Importar tu archivo de Excel a BoxHero: guía paso a paso

Mirar filas y columnas desordenadas en un archivo de Excel puede ser abrumador, y tener 20 versiones distintas de una hoja de cálculo no es nada divertido—especialmente cuando intentas llevar el control de tu inventario.
Pero ¿y si pudieras convertir esa hoja en una herramienta potente de gestión de inventario?

Con la integración de Excel de BoxHero, no tendrás que lidiar con entradas manuales ni fórmulas complicadas.
Simplemente sube tu archivo y deja que BoxHero se encargue del resto. ¡El proceso es súper sencillo!

En esta guía, te mostraremos paso a paso cómo importar tu archivo de Excel a BoxHero, para que pases menos tiempo organizando números y más tiempo haciendo crecer tu negocio. 😉

Comenzar con Excel en BoxHero

En BoxHero, hay dos operaciones principales en lote que puedes hacer con Excel:

1. Bulk Add: sube nuevos productos de inventario de una sola vez.
2. Bulk Edit: modifica múltiples detalles de productos en un solo paso.

▶︎ Bulk Add con Excel

Si ya tienes una lista de inventario en un archivo de Excel, puedes importarla a BoxHero para agregar productos en lote. Puedes incluir detalles como:

• Información fija del producto (por ejemplo, SKU, códigos de barras, nombre del producto)
• Atributos personalizados (por ejemplo, marca, talla, color)
• Cantidades por ubicación (por ejemplo, almacén, tienda, oficina)

Pasos rápidos para Bulk Add:

1. Descarga la plantilla de Excel desde BoxHero.
2. Rellena la plantilla con los datos de tu inventario.
3. Sube el archivo de Excel completado a BoxHero.

▶︎ Bulk Edit con Excel

¿Necesitas hacer cambios en tu inventario? En lugar de editar los productos uno por uno, usa la función Bulk Edit de BoxHero para modificar varios registros a la vez.

Pasos rápidos para Bulk Edit:

1. Exporta tus datos actuales de inventario a un archivo de Excel.
2. Realiza los cambios necesarios en la hoja de Excel.
3. Sube el archivo actualizado de vuelta a BoxHero.

Puedes obtener más información sobre cómo aprovechar al máximo el Data Center de BoxHero:

Uso del Data Center de BoxHero para una gestión de inventario eficaz

Aprende las mejores prácticas para gestionar tus datos en la solución de gestión de inventario de BoxHero, incluyendo todos tus artículos, atributos, socios y ubicaciones.

BoxHero BlogBoxHero

Guía paso a paso: importar inventario por primera vez

Vamos a recorrer todo el proceso para agregar tus productos a múltiples ubicaciones usando Excel. Si es la primera vez que importas datos de inventario, sigue estos pasos para asegurar una correcta asignación de datos:

Paso 1: Configura los atributos en BoxHero

Antes de importar tu archivo de Excel, asegúrate de que todos los atributos necesarios estén configurados en Data Center > Attribute. Esto puede incluir detalles personalizados como una marca específica o un color que te ayude a categorizar tus productos.

📌 Para agregar un atributo: ve a Data Center > Attribute y haz clic en Add.

📌 Selecciona un tipo de atributo: puedes elegir entre cuatro tipos diferentes.

• Text: texto general o números.
• Number: números enteros o decimales.
• Date: una fecha específica (por ejemplo, 2025-03-20).
• Barcode: valores alfanuméricos para escaneo de códigos.

Paso 2: Configura las ubicaciones en BoxHero

A continuación, asegúrate de que todas tus ubicaciones estén correctamente configuradas en Data Center > Location antes de importar tu archivo de Excel.
Más adelante podrás asignar cantidades de productos por ubicación.

📌 Para agregar una ubicación: haz clic en el botón Add Location en la parte superior derecha e ingresa los detalles de la ubicación, incluyendo información opcional como dirección o notas.

Paso 3: Descarga la plantilla de Excel

Ahora que ya tienes todos los datos necesarios en el sistema, es momento de obtener el archivo de Excel. Para evitar problemas de formato, lo mejor es utilizar la plantilla de BoxHero al subir los datos de inventario.

📌 Para descargar la plantilla:

1. Ve a Data Center > Item.
2. Haz clic en Import Excel > Bulk Add.
3. En la siguiente pantalla, selecciona Download Template.

Paso 4: Entender la plantilla de Excel

Antes de continuar, asegurémonos de estar en sintonía.
La plantilla de Excel incluye varias secciones clave:

▶︎ Campos fijos (Columnas A–E):
Estas columnas contienen información importante del producto, como por ejemplo:

• SKU: código de referencia de tu producto
• Name: nombre del producto
• Barcode: número de código de barras del producto
• Cost: costo del producto
• Price: precio de venta del producto

▶︎ Atributos personalizados (Columnas F–H):
Estas columnas corresponden a los atributos que configuraste anteriormente.
Por ejemplo, si creaste un atributo llamado "Brand", una de las columnas llevará el nombre "Brand".

▶︎ Cantidad por ubicación (Columnas I–K):
Cada ubicación que configuraste tendrá su propia columna para las cantidades de producto.

Por ejemplo, si tienes tres ubicaciones, tu archivo de Excel incluirá una columna "Qty" para cada una usando el siguiente formato:

Qty(Flagship Store)
Qty(Fulfillment Center)
Qty(Shanghai Warehouse)

Para referencia, puedes descargar una plantilla de ejemplo a continuación:

Paso 5: Rellena la plantilla

¡Ahora vamos a ingresar los detalles de tus productos!
Completa el nombre del producto, los atributos y, si es necesario, los campos de SKU o Barcode.
También ingresa las cantidades correspondientes en cada una de las columnas de ubicación.

Paso 6: Sube el archivo

Una vez que tu archivo esté completo, súbelo nuevamente a BoxHero.

📌 Para subir el archivo:

1. Ve a Data Center > Item.
2. Selecciona Import Excel > Bulk Add.
3. Sube tu archivo completado.

Paso 7: Generar números de SKU y Barcode (opcional)

Si dejaste en blanco los campos SKU o Barcode, puedes generarlos automáticamente. Solo selecciona la opción Generate durante el proceso de importación.

Paso 8: Confirma la importación

Después de subir el archivo de Excel, verifica tu inventario en Data Center o en la Item List para asegurarte de que todos los datos se hayan importado correctamente.

Manage Items | BoxHero User Guide

BoxHero User Guide

Para terminar: gestiona tu inventario

Usar Excel con BoxHero ahorra muchísimo tiempo al manejar inventarios grandes. Es la herramienta ideal tanto para agregar nuevos productos como para hacer actualizaciones masivas.

Siguiendo esta guía, podrás mantener tu inventario organizado en múltiples ubicaciones, con atributos personalizados y cantidades precisas por producto.
¡Este proceso rápido y sencillo te ayudará a tener el control de tu inventario en muy poco tiempo!

¿Buscas más consejos sobre gestión de inventario?
Consulta nuestro artículo relacionado sobre cómo usar Excel con BoxHero.