Cara Menerima Stok Baru Tanpa Bikin Gudang Jadi Kacau: Panduan Step by Step

Ketika pengiriman dari supplier tiba di gudang, ruang belakang toko, atau meja depan, jarang sekali datangnya di waktu yang "pas". Mungkin Anda lagi sibuk ngurus pesanan pelanggan. Mungkin setengah tim sedang tidak masuk. Atau mungkin orang yang melakukan pemesanan bukan orang yang menerima barangnya.

Nah, di situlah kesalahan inventaris biasanya terjadi, dan efeknya sering baru terasa jauh belakangan, saat Anda mau mengambil, menjual, atau memesan ulang barang tersebut.

Stok yang tidak akurat, catatan batch yang hilang, dan harga yang salah, semuanya hampir selalu bisa dilacak ke satu momen: saat barang pertama kali diterima.

Berdasarkan pengalaman kami mendampingi berbagai tim di bidang ritel, logistik, manufaktur, dan distribusi, inilah yang membedakan gudang yang rapi dan akurat dari yang terus-terusan meleset beberapa unit.

Langkah 1: Jangan Gerakkan Satu Pun Kotak Sebelum Diverifikasi

Meski godaan untuk langsung menyingkirkan kotak-kotak itu sangat besar, memindahkan stok sebelum diverifikasi adalah salah satu penyebab paling umum hilangnya inventaris.

Sebelum menyentuh apa pun:

• Cocokkan kiriman dengan PO asli. Jangan mengandalkan ingatan atau asumsi. Buka purchase order dan periksa nama item, jumlah, serta satuan ukurannya.
• Cek apakah ada substitusi. Kadang supplier melakukan penggantian (misalnya ukuran kemasan berbeda atau varian merek lain) tanpa memberi tahu.
• Periksa kerusakan atau tanda-tanda pengemasan ulang. Terutama jika Anda melacak berdasarkan batch atau tanggal kedaluwarsa, penanganan yang tidak semestinya bisa memengaruhi keputusan untuk menerima atau menolak barang.

Jangan catat atau perbarui apa pun di sistem inventaris sebelum Anda tahu pasti apa yang benar-benar datang. Pastikan Anda mencocokkan daftar pengepakan dari supplier dengan pesanan aslimu.

Langkah 2: Gunakan Metode Penerimaan yang Konsisten

Terlalu banyak tim yang mengandalkan slip kertas, catatan Excel, atau ingatan seseorang untuk mencatat apa yang masuk. Cara itu mungkin berhasil—sampai orang tersebut cuti atau lupa menindaklanjuti.

"Kesalahan apa pun pada tahap ini [penerimaan] bisa merambat ke seluruh rantai pasokan, memicu berbagai masalah seperti kehabisan stok, kelebihan stok, dan catatan yang tidak akurat—yang pada akhirnya berdampak pada penjualan, kepuasan pelanggan, dan laporan keuangan." – FasterCapital

Dengan BoxHero, proses penerimaan sudah terintegrasi langsung di layar Pesanan Pembelian:

• Pilih item yang dipesan dan masukkan jumlah yang diterima.
• Centang kotak berlabel "Simpan PO dan proses Stok Masuk."
• Opsional: masukkan catatan atau kata kunci (misalnya #order12345, #urgent, #rusak) di kolom Catatan agar entri mudah dicari.
• Lampirkan file jika perlu—misalnya invoice supplier atau slip pengiriman.
• Klik tombol "Simpan" untuk menyelesaikan proses penerimaan.

Setiap pergerakan stok dicatat secara real-time dan terhubung ke riwayat transaksi item. Sangat cocok untuk tim kecil dengan tanggung jawab yang bergantian; siapa pun bisa melihat kapan, kenapa, dan oleh siapa sesuatu diterima.

Purchases & Sales | BoxHero User Guide

Streamline your inventory and order management, from purchasing and receiving to selling and shipping. You can manage your orders, track inventory, and analyze your sales.

BoxHero User Guide

Langkah 3: Perbarui Harga Pembelian (Ya, Setiap Kali)

Ini adalah blind spot yang sering diabaikan: tim menerima stok, tapi tidak memperbarui harga satuan terbaru. Lama-lama, ini menyebabkan perhitungan margin yang meleset dan keputusan penetapan harga yang tidak tepat.

Saat menerima stok di BoxHero:

• Klik kolom Harga Satuan
• Masukkan harga yang benar-benar dibayar sesuai invoice terbaru.
• Opsional: masukkan pajak atau diskon yang berlaku jika relevan.

Supplier kadang mengubah harga tanpa banyak pemberitahuan. Pastikan harga yang Anda catat sesuai dengan yang terakhir dibayar. Ini akan sangat membantu untuk pelacakan margin, negosiasi dengan supplier, dan keputusan pemesanan ulang ke depannya.

Langkah 4: Tambahkan Tanggal Kedaluwarsa atau Tanggal Produksi

Untuk item yang punya masa simpan—seperti makanan, kosmetik, atau perlengkapan medis—mencatat tanggal penting saat penerimaan membantu Anda tetap selangkah lebih maju dalam rotasi stok.

Di BoxHero, Anda bisa menambahkan atribut kustom seperti:

• Tanggal Kedaluwarsa
• Tanggal Produksi
• Baik Digunakan Sebelum

Beberapa tim juga menyertakan tanggal kedaluwarsa di nama item atau kolom memo (misalnya Masker N95 – Exp 01-12-2025) agar lebih mudah dilihat saat pengambilan atau pengecekan stok.

Langkah 5: Selalu Konfirmasi Jumlah Stok Akhir

Menekan tombol "Terima" lalu pergi begitu saja bukan berarti pekerjaan selesai. Setidaknya sekali sehari (atau setelah pengiriman besar), buka item di BoxHero dan periksa kembali:

• Apakah jumlah stok yang tersedia sudah mencerminkan apa yang kini ada di gudang?
• Apakah riwayat transaksi item sesuai dengan bukti penerimaan fisik?

Kesalahan sering terjadi ketika beberapa orang memperbarui stok secara bersamaan—atau jika pengiriman yang sama tidak sengaja diterima dua kali. Pastikan jumlah stok baru sudah mencakup barang yang baru saja Anda terima.

Praktik terbaik industri menekankan bahwa cycle count (pengecekan harian pada sebagian stok) adalah kunci untuk menjaga akurasi yang berkelanjutan dan mengidentifikasi akar masalah.

6. Foto Pengiriman atau Invoice

Dokumen yang hilang adalah masalah klasik yang dialami hampir semua orang. Kalau Anda pernah berkata, "Sepertinya barang itu masuk minggu lalu, tapi saya tidak bisa menemukan invoicenya," mulailah biasakan memotret.

• Ambil foto slip pengiriman, invoice, atau label box
• Lampirkan ke bagian memo item di BoxHero

Meski nanti mau dirapikan, Anda tetap punya catatan yang bisa ditelusuri selagi detailnya masih fresh. Ini backup yang sangat berguna!

Opsional: Gunakan Barcode atau Pindai Saat Penerimaan

Jika Anda menggunakan barcode, pindai item saat datang untuk langsung menariknya di BoxHero. Anda bisa menerima stok lebih cepat tanpa perlu mencari secara manual.

Saran Terakhir: Jadikan Penerimaan Sebagai Kebiasaan Tim

Bahkan sistem inventaris terbaik pun tidak bisa memperbaiki kebiasaan penerimaan yang tidak konsisten. Sistem hanya bekerja kalau semua orang yang berinteraksi dengan stok baru tahu apa yang harus dilakukan, mengikuti langkah yang sama, dan langsung memperbarui sistem.

• Kalau Anda hanya sendiri, bangun kebiasaan ini dari awal.
• Kalau Anda tim besar, dokumentasikan prosesnya sekali dan tinjau bersama staf baru.

Perubahan kecil (seperti memperbarui harga saat penerimaan atau memotret invoice) bisa membuat perbedaan besar di kemudian hari.

Dan kabar baiknya? BoxHero memudahkan Anda untuk tetap konsisten, siapa pun yang bertugas menerima stok.