재고 관리 초보자가 버려야 할 나쁜 습관 4가지
재고 관리를 어렵게 만드는 문제들은 의외로 작은 습관에서 시작될 때가 많아요. 대수롭지 않게 넘긴 사소한 일들이 나중에 심각한 재고 오류의 원인이 되곤 하죠. 이제 막 재고 관리를 시작한 입문자라면 잘못된 습관이 자리 잡기 전에 바로잡고, 올바른 재고 관리 습관을 익히는 것이 중요해요.
지금부터 재고 관리 초보자가 버려야 할 나쁜 재고 관리 습관 4가지를 살펴볼게요. 정확하고 효율적인 재고 관리를 실천하고 싶다면, 나에게 이런 습관이 있는지 먼저 점검해 보세요!
① 재고 입력을 나중으로 미루는 습관
재고 입력을 뒤로 미루는 습관은 입문자가 흔하게 빠지는 함정 중 하나예요. 한 번의 기록 누락은 별일 아닌 것처럼 보일 수 있어요. 하지만 재고 입력을 ‘나중에 해도 되는 일’로 보기 시작하면, 어느 순간부터 전산상 재고와 실물 재고 수량이 조금씩 어긋나기 시작해요. 실제 창고에서는 입고와 출고가 계속 발생하는데 시스템에는 그 변화가 제때 반영되지 않기 때문이에요. 나중에 입력한다고 하더라도 담당자의 기억이 흐려져 수량을 잘못 입력하거나 처리 내역을 빠뜨릴 가능성이 커지죠.
입고와 출고가 발생한 바로 그 순간 기록하는 습관을 들이려면 어떻게 해야 할까요? 우선, 현장에서 바로 재고 입력이 가능한 환경을 만들어야 해요. 엑셀 프로그램처럼 책상 앞에 앉아야만 재고를 입력할 수 있는 환경에서는 기록을 계속 뒤로 미루기 쉽거든요. 현장에서 스마트폰으로 입출고 내역을 바로바로 기록할 수 있는 모바일 앱 기반의 재고 관리 시스템에서는 재고 입력을 미루는 일이 줄어들어요.
바코드 스캔 기반의 재고 관리 방식을 적용하는 것도 좋은 방법이에요. 이를테면 박스히어로에서는 물건에 부착된 바코드를 스캔하는 것만으로 어떤 상품이 얼마나 입출고되었는지 간편하게 기록할 수 있어요. 별도의 스캐너 없이도 스마트폰 카메라를 활용해 바코드를 스캔할 수 있어 현장 기록이 더 쉬워집니다.
방해리
② 재고조사를 등한시하는 습관
현장에서 입출고 내역을 바로바로 입력하더라도, 사람이 하는 일이다 보니 실수나 착오로 인해 숫자를 잘못 입력하는 일이 생기곤 해요. 그런데 재고조사를 하지 않으면 이런 오류가 그대로 쌓이면서 재고 데이터의 신뢰도가 점점 떨어져요. 취급하는 SKU가 적을 때는 금방 오류를 발견할 수 있으나, SKU가 늘어나면 어디에서 오류가 생겼는지 파악하기가 어려워지죠.
전산상 재고와 실물 재고의 정합성을 유지하는 가장 확실한 방법은 정기적인 재고조사를 실시하는 거예요. 처음에는 귀찮고 번거롭게 느껴질 수 있지만, 재고조사가 루틴으로 자리 잡으면 재고 데이터의 신뢰도가 매우 높아져요. 발주량을 정하거나, 판매 가능 수량을 확인하거나, 출고 계획을 세울 때도 더 정확한 데이터를 바탕으로 의사결정을 내릴 수 있어요.
박스히어로에서는 바코드 스캔 방식으로 쉽고 빠르게 재고조사가 가능해요. 바코드 스캔으로 실물 재고의 수량을 빠르게 점검하고, 조사가 끝난 뒤에는 전산상 수량을 곧바로 업데이트할 수 있어 편리하죠. 여러 명이 구역이나 품목을 나누어 재고를 확인할 수 있는 협업 재고조사 기능을 활용하면 재고조사 시간도 크게 절감할 수 있답니다.
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③ 우선순위 없이 재고를 관리하는 습관
재고 품목 중에는 매출에 크게 기여하는 제품도 있고, 회전이 느린 제품도 있고, 매출에는 영향을 미치지 않지만 운영에 꼭 필요한 소모품도 있어요. 그런데 모든 품목을 동일한 기준으로 관리하면 중요도가 높은 제품에는 관리 리소스가 덜 들어가고, 중요도가 낮은 제품에는 불필요하게 관리 리소스를 더 쓰게 됩니다. 결국 주력 상품의 재고를 제때 확인하지 못해 품절에 이르거나, 잘 움직이지 않는 재고를 과하게 관리하느라 실무 부담만 커질 수 있어요.
따라서 재고 관리에서는 재고 품목별 우선순위를 나누어 관리하는 습관이 필요해요. 이를 실천할 수 있도록 도와주는 대표적인 방법이 ABC 재고분석입니다. 매출 기여도가 높거나 재고 관리상 중요한 품목은 A등급, 중간 수준의 품목은 B등급, 비중이 낮은 품목은 C등급으로 나누어 관리하는 방식이에요. 이 방법을 활용하면 자주 들여다봐야 할 품목과 가볍게 확인해도 되는 품목을 나눌 수 있어요.
이때 품목별 재고 회전율이나 출고 및 판매 데이터를 함께 살펴보면 우선순위를 정하기가 훨씬 쉬워져요. 어떤 상품이 자주 움직이는지, 어떤 상품이 오래 머물러 있는지 데이터를 기반으로 파악할 수 있기 때문이에요. 박스히어로에서는 재고 분석 기능을 통해 재고 회전율과 출고 및 판매 데이터를 간편하게 확인할 수 있어, ABC 재고분석의 기준을 세우기가 더 용이하답니다.
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④ 재고 위치를 기억에 의존하는 습관
개인의 기억에 의존한 창고 위치 관리는 오래 지속되기 어려워요. 품목 수가 늘어나면 제품의 보관 위치를 헷갈리기 쉽고, 담당자가 아닌 다른 직원은 물건을 찾을 수도 없죠. 창고에 분명히 있는 물건인데도 규칙 없이 이곳저곳에 아무렇게나 보관한 탓에 출고가 지연되거나 불필요한 중복 발주를 해야 하는 일도 생겨요.
그래서 재고 위치는 기억이 아니라 시스템으로 관리해야 해요. 담당자가 자리를 비우거나, 새로운 직원이 업무를 맡게 되었을 때도 시스템만 보고 필요한 상품을 쉽게 찾을 수 있도록 말이죠. 박스히어로에서는 자유롭게 추가할 수 있는 속성 기능을 활용해 세부적인 로케이션 관리가 가능해요. 속성에 '랙 번호', '선반 번호', '보관 위치'를 기록해 두면, 바코드 스캔이나 검색만으로 제품이 어디에 있는지 정확하게 확인할 수 있답니다.
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