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똑똑한 인사 총무 담당자들은 이렇게 일해요! (자산, 근태 관리 효율화 사례)

회사가 성장할수록 인사 총무팀의 업무는 점점 더 복잡해집니다. 관리해야 할 자산이 늘어나고 직원 수도 증가하면서, 수기로 관리하는 방식은 언젠가는 한계에 부딪치죠. 실수가 반복되고 담당자는 지쳐가며, 결국 자산 관리가 제대로 되지 않아 불필요한 비용이 쌓이게 됩니다.

이런 문제로 이미 어려움을 겪고 있거나, 문제조차 인식하지 못한 채 익숙해져 있다면 지금이 바로 일하는 방식을 다시 돌아볼 때예요.

비슷한 고민을 겪은 다른 기업의 인사 총무 담당자들은 어떻게 문제를 해결했을까요? 오늘은 여러분의 업무 방식을 효율화하는데 도움이 될 실제 고객 사례와 그들이 선택한 해법을 소개해 드릴게요.

자산 관리, 수많은 품목을 혼자서 관리할 수 있나요?

엑셀이나 수기로 관리하는 방식은 데이터가 누락되기 쉽고 변경 이력도 남지 않아 점차 관리가 어려워져요. 시간이 지날수록 업무량은 늘어나고, 담당자의 피로도와 리스크도 커질 수밖에 없죠. 결국 “이 물건이 있는 줄 몰랐다”는 이유로 불필요한 구매가 반복되며 자산 현황은 더욱 불투명해집니다.

하지만 체계적인 솔루션을 사용한다면 이야기는 달라져요. 수많은 품목도 혼자서 정확하게 관리할 수 있고, 업무 효율화 효과도 빠르게 체감할 수 있죠.

	Before / 수기 관리	After / 솔루션 도입
자산 현황 파악	엑셀·수기로 목록 확인	PC·모바일로 자산 현황 실시간 확인
목록 업데이트	사무실에서만 정리	PC·모바일로 어디서나 간편하게 정리
보관 위치	비품 보관 장소를 확인하기 어려움	검색 또는 바코드 스캔으로 보관 위치 확인
사용자 조회	누가 어떤 장비를 사용하는지 파악하기 어려움	검색 또는 바코드 스캔으로 사용자 확인
변경 이력	구매일, 과거 사용자 등 이력 확인이 어려움	구매일, 과거 사용자, 수리 내역 조회 가능

만약 아직도 수기로 관리하고 있다면 박스히어로 무료 체험부터 간단하게 시작해 보세요.

재고 관리 솔루션으로 잘 알려진 박스히어로는 자산 관리에도 최적화되어 있어요. 쉽고 간편한 사용법과 합리적인 가격 덕분에 많은 인사 총무팀과 경영 지원팀에서 사용하고 있죠. 직접 사용해보시면, 왜 많은 기업들이 박스히어로를 선택했는지 바로 느끼실 수 있을 거예요.

박스히어로에서 자산을 등록한 PC와 모바일 앱 UI — 박스히어로 PC / 모바일 앱

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소프트웨어도 실물 자산처럼 관리해야 할까요?

SaaS 구독이 일상화된 지금의 업무 환경에서는 소프트웨어 같은 무형 자산도 체계적으로 관리해야 해요. 그렇지 않으면 누가 어떤 서비스를 쓰는지 알 수 없고, 사용하지 않는 구독료가 계속 결제되거나 같은 소프트웨어를 중복 구입하는 문제가 발생하죠.

자산 관리를 위해 솔루션 도입을 고민하고 있다면, 소프트웨어까지 함께 관리할 수 있는지 꼭 확인해 보세요. 실물 자산과 무형 자산을 한 시스템에서 통합 관리할 수 있다면 비용 절감은 물론, 관리 투명성과 업무 속도까지 확보할 수 있을 거예요.

	Before / 수기 관리	After / 솔루션 도입
구매 현황 파악	엑셀·수기로 목록 확인	PC·모바일에서 실물 자산과 함께 확인
사용자 확인	누가 어떤 소프트웨어를 사용 하는지 파악 어려움	검색으로 확인할 수 있고, 퇴사 시 실물 장비와 함께 일괄 회수 가능
이력 추적	사용 시작일, 과거 사용자 등 이력 확인이 어려움	사용 시작일, 과거 사용자 등 이력 조회 가능

박스히어로는 실물 자산과 소프트웨어를 함께 관리할 수 있어요. 카테고리만 설정하면 손쉽게 구분해 정리할 수 있고, 하나의 시스템에서 모든 자산을 관리하니 흐름이 끊기지 않아 업무 속도도 훨씬 빨라지죠.

박스히어로에서 소프트웨어를 등록한 PC와 모바일 앱 UI — 박스히어로 PC / 모바일 앱

✔️ 구체적인 사용 방법이 궁금하다면?

근태 관리, 직원과 관리자 모두가 편해질 수 있을까요?

근태 관리는 단순히 출퇴근 기록만 챙기면 될 것 같지만, 실제로는 회사 규정과 법적 기준까지 지켜야 해서 담당자에게 늘 부담이 됩니다. 게다가 데이터가 여기저기 흩어져 있어 매번 확인하고 정리하는 과정에서 실수가 생기기 쉽죠.

이런 업무 방식은 직원들의 불만으로도 이어지곤 해요. 휴가 신청이나 스케줄 변경 요청은 번거롭고, 잔여 연차를 확인하려면 담당자에게 일일이 물어봐야 하죠. 여기에 담당자의 실수까지 겹치면 신뢰마저 흔들리게 됩니다.

결국 필요한 건, 직원도 편하고 관리자도 쉬운 방법으로 바꾸는 거예요. 제대로 된 근태 관리 솔루션이 있다면 담당자뿐 아니라 조직 전체의 업무 효율까지 높아지니까요.

	Before / 수기 관리	After / 솔루션 도입
출퇴근 관리	•직원: 지문인식기 사용 •관리자: 출퇴근 기록은 관리자가 별도로 정리	•직원: PC·모바일로 출퇴근 체크 •관리자: 실시간으로 출퇴근 기록 조회
휴가 신청	•직원: 메신저나 서류로 신청 •관리자: 신청 내역을 별도로 정리	•직원: PC·모바일에서 바로 신청 •관리자: 신청 내역 실시간 확인
연차 관리	•직원: 확인을 위해 별도 문의 •관리자: 잔여 연차 수동 계산	•직원: 잔여 연차 실시간 확인 •관리자: 자동 연차 계산과 연차 촉진 시스템으로 리스크 대응
스케줄 관리	•직원: 메신저나 서류로 신청 •관리자: 교대, 유연, 스케줄 근무로 운영이 복잡해 실수가 잦음	•직원: 모바일로 간편하게 신청 •관리자: 회사 규정에 맞게 설정하고, 법정 근로 시간 준수 가능

샤플(Shopl)은 이 기능들을 모두 지원하면서도 직원들이 쉽게 사용할 수 있어 많은 인사 총무 담당자들이 사용하고 있어요. 합리적인 가격으로 시작할 수 있고, 기업 특성에 맞는 커스텀까지 가능해 더욱 편리하죠. 많은 기업이 샤플을 선택한 것도 이런 편리함과 효율을 직접 경험했기 때문이에요.