수제 아이스크림 맛집 ‘녹기 전에’의 냉동고 속 재고 관리 노하우

서울 마포구와 성북구의 어느 조용한 골목, 간판 대신 걸린 시계와 붓으로 눌러쓴 이름이 인상적인 한 가게가 눈에 들어옵니다. ‘녹기 전에’는 아이스크림의 물성적 특징을 시간의 흐름과 연결 지은 감성적이면서도 실험적인 분위기로 손님들을 사로잡는 수제 아이스크림 가게예요. 지금으로부터 8년 전, 아이스크림의 매력에 끌려 가게를 연 박정수 사장님은 ‘녹기 전에’만의 독창적인 브랜드 정체성을 쌓아가며 많은 이들의 사랑을 받고 있어요.

‘녹기 전에’는 몇 년 전만 해도 마스킹 테이프에 아이스크림 이름을 써서 바트에 붙여두는 것이 재고 관리의 전부였다고 해요. 그런데 시간이 지날수록 수량 확인, 제조일자 관리, 품질 저하 이슈가 하나둘 쌓이면서 재고 관리의 필요성을 절감했죠. 재고 관리를 위해 WMS나 ERP 같은 시스템의 도입도 검토해 봤지만, 복잡하고 무거운 구조가 소규모 매장과는 맞지 않았어요. 

사용 방법이 직관적이면서 브랜드의 운영 규모에 꼭 맞는 솔루션을 찾다가 도입한 것이 바로 박스히어로였습니다. 지금부터 박정수 사장님의 생생한 이야기를 통해, 박스히어로가 어떻게 소규모 F&B 매장에서 재고 관리의 실용성과 브랜드 감성을 모두 만족시키는 도구로 자리 잡았는지 함께 살펴볼게요! 

수작업에서 시스템으로, ‘녹기 전에’의 재고 관리

아이스크림은 흔히 유통기한이 없는 식품으로 여겨지곤 하지만, 실제로는 그렇지 않아요. 냉동고 문을 여닫는 짧은 시간만으로도 아이스크림의 식감과 물성이 달라지기 때문이죠. 그래서 ‘녹기 전에’는 어떤 메뉴를 몇 개 만들지 먼저 정리한 다음, 박스히어로에서 라벨을 출력해 바트에 붙여둔 뒤, 제조 직후 냉동고로 바로 옮겨 보관하는 방식을 택하고 있어요. 라벨에는 메뉴 이름과 제조일이 함께 쓰여 있어서 품질 관리의 기준이 되어줘요. 

박정수 사장님은 매일 저녁 미리 만들어둔 수십 종의 아이스크림 중에서 다음날 판매할 10가지의 메뉴를 선정해요. 마스킹 테이프에 아이스크림 이름을 적어 바트에 붙이는 방식으로 재고를 관리할 때는 냉동고 문을 열고 “내일은 어떤 아이스크림을 낼까?” 고민하면서 메뉴를 정하셨다고 해요. 그 순간에도 냉동고의 냉기는 빠져나가고, 아이스크림은 미묘하게 녹아내렸죠. 

이제는 냉동고 문을 열지 않아도 박스히어로 제품 목록에서 냉동고 안에 있는 모든 아이스크림의 종류와 개수를 확인할 수 있어요. 다음 날 판매할 아이스크림을 고른 후에는 냉동고에서 쇼케이스로 바트를 옮기고 출고로 처리하죠. 일반적인 식당이나 카페에서의 출고는 손님에게 판매된 시점을 기준으로 하지만, 이곳에선 판매 여부와 관계없이 쇼케이스 진열 시점을 출고 시점으로 보고 있어요. 진열된 아이스크림은 이미 고객과 만날 준비를 마친 상태이므로 ‘재고’가 아닌 것으로 간주하는 거예요.

“마스킹 테이프에 이름만 써서 바트에 붙여두던 때에는 냉동고 안에 어떤 아이스크림이 몇 개 있는지 몰라서 대충 감으로 판매했어요. 하지만 지금은 박스히어로와 함께 훨씬 더 체계적으로, 정확하게 관리할 수 있게 됐죠.”

녹기 전에 박정수 사장님

재고 상태를 ‘확신’할 수 있도록 돕는 재고조사 기능

아이스크림을 보관하는 냉동고는 구조상 어둡고 칸이 여러 개로 나뉘어 있어, 재고 현황을 파악하기가 쉽지 않았어요. 특히 재고가 없는 것으로 추측되는 품목을 점검하는 것이 어려웠죠. 재고가 있는 품목은 눈으로 보고 확인할 수 있는데, 재고가 없는 품목은 두세 번 이상 들여다보며 재고가 없음을 확신해야 했기 때문이에요. 냉동고를 여닫으면서 재고를 확인하는 과정에서 많은 시간이 소요되었고, 아이스크림 품질에도 영향을 줬어요.

지금은 박스히어로의 재고 조사 기능을 활용해 냉동고 전체를 주기적으로 전수조사하고 있어요. 직원들은 냉동고 앞에서 바코드 스캐너를 들고 아이스크림 바트에 붙어 있는 QR코드 라벨을 초고속으로 ‘삑삑’ 스캔해 나가죠. 이때 박스히어로에 기록된 재고와 실제 현장의 재고를 대조하며 누락되거나 중복된 항목을 바로잡아요. 시스템에만 있고 실물은 없는 재고, 반대로 실물은 있는데 시스템에 빠진 재고를 찾아내는 과정이에요. 

이 방식의 핵심은 ‘실물 기준으로 시스템을 리셋하는 것’으로, 재고 조사 후에는 전산상 재고와 냉동고 속 실물 재고의 수량이 완전히 일치하게 돼요. 덕분에 다음 날 메뉴를 구성하거나 재제조 여부를 판단할 때도 훨씬 정확한 기준을 토대로 결정할 수 있죠. 출고 누락과 같은 오류도 미리 발견해 빠르게 조치할 수 있게 되었답니다. 

“‘이쯤 되면 재고 조사 한번 해야겠다’ 싶을 때, 냉동고 문을 열고 초고속으로 바트에 부착된 QR코드를 스캔해요. 예전엔 냉동고 안을 사진으로 찍고 메모장 켜서 적고 대조하고 그랬는데, 이제는 한 바퀴만 돌면 다 잡혀요. 진짜 천국이에요.”

녹기 전에 박정수 사장님

감성과 실용을 모두 잡은 박스히어로 라벨 활용기

바코드 라벨에는 메뉴명, 제조일과 같은 실용적인 정보를 담는 것이 일반적이지만, 이곳에서는 라벨을 단순히 재고 관리 도구로만 사용하지 않아요. 브랜드의 감성과 철학을 고객에게 전하는 하나의 커뮤니케이션 수단으로 활용하고 있죠. 

실제로 ‘녹기 전에’ 매장에서 사용되는 라벨은 수십 가지에 달해요. 메뉴명과 제조일자를 적어 바트에 붙이는 재고 관리용 라벨은 물론, 납품처에 보내는 안내 문구, 냉동고, 쇼케이스, 벽면 곳곳에 붙어 있는 위트 있는 문장들까지 모두 박스히어로의 라벨 템플릿을 통해 제작하고 있어요. 

이것이 가능한 이유는 라벨을 직접 디자인하고 인쇄할 수 있는 박스히어로의 라벨 기능 덕분이에요. 별도의 포토샵이나 일러스트 같은 디자인 프로그램을 사용하지 않아도, 박스히어로 안에서 바로 원하는 내용을 입력하고, 적절한 구성으로 디자인을 마친 뒤 출력할 수 있죠. 기본적인 재고 관리 정보를 담는 건 물론이고, 브랜드만의 언어를 담아내기에도 부족함이 없어요. 매장 안 곳곳에 부착된 라벨들은 이제 ‘녹기 전에’만의 감성을 보여주는 풍경이자 하나의 브랜드 경험이 되었습니다.

“저는 텍스트 플레이를 정말 좋아해요. 디자인을 잘 모르더라도 말이나 문장으로는 진심을 전할 수 있으니까요. 박스히어로 라벨은 텍스트로 메시지를 전하기에 딱이에요. 새로 오픈한 매장 곳곳에는 박스히어로 라벨로 만든 각종 스티커를 볼 수 있어요.”

녹기 전에 박정수 사장님

박정수 사장님은 “소규모 F&B 매장을 운영하며 재고 관리를 고민하고 있는 분들이라면 망설이지 말고 한 번 써보셨으면 좋겠다”는 추천의 한 마디와 함께 인터뷰를 마치셨어요. 복잡한 WMS나 ERP가 부담스럽게 느껴졌던 분들에게는 소규모 매장도 부담 없이 사용할 수 있는 박스히어로가 제격이에요. 박스히어로와 함께 재고 관리의 고민을 해결해 보세요!