BoxHero para organizarte, ahorrar tiempo y hacer crecer tu negocio.
Conclusión
Recuerda: cada movimiento de inventario cuenta. Registrar esos movimientos correctamente es lo que diferencia a un negocio organizado de uno que siempre está poniéndose al día con sus números.
Con los tipos de transacción de BoxHero —Stock In, Stock Out, Adjust Stock y Move Stock— puedes mantener registros precisos y transparentes que reflejan tu actividad real. 😄
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